學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則

發(fā)布時(shí)間：2024-11-29 查看人數(shù)：14

檔案管理工作是學(xué)院總體工作的一個(gè)重要組成部分，它是由國(guó)家、省、市指令性文獻(xiàn)、文件和學(xué)院的物業(yè)管理、行政管理、人力資源管理及教學(xué)管理等各具有價(jià)值的文獻(xiàn)、文件和資料組成。為維護(hù)檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，特制定檔案管理實(shí)施細(xì)則。

一、檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》。工作態(tài)度端正，事業(yè)心強(qiáng)。

二、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高工作能力和管理水平，盡職盡責(zé)，認(rèn)真遵守保密守則。

三、檔案歸檔

（一）檔案室負(fù)責(zé)接收各科室、部門在工作中形成的全部檔案。學(xué)校各科室、部門需要?dú)w檔的資料，按照要求收集齊全，整理組卷，按期向檔案室移交，辦理移交手續(xù)。文書檔案移交時(shí)間每年4月20日前，會(huì)計(jì)檔案每年5月20日前移交隔年檔案，基建檔案隨時(shí)收交，不得無(wú)故拖延。

檔案室接收和移交檔案前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的鑒定手續(xù)，質(zhì)量合格后方可移交。檔案交接手續(xù)，由歸檔單位編寫移交清冊(cè)，一式兩份，當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并由交接雙方簽字，各保留一份。

（二）歸檔要求:

1.歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)。

2.裝訂入冊(cè)必須采用最終審定的正式稿件。

3.凡裝訂入冊(cè)必須按檔案總目錄、分類目錄及案卷目錄和程序排列，并立卷說(shuō)明。

4.各部門的資料歸檔入冊(cè)，按統(tǒng)一通知的時(shí)間，先將本部門的歸檔工作，按裝訂要求分類裝訂好，然后移交院辦統(tǒng)一編目歸檔。

5.檔案移交時(shí)，交接人必須按規(guī)定辦理簽名移交手續(xù)。

6.歸檔時(shí)間:整套系統(tǒng)性管理工作文件應(yīng)在正式頒布生效后的10天內(nèi)歸檔，裝訂立卷。其他工作文件應(yīng)先集中保管，半年一次裝訂立卷。行政工作、教學(xué)業(yè)務(wù)工作，應(yīng)在下一年度第一季度內(nèi)裝訂上卷。基建類資料在每項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)立卷。

四、檔案借閱

（一）因工作需要按程序?qū)徟?，可借閱有關(guān)檔案。

（二）借閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)閱讀。確因工作需要外借的，一天以內(nèi)由黨政辦公室主任簽名同意;一天以上由院長(zhǎng)簽字同意。

（三）凡需摘錄或復(fù)印檔案內(nèi)容的必須經(jīng)黨政辦公室主任和院長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，并注明摘錄或復(fù)印內(nèi)容的案卷編號(hào)及原文標(biāo)題，并通過(guò)檔案管理人員登記認(rèn)可。

（四）保密檔案不外借、摘錄和復(fù)印。

（五）保密檔案借閱需經(jīng)黨政辦公室主任以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（六）借閱檔案者不得在檔案上注、涂、勾、點(diǎn)、圈、劃，不得弄臟檔案和撕、拆、取頁(yè)，因工作需要摘錄或復(fù)制時(shí)，須經(jīng)黨政辦公室主任和院長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，并注明摘錄或復(fù)印內(nèi)容和案卷編號(hào)及原文標(biāo)題。用完后退回檔案室。

（七）歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真查驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤后，方能撤銷借閱手續(xù)。

（八）凡因利用者保管不善，造成損毀、丟失，依《檔案法》及其他規(guī)定予以處罰。

五、檔案銷毀

（一）超過(guò)保管期限的檔案，由黨政辦公室對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真審查鑒定，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值后，編造銷毀清冊(cè)，寫出報(bào)告，經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)議討論，院長(zhǎng)審批同意后方可銷毀。

（二）會(huì)計(jì)檔案的銷毀，必須由檔案人員提出意見，與財(cái)務(wù)人員共同審查鑒定，除報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)外，還需報(bào)財(cái)政部門審核批準(zhǔn)。

（三）已到期，但經(jīng)鑒定尚需繼續(xù)保存的檔案，可延長(zhǎng)保管期限。

銷毀時(shí)，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，派出監(jiān)銷人員到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員必須在銷毀檔案清冊(cè)上簽字，送到造紙廠親視化漿或銷毀地點(diǎn)火化，不留痕跡。

六、檔案安全

（一）庫(kù)房專用，達(dá)到防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防光七防要求。

（二）庫(kù)房設(shè)置溫濕度計(jì)及登記簿，每月檢查，發(fā)現(xiàn)超過(guò)極限，及時(shí)采取有效措施。

（三）庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火。放置滅火器材，以防不測(cè)。

（四）庫(kù)房適時(shí)通風(fēng)。