p中醫(yī)院檔案管理制度

中醫(yī)院檔案管理制度

一、檔案保密

1.認(rèn)真學(xué)習(xí),宣傳貫徹執(zhí)行(保密法);

2.對(duì)保密文件、資料、檔案的劃分,等級(jí)的變更,必須按國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定處理。

3.嚴(yán)格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱覽室內(nèi)閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。

4.保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應(yīng)交保密員存放在專(zhuān)柜內(nèi),妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。

5.凡遇重大節(jié)、假日,要對(duì)全體干部、職工進(jìn)行保密教育,并對(duì)“三密”文件、資料進(jìn)行一次清理,重點(diǎn)保護(hù)。

6.對(duì)造成損失、泄密的科室和個(gè)人,應(yīng)追究其責(zé)任,并視其情節(jié)輕重給予必要處罰。

二、檔案保管

1.機(jī)關(guān)全部檔案必須由檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為已有。

2.加強(qiáng)庫(kù)房管理,做好防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫(kù)房?jī)?nèi)溫、濕度測(cè)記,保持室內(nèi)合理溫度。

3.嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。

4.室藏檔案必須排列整齊有序,并定期進(jìn)行清理,校對(duì)工作,做到目錄與室藏檔案相符。

5.嚴(yán)格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交,接收等手續(xù)。

6.認(rèn)真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷(xiāo)毀檔案,如需銷(xiāo)毀,首先編制銷(xiāo)毀清冊(cè),由鑒定小組批準(zhǔn)鑒定,在有人監(jiān)督的情況下,方能銷(xiāo)毀。

7.檔案保管不善造成毀冊(cè)和丟失,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任并予以處罰。

三、檔案利用

1.凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫(xiě)使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關(guān)證件,經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。

2.檔案原則上不外借,利用者可在閱覽室查閱,特殊情況需要借出者,必須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù),外借時(shí)間不得超過(guò)三天。

3.檔案利用者必須愛(ài)護(hù)檔案,嚴(yán)禁畫(huà)杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

4.檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準(zhǔn)確迅速地調(diào)出利用者所需檔案,同時(shí),要認(rèn)真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計(jì)工作,注意反饋和收集利用效果。

5.“三密”文件借閱范圍要從嚴(yán)掌握.必須借閱時(shí),要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

四、檔案的借、傳閱

1.借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷(xiāo)手續(xù)。

2.對(duì)檔案或文件進(jìn)行翻拍或復(fù)制要經(jīng)院辦同意,任何科室或個(gè)人不得自行復(fù)印或傳閱,復(fù)印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應(yīng)加蓋檔案號(hào)章并注明此材料的出處和依據(jù)。

3.利用者應(yīng)精心愛(ài)護(hù)和妥善保管檔案,不得在上畫(huà)線條,作標(biāo)記,不得涂改,沾污,拆散檔案,未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)借他人或攜帶外出。

4.普通文件一般一周內(nèi)歸還,幾個(gè)科室合辦的文件兩周內(nèi)歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。

5.個(gè)人不得查閱涉及本人有關(guān)問(wèn)題的檔案,如需查證某一問(wèn)題,可通過(guò)有關(guān)職能部門(mén)審檔。

6.上級(jí)機(jī)關(guān)和院外有關(guān)單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經(jīng)審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經(jīng)院辦公室負(fù)責(zé)人或院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7.檔案歸還時(shí),工作人員應(yīng)對(duì)案卷的數(shù)量和卷內(nèi)的文件情況仔細(xì)進(jìn)行清點(diǎn),檢查無(wú)誤后方可注銷(xiāo)。