大廈各項專業(yè)管理制度檔案管理規(guī)范

大廈各項專業(yè)管理制度及檔案管理

因篇幅所限,本章對[大廈]訂立的公眾制度、崗位職責(zé)、考核制度標(biāo)準(zhǔn)及iso9000質(zhì)量體系文件只列出目錄/子目錄。

1 各項專業(yè)管理制度

第一部分公眾制度

物業(yè)管理公約

精神文明公約

公共設(shè)施管理規(guī)定

房屋維修及保養(yǎng)規(guī)定

電梯安全管理規(guī)定

裝修管理規(guī)定

空調(diào)管理規(guī)定

治安管理規(guī)定

車輛管理規(guī)定

10、消防管理規(guī)定

11、綠化及室外環(huán)境管理規(guī)定

12、環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定

13、樓宇管理規(guī)定

14、房屋租賃管理規(guī)定

15、空置房管理規(guī)定

16、辦公樓管理規(guī)定

17、寵物管理規(guī)定

18、服務(wù)指南

第二部分 崗位職責(zé)

管理處主任崗位職責(zé)

綜合部主管崗位職責(zé)

綜合部管理員崗位職責(zé)

綜合部收銀員崗位職責(zé)

綜合部采購員崗位職責(zé)

保安部主管崗位職責(zé)

保安部班長崗位職責(zé)

工程部主管崗位職責(zé)

工程部維修員崗位職責(zé)

10、工程部裝修監(jiān)理崗位職責(zé)

11、環(huán)保部主管崗位職責(zé)

12、清潔班長崗位職責(zé)

13、清潔員崗位職責(zé)

14、綠化員崗位職責(zé)

第三部分考核制度標(biāo)準(zhǔn)(經(jīng)濟責(zé)任制并考核)

第四部分 iso9000質(zhì)量體系文件

一、質(zhì)量保證手冊(一級文件):闡明公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、描述質(zhì)量體系的文件,對內(nèi)是綱領(lǐng)性文件,對外是企業(yè)質(zhì)量保證能力的文字表達。

二、程序文件(二級文件):是質(zhì)量保證手冊的基礎(chǔ)文件,涉及所選要素的各項活動,闡明活動的組織分工、活動的方式方法,應(yīng)采用的文件、資源和控制方法等。它對確保質(zhì)量體系運行的有效性起重要作用。

三、 規(guī)范手冊(三級文件)

員工守則

人事管理手冊

文件及檔案管理手冊

綜合服務(wù)規(guī)范手冊

房屋接管驗收服務(wù)規(guī)范手冊

房屋鑰匙領(lǐng)用管理手冊

裝修管理服務(wù)規(guī)范手冊

設(shè)備管理服務(wù)規(guī)范手冊

電梯管理服務(wù)規(guī)范手冊

10、公共設(shè)施維護和房屋維修服務(wù)規(guī)范手冊

11、倉庫管理手冊

12、小區(qū)配套設(shè)施服務(wù)規(guī)范;

13、綠化服務(wù)規(guī)范手冊

14、保潔服務(wù)規(guī)范手冊

15、保安服務(wù)規(guī)范手冊

16、車輛管理規(guī)范手冊

17、消防服務(wù)規(guī)范手冊

18、專項活動規(guī)范手冊

19、統(tǒng)計分析方法手冊

2[大廈]檔案建立與管理

2.1 [大廈]檔案建立

檔案資料的分類:

a、發(fā)展商提供的資料

b、管理處自建檔案資料

2.2 [zz大廈]檔案管理

檔案建立和管理流程

收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

檔案資料收發(fā)管理程序

a.重要資料(如發(fā)展商提供的資料)管理處主任/指定負責(zé)人交接簽收專管員分卷歸檔。

b.管理處自建檔案資料 專管員按公司制定的文件管理程序發(fā)放與接收并立卷歸檔。

檔案管理要求

多種形式的檔案儲存方式并利于保管。

電腦儲存,便于查找和利用。

電腦文件設(shè)置子目錄并定期清除無效文件。

原始文件按照其使用性質(zhì)及重要性分類并編制相應(yīng)文件目錄。

檔案鑒定由管理處主任/指定人員負責(zé)。

檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,原則上按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

檔案專管員必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理主任簽批手續(xù)并及時收回,防止文件流失和泄密。

檔案室環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),以保證檔案資料的完好無損。