第1篇 大廈客戶檔案管理制度4

大廈客戶檔案管理制度(四)

1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負責。

2.客戶資料按單元號一戶一檔建立,按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成,退租客戶的資料須及時裝訂另存。

4.每個客戶檔案均按日期順序排列,將最新的文件擺在最前面。

5.客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案,對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出,經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。

8.原始客戶檔案一般不可修改,客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計算機管理,由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng),將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。

第2篇 某辦公大廈客戶檔案管理制度

辦公大廈客戶檔案管理制度

a.物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:

1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準確,認真登記并制作各種表格,發(fā)給相關(guān)客戶的文件應(yīng)做到誰接收誰簽字,誰放放誰簽字,并做好歸檔整理工作。

2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;

3]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

4]接聽客戶投訴,做好相關(guān)記錄,并及時解決投訴問題;

5]聽客戶工程報修電話,認真填寫維修單,及時聯(lián)系修復。

b.客戶檔案管理

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:

1]收集客戶公司資料

2]客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3]客戶裝修工程文件

4]客戶遷入時填具之資料

5]客戶資料補充:

'客戶聯(lián)絡(luò)資料,客戶相關(guān)負責人身份證復印件

'客戶緊急聯(lián)絡(luò)人的資料

'客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料

'客戶申請銘牌資料

'客戶公司營業(yè)執(zhí)照副本復印件及年審資料

6]客戶與管理中心往來文件

7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄

8]客戶請修記錄

9]客戶投訴記錄

10]客戶拜訪、回訪記錄

11]客戶單位有關(guān)的工程檔案及施工方的相關(guān)資料(二次裝修工程有關(guān)資料)

c.歸檔要求

1]歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

2]歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確、真實。

3]所有同租戶有關(guān)的各種事項均應(yīng)填寫清楚,存入租戶檔案內(nèi)。

4]所有文件資料必須及時歸檔。

5]檔案內(nèi)文件按簽發(fā)日期的先后順序保存,并建立詳細目錄,以便日后查閱。

6]所有租戶(企業(yè)資料)與管理公司及相關(guān)單位書面往來文件均需存入租戶檔案,不得遺漏。

7]檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

d.檔案銷毀

1]如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。

2]保密文件(如租戶檔案等)應(yīng)使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應(yīng)撕毀后處理。

3]所有存檔的文件均應(yīng)定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。