建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理資料檔案管理制度

建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理資料及檔案管理制度

一、監(jiān)理文件的管理

1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項(xiàng)目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類(lèi)管理;

2、監(jiān)理文件的分級(jí)管理是指文件形成的過(guò)程中,按職責(zé)權(quán)限進(jìn)行編制、審查和簽發(fā);

3、監(jiān)理文件的分類(lèi)管理是指文件形成后的編號(hào)、發(fā)送、傳遞和保管。

二、監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級(jí)管理

1、監(jiān)理項(xiàng)目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導(dǎo)文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則由有關(guān)人員編制后總監(jiān)審定,作為ⅰ級(jí)文件;'監(jiān)理規(guī)劃'作為公司文件經(jīng)公司批準(zhǔn)后,作為ⅰ級(jí)文件管理;

2、監(jiān)理項(xiàng)目部向業(yè)主提交的重要報(bào)告:總結(jié)、月報(bào)、專題報(bào)告、圖紙會(huì)審/評(píng)審紀(jì)要、工程暫停令、嚴(yán)懲工期審批、索賠簽證、質(zhì)量和安全事故報(bào)告,由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)審批簽發(fā),作為ⅱ級(jí)文件。

3、監(jiān)理項(xiàng)目部所發(fā)正式函件由有關(guān)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)理工程師簽發(fā),作為ⅲ級(jí)文件。

4、監(jiān)理項(xiàng)目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報(bào)表、各類(lèi)審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制,交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā),作為ⅳ級(jí)文件。

5、監(jiān)理統(tǒng)計(jì)表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為ⅴ級(jí)文件。

三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類(lèi)

1、按專業(yè)分類(lèi),分為以下11類(lèi):鍋爐、汽機(jī)、土建(含勘測(cè))、儀表及控制、爐保、焊接、化學(xué)、給排水、技經(jīng)及綜合等。

2、文件性質(zhì)分類(lèi):

綜合管理:監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項(xiàng)目部的重要報(bào)告、總結(jié)、月報(bào)。對(duì)施工組織設(shè)計(jì),施工單位的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等綜合性施工作業(yè)指導(dǎo)文件進(jìn)行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單;

質(zhì)量管理:對(duì)施工質(zhì)量、設(shè)備質(zhì)量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關(guān)質(zhì)量控制文件;

進(jìn)度管理:對(duì)開(kāi)工報(bào)告的審核意見(jiàn),有關(guān)開(kāi)工、停工、復(fù)工令的監(jiān)理項(xiàng)目部有關(guān)進(jìn)度控制文件;

投資管理:對(duì)施工單位的工程變更和材料代用及設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更所引起的費(fèi)用變更的答復(fù)所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關(guān)投資控制的文件;

安全文明控制:對(duì)施工單位的安全管理和文明施工所進(jìn)行的監(jiān)督文件;

合同管理:對(duì)合同執(zhí)行中的問(wèn)題(包括索賠)所提出的意見(jiàn)而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。

四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類(lèi)管理

1、來(lái)自建設(shè)單位的工程文件:

建設(shè)單位的正式公文,可作為業(yè)主來(lái)函(包括上級(jí)審批文件)建檔管理;

建設(shè)單位所編制的日常工程文件按如下分類(lèi)進(jìn)行管理:

--建設(shè)單位所編制的會(huì)議紀(jì)要;

--建設(shè)單位和第三方所簽訂的合同文件;

--建設(shè)單位有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目報(bào)建文件;

--建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)備文件;

--建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)計(jì)文件;

--質(zhì)量監(jiān)督站文件;

--建設(shè)單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單;

--施工現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)管理制度。

2、來(lái)自設(shè)計(jì)單位的文件,可按如下分類(lèi)管理:

初步設(shè)計(jì)文件及概算書(shū);

主/輔機(jī)設(shè)備技術(shù)規(guī)范書(shū);

施工圖設(shè)計(jì)文件;

施工圖預(yù)算;

設(shè)計(jì)變更;

設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)資料。

3、來(lái)自施工和承包單位的工程文件可按如下分類(lèi)管理:

施工依據(jù)文件和技術(shù)文件(施工組織設(shè)計(jì)及作業(yè)指導(dǎo)書(shū));

開(kāi)工報(bào)批文件;

要求變更施工設(shè)計(jì)或材料代用的文件和聯(lián)系單;

質(zhì)量保證資料;

要求變更施工進(jìn)度的文件和聯(lián)系單;

要求增加費(fèi)用或要求索賠的文件和憑證;

關(guān)于施工質(zhì)量方面的文件或聯(lián)系單;

關(guān)于設(shè)備質(zhì)量和開(kāi)箱驗(yàn)收的文件和聯(lián)系單;

工程調(diào)試文件;

施工質(zhì)量驗(yàn)評(píng)資料及安裝調(diào)試記錄;

制造廠家的變更、答復(fù)、提供資料、方案等;

承包單位提供的檢驗(yàn)文件和自制文件、憑證和單據(jù);

各承包單位的正式來(lái)函做專檔管理;

事故處理及不合格項(xiàng)處理;

施工總結(jié)及技術(shù)總結(jié)。

五、文件的傳送

1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負(fù)責(zé);

2、監(jiān)理文件發(fā)出前應(yīng)按32條的規(guī)定,由審批人簽字后發(fā)出;

3、收入文件應(yīng)交總監(jiān)批閱,按批閱意見(jiàn)交有關(guān)負(fù)責(zé)人處理;

4、監(jiān)理部編制對(duì)外發(fā)送報(bào)表應(yīng)按報(bào)表規(guī)定的審簽權(quán)限審批;

5、承包單位的報(bào)表審查,按36條規(guī)定的審簽權(quán)限分別遞送審查;

6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見(jiàn)表

六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批

對(duì)施工單位報(bào)審表的審批:

1、'工程開(kāi)工/復(fù)工報(bào)審表'(a1、a6)由總監(jiān)理工程師審批;

2、'施工組織設(shè)計(jì)(方案)報(bào)審表'(a3.1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn);

3、'分包單位資格報(bào)審表'(a3.4)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn);

4、'工序報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表'(a3.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn);

5、'工程款支付申請(qǐng)表'(a4.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫(xiě)'工程款支付證書(shū)'由總監(jiān)簽發(fā);

6、'延長(zhǎng)工期報(bào)審表'(a2.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽發(fā);

7、'費(fèi)用索賠申請(qǐng)表'(a4.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫(xiě)'費(fèi)用索賠審批表'由總監(jiān)簽發(fā);

8、'工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表'(a3.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師批準(zhǔn);

9、'工程竣工報(bào)驗(yàn)單'(a7)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽證;

10、'工程變更單'(a9)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準(zhǔn);

11、'監(jiān)理工程師通知單'(b2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā);

12、'工程暫停令'(b1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準(zhǔn)。

七、文件編號(hào)

1、文件的分類(lèi)表示:

文件資料歸檔都應(yīng)按不同類(lèi)別進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

文件資料的分類(lèi)標(biāo)識(shí)如圖3-1所示。

2、文件編號(hào)

'監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)用表'按如下編號(hào):

*

* -------- 年月---------**

后兩位數(shù)字 流水號(hào)(二位以上)

表式

3、文件簽字加蓋印章

在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時(shí),編制人及審核人均應(yīng)由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發(fā)送。

八、監(jiān)理統(tǒng)計(jì)用表及監(jiān)理臺(tái)帳

監(jiān)理統(tǒng)計(jì)用表是監(jiān)理項(xiàng)目部?jī)?nèi)部的管理用表,作為監(jiān)理人員的工作臺(tái)帳,由監(jiān)理項(xiàng)目部自存,不向外發(fā)送,主要有:

1、項(xiàng)目監(jiān)理作業(yè)大事記;

2、設(shè)計(jì)變更工程聯(lián)系單匯總登記表;

3、單位工程形象進(jìn)度一覽表;

4、施工質(zhì)量驗(yàn)評(píng)統(tǒng)計(jì)表;

5、設(shè)備缺陷匯總表;

6、監(jiān)理作業(yè)信息月報(bào);

7、承建單位月進(jìn)度款支付臺(tái)帳。

九、監(jiān)理文件的移交和歸檔

1、監(jiān)理文件的移交

安裝工程結(jié)束后,施工文件向建設(shè)單位進(jìn)行移交的同時(shí),監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設(shè)單位進(jìn)行移交,移交監(jiān)理文件的目次要求和建設(shè)單位協(xié)商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規(guī)定移交。

表3-3

序號(hào)文件名稱文件級(jí)別序號(hào)文件名稱文件級(jí)別

1監(jiān)理規(guī)劃

(含修改內(nèi)容)ⅰ11工程暫停令ⅱ

2分包單位資格審查資料ⅵ12延長(zhǎng)工期報(bào)審及審批資料ⅵ

3設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單ⅵ

4設(shè)計(jì)變更資料

(審查單)ⅳ14施工備忘錄

5工程變更資料

(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ

6施工指導(dǎo)文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結(jié)算資料ⅱ

7施工測(cè)量放線資料

(審查單)ⅳ17

索賠資料簽證單ⅱ

8工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備質(zhì)量檢查及抽查試驗(yàn)資料ⅳ18施工質(zhì)量ⅱ

19監(jiān)理月報(bào)ⅱ

9隱蔽工程驗(yàn)收資料

(驗(yàn)收單)ⅳ20監(jiān)理工作總結(jié)ⅱ

10整改通知單ⅳ21會(huì)議紀(jì)要ⅱ

2、監(jiān)理文件的歸檔

監(jiān)理項(xiàng)目部撤離現(xiàn)場(chǎng)后,應(yīng)將監(jiān)理文件向公司檔案部門(mén)歸檔。

監(jiān)理項(xiàng)目部在撤離現(xiàn)場(chǎng)后,對(duì)有保存價(jià)值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應(yīng)想本公司歸檔。

監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 工程審批文件

第二卷 工程合同/協(xié)議文件

第三卷 工程報(bào)建資料及開(kāi)工審批文件

第四卷 工程設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)資料

第五卷 工程設(shè)計(jì)圖紙資料

監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 監(jiān)理合同文件

第二卷 監(jiān)理部質(zhì)量體系文件

第三卷 監(jiān)理內(nèi)部管理制度

第四卷 監(jiān)理部來(lái)往公文函件

第五卷 監(jiān)理月報(bào)/簡(jiǎn)報(bào)

第六卷 監(jiān)理總結(jié)報(bào)告

第七卷 監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要

第八卷 監(jiān)理部質(zhì)量控制過(guò)程文件

第九卷 監(jiān)理部進(jìn)度控制過(guò)程文件

第十卷 監(jiān)理部投資控制過(guò)程文件

第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件

第十二卷 工程索賠文件

對(duì)承包單位資料的歸檔,按如下案卷:

第一卷 施工組織設(shè)計(jì)

第二卷 施工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

第三卷 安全技術(shù)措施文件

第四卷 調(diào)試及試運(yùn)行文件

第五卷 工程達(dá)標(biāo)驗(yàn)收文件