地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度

地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6

為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;

一、檔案歸檔范圍

1、銷售合同

(1)預(yù)定書(認(rèn)購書)原件;

(2)買賣合同原件;

(3)換、退房申請;

(4)房型修改申請;

(5)其他合同之補(bǔ)充協(xié)議。

2、客戶資料檔案

(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。

(2)簽約客戶檔案

基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;

辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶提供的資料;

其他客戶提交之資料。

3、內(nèi)部管理檔案

(1)銷售部內(nèi)部管理檔案:各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件

(2)銷售管理檔案

(3)各日、周、月統(tǒng)計表及報表;

(4)早晚會會議記錄。

4、內(nèi)部往來文件

(1)發(fā)往各部門間的日常函件;

(2)收到公司各部門的往來文件。

5、公司對外宣傳資料

(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;

(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;

(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;

(4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。

6、房地產(chǎn)相關(guān)信息

(1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料;

(2)各樓盤樓書;

(3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報;

(4)各項目對外宣傳廣告剪報。

7、對外合同合約

(1)戶外宣傳制作合同復(fù)印件;

(2)媒體制作合同;

(3)其他與銷售部有關(guān)的合同合約。

二、歸檔及保管要求

1、嚴(yán)格按歸檔范圍對檔案進(jìn)行歸檔整理;

2、檔案資料分類應(yīng)清晰、全面;

3、檔案接收時要認(rèn)真點、驗收,并辦理交接手續(xù)后入檔;

4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;

5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

三、檔案的借閱

檔案的借閱應(yīng)有嚴(yán)格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:

1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字;

2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負(fù)責(zé)人簽字;

3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開;

4、按期歸還,愛護(hù)所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任;

四、檔案的保管

1、檔案接收時要認(rèn)真清點、驗收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;

2、各類檔案材料,應(yīng)按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;

3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;

4、每年年底要對檔案庫存保管情況進(jìn)行一次清理,核對以保管單位為基礎(chǔ),做到賬物相符,對破損或載體變質(zhì)情況要及時采取有效措施補(bǔ)救。

五、檔案的剔除和銷毀

1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細(xì)甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示;

2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)部門批示后銷毀。