s公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度,維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務(wù)派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴(yán)格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機(jī)構(gòu)對派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系,嚴(yán)防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學(xué)措施,對派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個(gè)人檔案的形成
嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案,編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目:
1.應(yīng)聘登記表;
2.筆試成績表及面試評價(jià)表;
3.體測表;
4.體檢表;
5.培訓(xùn)登記表;
6.考核登記表;
7.社會保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個(gè)人承諾書;
11.勞動合同及補(bǔ)充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯(lián));
13.個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件;
14.員工離職相關(guān)材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對歸檔材料進(jìn)行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時(shí)要對材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長審批,并進(jìn)行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時(shí)間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案,檔案管理人要及時(shí)催還,必要時(shí)為其續(xù)辦延長借閱手續(xù),并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料,并在檔案歸還時(shí)核對材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。
4.2.檔案管理員要定期對檔案進(jìn)行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個(gè)人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實(shí)施,在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善,重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
