藥業(yè)企業(yè)檔案管理制度

xx藥業(yè)檔案管理制度

1.目 的:為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司合法權益,特制訂本制度。

2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。

3.權責說明:

3.1總經(jīng)辦負責公司檔案管理工作及本制度的執(zhí)行。

3.2公司員工有保護檔案的義務,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公司宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

3.3公司員工必須完成資料移交工作后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

3.4檔案工作實行統(tǒng)一領導分級保管、分級查閱的原則。即由總公司統(tǒng)一領導,總公司和各部門、各子公司二級管理并根據(jù)權限分級查閱。

3.5各部門應盡量采用電腦對檔案進行管理和工作,以便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案,同時遵守《計算機信息系統(tǒng)管理制度》的相關規(guī)定。

4.檔案歸檔

4.1歸檔資料包括

4.1.1已簽署生效的本公司文檔(如合同、合同附件、正式通知、工作計劃、財務計劃、人事任免及獎懲、工資表、補貼表、管理制度、工作制度、協(xié)調(diào)程序、會議紀要審批稿等),已簽署生效并接收的關聯(lián)公司文檔。

4.1.2已簽署生效的外聯(lián)企業(yè)及政府管理部門的文件(如行業(yè)政策、發(fā)文通知、項目相關管理部門手續(xù)、批件、技術資料、合約、與項目有關外聯(lián)企業(yè)的租賃、訂購、承包、代理、轉(zhuǎn)讓合同及附件、技術成果等)。

4.1.3業(yè)務部門已完成正式結(jié)果的文檔(如部門業(yè)務專項報告、專項數(shù)據(jù)及統(tǒng)計資料整理結(jié)果、已完成簽署手續(xù)的各類單證、報表、會簽單、統(tǒng)計表等)。

4.1.4公司及部門收集并已整理完畢的外來資料(如圖片、錄像、軟盤、圖書、廣告冊、產(chǎn)品冊、售樓書、企業(yè)介紹、確認樣板、小樣、黑稿等)。

4.1.5人事、行政等內(nèi)部管理文件及聯(lián)營、參股、合作等外部前期業(yè)務合作文件。

4.2歸檔方法

4.2.1文件、資料的正件與附件,正本與底稿等應一起歸檔。原件正本必須歸檔,執(zhí)行機構(gòu)只能留用原件副本或復印件。

4.2.2卷內(nèi)文件排列有序,須條理、系統(tǒng)化,按時間順序和重要程度排列,使卷內(nèi)文件形成一個有機整體。

4.2.3案卷封面字跡應工整、清晰,封面用毛筆或鋼筆書寫。

4.2.4注明起止日期、件數(shù)、頁數(shù)。附詳細卷內(nèi)目錄。

4.3歸檔要求

4.3.1歸檔資料必須具有成套性、完整性。獨立業(yè)務或部門資料應盡量分類歸檔,相關業(yè)務應盡量歸于同類。

4.3.2歸檔資料必須層次分明,按時間及階段歸檔以便符合其形成規(guī)律。

4.3.3歸檔資料必須符合各類檔案管理范圍。類別劃分應涵蓋公司業(yè)務的所有方面;歸檔資料必須真實反映公司經(jīng)濟活動的真實內(nèi)容及歷史過程,任何檔案資料均不得經(jīng)過修改、刪減或取代等處理。

4.3.4公司員工因外出參觀學習、參加重要的會議收集的各種材料必須歸檔,未經(jīng)簽署歸檔意見,財務部不報銷差旅費。

4.3.5當年形成的各種材料,次年2-3月各部門和子公司整理后向總經(jīng)辦移交歸檔,重要的文件需及時歸檔。

4.3.6歸檔的文件必須符合歸檔的要求。

4.3.7歸檔時應填寫移交清單,履行交接手續(xù)。

5.檔案保管

5.1歸檔資料需進行登記,編制歸檔目錄。

5.2檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

5.3屬于公司保管的檔案:公司各部門及各下屬子公司各部門做好平時文件的預立卷工作,并在次年2-3月將需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交總經(jīng)辦保管。

5.4屬部門和子公司保管的檔案:各分級保管者在每年的三月三十一日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交總經(jīng)辦。

5.5公司總經(jīng)辦應有存放檔案的檔案室,各部門、各子公司應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

5.6檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

5.7所有檔案資料必須分類長期保存,不得遺失、損壞。檔案遺失、損壞給公司造成損失的,將處罰責任人。

6.檔案借閱

6.1檔案屬于公司機密,未經(jīng)各部門分管領導批準不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)分管領導批準不得借閱。

6.2借閱檔案,借閱人必須履行登記、簽收手續(xù),并填寫檔案借閱登記表。檔案借閱表的主要內(nèi)容為:檔案名稱、等級分類,借閱事由,時間,借閱人,負責人,經(jīng)手人等內(nèi)容,表格由公司統(tǒng)一制定。

6.3借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復印,不得拆卸、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,歸還時保證檔案材料完整無損。

7.檔案保密制度

7.1檔案級別分為絕密、機密、秘密三個等級案,分別用文字標示。擬制文件時,需在文件首頁右上角標注密級。

7.1.1絕密檔案:涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯(lián)企業(yè)等文件,公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

7.1.2機密檔案:公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術資料、人事勞資體系等文件。

7.1.3秘密檔案:可內(nèi)部公開的一般文件資料。

7.2借、查、閱秘密級以上文件不準抄錄、照像,不準帶離辦公區(qū)域。

7.3復制秘密級以上文件需經(jīng)分管領導以上人員批準,與原件等同管理。復印件須由檔案管理員注明拷貝字樣。

7.4涉秘檔案不得以普通郵件寄發(fā)。

7.5外出工作攜帶秘密級以上文件,必須有保證文件安全的措施。

7.6嚴禁將秘密級以上文件的廢品向收購站出售。

7.7保守檔案機密。檔案人員或查閱檔案者,不得向無關人員談論檔案內(nèi)容。

8.檔案銷毀

8.1任何部門或個人未經(jīng)允許無權銷毀公司檔案。

8.2檔案銷毀須由檔案管理員填寫銷毀清單并報公司分管領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

8.3銷毀檔案時應有兩人以上負責監(jiān)銷,并在清單上簽字。

9.附則

9.1 本規(guī)

定由總經(jīng)辦負責解釋。

9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

9.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

附: