投資公司文書檔案管理制度

投資開發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。

第二條 歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。

第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章 文書檔案管理職責

第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。

第五條 文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會議類

1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;

1.2董事會、股東會會議材料;

1.3總經理辦公會議記錄、紀要;

1.4黨支部會議記錄、紀要;

1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;

1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。

2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級單位領導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級單位發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

5.公司的請示與上級單位的批復文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關單位來往的文書。

7.公司反映主要職能活動的報告、總結。

8.公司的各種工作計劃、總結、報告、財務年報、統(tǒng)計報表及簡報。

9.本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務管理規(guī)程等文件材料。

第四章 文書檔案歸檔整理

第七條 歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。

第九條 歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構進行分類。

2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結,放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務部門負責。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;

3.2以業(yè)務部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務部門機構類,由各部門專門人員負責整理工作。

4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5.歸檔文件整理應按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

8.應使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條 歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;

1.4原件與復制件為一件;排列順序為:原件、復制件;

1.5轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;排列順序為:轉發(fā)文、被轉發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;

1.7來文與復文為一件;排列順序為:復文、發(fā)文稿紙、來文。

2.按歸檔文件質量要求對破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。

2.1歸檔文件材料由于使用不當,產生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應在裝訂前進行修裱(修補或托裱);

2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復印的方式進行復制,如:傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔;

2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。

3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。

4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應將左、上側對齊;便于翻閱利用。

5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關內容。

6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

7.填寫備考表,備考表放在盒內所有歸檔文件之后,用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。

8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。

9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構、起止件號和盒號。

第十一條 文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。

第五章 文書檔案保管

第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。

第十三條 檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

第十四條 經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

第十五條 嚴格遵守檔

案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

第十六條 凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。

第六章 檔案借閱制度

第十七條 檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合辦公室主任報總經理批準。

第十九條 嚴格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經綜合辦公室主任批準后方可借閱。

第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。

第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

第七章 其他

第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。