選擇物業(yè)管理單位作業(yè)指導(dǎo)書

選擇首屆物業(yè)管理單位作業(yè)指導(dǎo)書

1.作業(yè)目的

在業(yè)主委員會(huì)尚未成立之前,首屆物業(yè)管理單位由房產(chǎn)開發(fā)企業(yè)選擇,并規(guī)定申辦預(yù)售許可證時(shí)必須交驗(yàn)首屆物業(yè)管理合同,這種要求物業(yè)管理提前介入的強(qiáng)制性規(guī)定,目的在于能以使用角度的要求參與施工質(zhì)量管理和成品保護(hù),尤其是在設(shè)備設(shè)施方面避免在設(shè)計(jì),選型和安裝等環(huán)節(jié)上的先天不足。另外,選擇一個(gè)社會(huì)信譽(yù)良好的稱職的收費(fèi)合理的首屆物業(yè)管理單位,對(duì)提升物業(yè)本身的品牌效應(yīng)也將起到不可低估的作用。所以說(shuō),本項(xiàng)作業(yè)是營(yíng)銷策劃中的一項(xiàng)重要的組成部分。

2.主管崗位總經(jīng)濟(jì)師:審核招標(biāo)書,組織招標(biāo)小組和批準(zhǔn)評(píng)標(biāo)委員會(huì)名單,代表公司答疑和簽署物業(yè)管理委托合同。

主辦崗位營(yíng)銷策劃:編制招標(biāo)書和委托合同,負(fù)責(zé)招標(biāo)全過(guò)程的組織工作。

3.緊前工作條件

與申辦預(yù)售許可證所符條件相同。

4.作業(yè)描述

4.1主管崗位決定選擇物業(yè)管理單位的形式,根據(jù)房產(chǎn)的規(guī)模、檔次選擇具有管理相同類型能力的物業(yè)管理企業(yè)。

4.2主辦崗位向市或區(qū)的房地產(chǎn)局物業(yè)管理部門提出申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后組織成立由房產(chǎn)開發(fā)單位和物業(yè)管理專家組成的招標(biāo)小組,討論招標(biāo)的指導(dǎo)思想、原則及方法,并形成會(huì)議紀(jì)要。

4.3編制招標(biāo)文件并經(jīng)總經(jīng)濟(jì)師批準(zhǔn),內(nèi)容包括:

4.3.1招標(biāo)公告或邀請(qǐng)書,內(nèi)容包括擬招標(biāo)的物業(yè)名稱,投標(biāo)單位的資質(zhì)條件,投標(biāo)單位的報(bào)名截止日期,以及聯(lián)系地址、電話,招投標(biāo)全過(guò)程公證的公證機(jī)關(guān)名稱等有關(guān)事項(xiàng)。

4.3.2招標(biāo)書,內(nèi)容包括總體說(shuō)明(如占地面積、房屋類型與數(shù)量、公共設(shè)施和場(chǎng)地情況、物業(yè)移交日期),物業(yè)管理要求(如基礎(chǔ)服務(wù)管理、特殊要求的管理以及專項(xiàng)管理服務(wù),物業(yè)管理委托期限、物業(yè)管理服務(wù)收費(fèi)限額,物業(yè)管理考核標(biāo)準(zhǔn)及獎(jiǎng)懲措施等);投標(biāo)須知(如投標(biāo)書編制要求,投標(biāo)、踏勘、答疑、開標(biāo)等時(shí)間)。

4.3.3編制服務(wù)質(zhì)量調(diào)查表或提綱(如總體環(huán)境印象,工作人員禮儀形象,服務(wù)制度和執(zhí)行情況,設(shè)備完好程度,收支公開情況,管理人員人數(shù)和管理戶數(shù)的比例,管理費(fèi)欠繳戶訪問記錄等)。

4.3.4草擬評(píng)標(biāo)委員會(huì)的專家名單和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。

4.3.5草擬委托管理合同。

4.4本主辦崗位經(jīng)總經(jīng)濟(jì)師批準(zhǔn),通過(guò)新聞媒體(報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)、新聞發(fā)布會(huì)等)向社會(huì)發(fā)布招標(biāo)公告或邀請(qǐng)通知。

4.5報(bào)名截止日期后,本主辦崗位對(duì)報(bào)名的投標(biāo)單位進(jìn)行資質(zhì)審查。主要審核企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照,企業(yè)資質(zhì)等級(jí)證書,同時(shí)通過(guò)各種途徑考察其已承擔(dān)項(xiàng)目的物業(yè)管理水平,履約情況。從中選擇三到五家參加投標(biāo),經(jīng)總經(jīng)濟(jì)師批準(zhǔn)后書面通知在約定的時(shí)間領(lǐng)取招標(biāo)文件。

4.6本主辦崗位在招標(biāo)書約定的日期召集投標(biāo)人踏勘現(xiàn)場(chǎng),并由總經(jīng)濟(jì)師主持召開答疑會(huì)。

4.7招標(biāo)小組在投標(biāo)截止日期前收取投標(biāo)單位各類投標(biāo)文件、副本(復(fù)印件)。公證員確認(rèn)參加投標(biāo)單位的有效性。

4.8對(duì)投標(biāo)單位的工作實(shí)績(jī)、管理水平、信譽(yù)進(jìn)行隨機(jī)取樣調(diào)查。

為了保證隨機(jī)取樣的公平、公正和客觀,調(diào)查取樣時(shí),應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

4.8.1對(duì)各投標(biāo)單位的調(diào)查取樣盡可能同時(shí)進(jìn)行;

4.8.2必須由招標(biāo)小組成員負(fù)責(zé)帶隊(duì),并至少二人同行;

4.8.3不事先通知安排,應(yīng)到現(xiàn)場(chǎng)隨機(jī)抽樣,預(yù)防作假,取樣不實(shí);

4.8.4現(xiàn)場(chǎng)取樣調(diào)查完畢,應(yīng)在調(diào)查記錄上簽字并密封帶回。

4.9按照招標(biāo)書中規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn),在公證員、有關(guān)投標(biāo)管理部門工作人員以及投標(biāo)單位代表共同參加監(jiān)督下,公開拆封開標(biāo),并當(dāng)眾宣讀投標(biāo)書的主要數(shù)據(jù)和承諾。

4.10評(píng)標(biāo)分為三個(gè)階段:評(píng)議投標(biāo)書階段,答辯階段和確定中標(biāo)單位階段。

4.10.1投標(biāo)書評(píng)議階段。評(píng)委會(huì)認(rèn)真仔細(xì)地獨(dú)立完成投標(biāo)書審查和評(píng)閱,按擬定的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)采用無(wú)記名方法,給投標(biāo)書評(píng)分。

4.10.2答辯階段。答辯目的是為了進(jìn)一步了解投標(biāo)書的真實(shí)性、可操作性、客觀性。提問方仍由評(píng)委會(huì)組成,答辯方指定為投標(biāo)書中明確的中標(biāo)后將接管新住宅小區(qū)(大廈)的管理處主任。按回答問題的準(zhǔn)確性,邏輯性和層次性以及管理經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)等方面表現(xiàn),由評(píng)委無(wú)記名進(jìn)行評(píng)分。

4.10.3根據(jù)投標(biāo)書評(píng)議分、答辯分以及調(diào)查采樣的信譽(yù)分,按事先設(shè)定的權(quán)重比例進(jìn)行統(tǒng)計(jì),排出名次。公證員確認(rèn)中標(biāo)單位并擬定公證書。

4.11寄發(fā)中標(biāo)通知書,約時(shí)與中標(biāo)單位簽訂物業(yè)管理委托合同。物業(yè)管理委托合同可以采用行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)文本,其主要的條款有:

4.11.1合同雙方當(dāng)事人;

4.11.2物業(yè)的基本情況;

4.11.3委托管理事項(xiàng),其中包括提前介入期間的工作內(nèi)容;

4.11.4委托管理期限;

4.11.5甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù);

4.11.6管理目標(biāo);

4.11.7管理服務(wù)費(fèi)用;

4.11.8獎(jiǎng)懲辦法;

4.11.9違約責(zé)任。