文書(shū)檔案管理細(xì)則范例

文書(shū)檔案是綜合反映各項(xiàng)工作的書(shū)面歷史材料,建設(shè)銀行發(fā)布了《中國(guó)人民建設(shè)銀行文書(shū)檔案管理暫行辦法》,來(lái)看小編為大家?guī)?lái)的文書(shū)檔案管理細(xì)則內(nèi)容:

文書(shū)檔案管理細(xì)則

文書(shū)檔案管理規(guī)定如下

第一條 為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書(shū)檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用,根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。

第二條 建設(shè)銀行文書(shū)檔案是各級(jí)行在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值并經(jīng)過(guò)分類整理而保存起來(lái)的文件材料。

第三條 建設(shè)銀行文書(shū)檔案的收集范圍包括:

1.本級(jí)行自身形成及本級(jí)行與有關(guān)部門(mén)聯(lián)合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動(dòng)的文件材料;

2.上級(jí)行和上級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對(duì)本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;

3.下級(jí)行報(bào)送的具有查考利用價(jià)值的文件材料;

4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級(jí)行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件;

5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營(yíng)狀況的重要文件材料。

第四條 各級(jí)行黨、政、工、青、婦等部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文書(shū)檔案材料,均應(yīng)由本行檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個(gè)人都不得據(jù)為己有,以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。

第五條 各級(jí)建設(shè)銀行應(yīng)實(shí)行由文書(shū)部門(mén)或職能部門(mén)整理立卷的制度,檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。

第六條 各立卷部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書(shū)立卷歸檔工作。

承辦人員在文件材料處理完畢后,應(yīng)及時(shí)將全部文件材料交文書(shū)立卷人員,由文書(shū)立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷,并按規(guī)定的時(shí)間向本行檔案部門(mén)移交。

移交時(shí),雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì),并履行移交手續(xù)。

第七條 文書(shū)立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。

第八條 立卷歸檔要求

1.做好文件材料收集工作。

應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料,均應(yīng)齊全、完整。

2.按照歸檔文件材料的保存價(jià)值確定保管期限。

不同保管期限的文件材料應(yīng)分開(kāi)立卷。

3.行內(nèi)幾個(gè)部門(mén)共同辦理的文件,由主辦部門(mén)立卷,本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,由行內(nèi)交主部門(mén)立卷。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),可放在復(fù)文年立卷;未作批復(fù)的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在總結(jié)期的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件,放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷;各類案件放在結(jié)案年立卷。

5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結(jié)論、決定、判決性文件在前,依據(jù)性材料在后;其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)合理組織立卷。

6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。

裝訂的案卷,應(yīng)在有文字的每頁(yè)材料的正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁(yè)的右上方逐件編件號(hào)。

7.歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫(xiě)一式三份卷內(nèi)文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門(mén)留底,另一份交檔案部門(mén)作為檢索工具。

每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表,用以填寫(xiě)本卷需要說(shuō)明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時(shí)間等。

8.案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚。

案卷題名要簡(jiǎn)明、概括、字跡工整。

案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)。

9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破損的張頁(yè)應(yīng)進(jìn)行托裱,寬大的張頁(yè)應(yīng)折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁(yè)應(yīng)加寬邊。

案卷采用三點(diǎn)一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。

不裝訂的案卷,其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。

10.立卷完成后,立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。

其中一份交檔案部門(mén)留存,另一份經(jīng)檔案部門(mén)編填卷號(hào)后退立卷部門(mén)備查。

第九條 本級(jí)行附屬企業(yè)的文書(shū)立卷歸檔工作,比照本行職能部門(mén)辦理。

本級(jí)行投資入股的各類公司的屬于本行文書(shū)檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書(shū)部門(mén)或本行業(yè)務(wù)管理部門(mén)一并立卷歸檔。

第十條 文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

長(zhǎng)期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。

對(duì)不易判定保管期限的檔案材料,應(yīng)按照宜長(zhǎng)不宜短的原則進(jìn)行保管。

第十一條 凡是反映本級(jí)行主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本級(jí)行各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

其主要內(nèi)容包括:

1.本級(jí)行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問(wèn)題形成的文件材料;召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料;重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)演變,本級(jí)行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。

2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

第十二條 凡是反映本級(jí)行工作活動(dòng),在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)本級(jí)行具有查考利用價(jià)值的檔案,列為長(zhǎng)期保管。

主要內(nèi)容包括:

1.本級(jí)行處理一般工作問(wèn)題形成的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。

2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

3.下級(jí)行報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

第十三條 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本行有參考利用價(jià)值的檔案,列為短期保管。

主要內(nèi)容包括:

1.本級(jí)行一般事務(wù)性的文件材料。

2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。

但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。

3.下級(jí)行報(bào)送的一般性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級(jí)行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。

第十四條 文書(shū)檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計(jì)算。

長(zhǎng)期規(guī)劃、計(jì)劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計(jì)算。

第十五條 各級(jí)行檔案部門(mén)對(duì)所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān),對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門(mén)重新加工整理。

第十六條 各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點(diǎn),選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類法或年度——問(wèn)題分類法對(duì)歸檔案卷進(jìn)行分類。

所用的分類方法應(yīng)保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動(dòng)。

第十七條 案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ),按照不同的保管期限分別排列入庫(kù)。

案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一,前后一致。

第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號(hào),以固定案卷位置。

在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。

第十九條 案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號(hào)。

在一個(gè)全宗內(nèi),案卷目錄號(hào)不能重復(fù)。

第二十條 各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)充分利用檔案信息資源,積極開(kāi)展檔案編研工作,根據(jù)需要編寫(xiě)各種類型的檔案資料,主動(dòng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。

第二十一條 各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外,還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點(diǎn),編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號(hào)索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。

第二十二條 各級(jí)行檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級(jí)檔案失密、泄密,確保檔案安全。

第二十三條 各級(jí)行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。

移交檔案的具體時(shí)間、范圍和進(jìn)館要求,按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 對(duì)超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案,應(yīng)由本行檔案部門(mén)按照《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。

第二十五條 本辦法適用于各級(jí)建設(shè)銀行。

第二十六條 本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。

補(bǔ)充、修改時(shí)同。

第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

(87)建總辦字第20號(hào)《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時(shí)廢止。