第1篇 公司文書管理工作制度
第一章目的
第一條 為使公司的文書處理建立科學、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本辦法。第,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發(fā)日期為準。
(7) 公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8) 密級:保密文件注明密級。
(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。
第八條 用紙格式。
(1) 國內公文用紙用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。
(2) 圖文區(qū):國內用16k型(23.3 cm_14.9 cm),國際標準用a4型(27cm_17.5 cm)。
第九條 印裝格式。
(1) 公文均采用橫書橫排。
(2) 單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
⑶ 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條 版面格式:首頁采用文頭。
第十一條 公文行文原則。
(1) 上行文原則。①逐級行文,即下一級行文給直接上級。②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。③越級行文,遇特殊、緊急情況,或對直接上級的檢舉、控告。
(2) 下行文原則。①逐級行文。②多級同時行文。③直貫到底行文。
⑶ 平行文原則:相互沒有隸屬關系的部門之間可以行文。
第十二條 文書的署名。
(1) 公司內文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。
(2) 對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。
第十三條 文書的蓋章。
(1) 在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2) 如果文書署名者不在,可加蓋職務或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
⑶ 以部門或公司名義起草的文書,須在旁側加蓋有關責任者印章。
第十四條 文書制作注意事項。
(1) 文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準確規(guī)范。
(2) 起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關資料與文件。
⑶ 必須明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。
(4) 對請示提案文書進行修改時,修改者必須認真審閱原件,修改者須署名。
(5) 可行可不行的堅決不行文,減少行文數量,提高行文權威性和質量。
(6) 減少聯合行文,避免聯合簽審過程中時間延誤和扯皮。
(7) 行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負擔。
(8) 不輕易越級行文。第五章文書制作流程
第十五條 對外行文操作流程。
(1) 擬稿。①由具體承辦人員起草,并由部門負責人審核。②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2) 核稿。①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領導審核。②審核有問題時與有關當事人溝通,統(tǒng)一意見后進行修改。
⑶ 簽發(fā)。有關領導審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4) 編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。
(5) 繕印、校對。①急件應先行處理。②保密件應由專人打印。③打印后的校樣、廢紙等應妥善處理。④應專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。⑤打印、校對責任人簽名。
(6) 在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7) 填寫登記簿。
(8) 封發(fā)。①發(fā)文工作由行政部門負責。②查驗無誤后信件封口,填寫準確,注明急件、密級。
第十六條 對內行文處理程序。
(1) 對內行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。
(2) 特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經繕印程序。
⑶ 對內行文,由各部門、下屬企業(yè)負責人、公司領導簽發(fā)。第六章文書的發(fā)送一些需要郵寄或專人遞交的文書,按下列要點進行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復或回執(zhí),調查報告不受本條規(guī)定限制。
第十七條 文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。
第十八條 公司內部文書原則上不封緘。
第十九條 各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上填寫相關內容。第七章文書的處理
第二十條 普通文書的處理原則。
(1) 部門經理以上級別的主管負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行具體處理。
(2) 如果遇到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯系,按上級指示辦理。
⑶ 各種有關聯的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條 機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。第八章文書的閱覽原則>;
第二十二條 某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉給或交還文書的主管。
第二十三條 有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。第九章收文操作流程
第二十四條 簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條 寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應主動送行政部登記處理。
第二十六條 分發(fā)。
(1) 行政部根據公文性質、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。
(2) 分發(fā)去向。①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領導批示(批辦)。②一般文件,直轉有關職能部門處理(承辦)。具體承辦務求實效,分清主辦、協(xié)辦、復文與不復文。③參閱性文件,直接組織傳閱。④范圍不明的文件,送領導審閱。
第二十七條 催辦。分對內催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條 結辦。文件傳閱完畢,已答復發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結辦。第十章文書的整理與保存
第二十九條 全部完結的文書,在結辦后三天內,交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條 公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。
第三十一條 分公司或分支機構的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條 永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關系文書、重要的訴訟關系文書;重要的政府許可證件;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條 保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條 保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條 保存1年文書,指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。
第十二章注意事項
第三十六條 重要的機密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條 保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領導批準后銷毀。
第三十八條 銷毀秘密級以上文件要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條 必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條 本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第四十一條 本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經理批準頒行。
第2篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據
根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結合本公司實際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應保證所經辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經辦人員工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領導人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請求、批復、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經辦人負責組卷、編目,卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
3、案卷封面、應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內文件材料要去掉金屬物,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第3篇 g公司文書處理制度
(一)總則
第一條 范圍
本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應急處理,事后也須按本制度補齊有關手續(xù)。
第二條 定義
本制度所指文書,包括以下內容:
1.高層決策文書以及基層下達的文件。熱點欄目: 20**年個人總結
2.部門會議文書與轉閱文件。
3.合同書、證券、證書和勞動協(xié)議書。
4.志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。
5.收支預算與決算書、賬本票據、憑證、各種明細表、各種規(guī)定與計劃書。
6.往來書信、電報、任命書、意見書。
7.各種報告、各種統(tǒng)計表。
其中“1”與“2”項文書的處理,原則上按會議決定處理。
第三條 類別劃分
上述文書按機密程度、可劃分為以下幾類:
1.機密文書
(1)絕密。
(2)秘密。
(3)保密。
2.普通文書,即機密文書以外的文書。
3.其他文書,如公開發(fā)行的書籍、雜志、報紙,以及調查資料類的印刷品或復印謄寫物品的。
第四條 適用原則
(二)文書的收發(fā)
第五條 收發(fā)
到達本公司的文書,原則上由總務部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā):
1.普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時,編上文書的收發(fā)編號,注明收發(fā)日期;在文書登記簿上作好登記;由接受部門的主管,或者由指定的文書保管員送交有關部門有關人員;文書當事人必須簽名蓋章領取文書。但是不涉及特別事項的文書,可以簡化登記手續(xù)。
2.絕密文書或親啟文書,必須直接送交當事者,由文書當事者開封與處置。
第六條 制度時間外的處理
1.值班人員能夠判定為是緊急重要的文書,或者直接寫給公司高層領導的文書,應立即通知秘書室主任;其他次重要文書,只需通知收發(fā)室的主任,并按其指示處理。
2.所有到達的文書,值班人員都必須一一作好登記,于此后第一個工作日早晨轉交收發(fā)室。
第七條 收發(fā)決定
所有文書的接受、轉交、登記與領取事宜,都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。
第八條 設立信使
在文書的接受與處理過程中,各部門間經常需要相互傳遞文書;因此,在文書檔案室設一名信使,來回傳遞各類文書。
(三)文書的處理
第九條 處理原則
文書處理的基本原則是“準確”與“及時”,并且明確文書處理的責任者。
第十條 成文原則
凡重要的往來交涉,都必須形成“文書”或形成記錄,即使情況特殊,也必須事后追憶,形成“備忘錄”。
第十一條 特例
對那些并不重要的事項,或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項,只需要事后將處理結果的要點記錄下來即可。
第十二條 處理手續(xù)
領取文書的部門,按下列規(guī)定及時予以處理。
1.凡重要事項,或者異常事項,應立即向所在部門主管做出報告,并逐級向上請示,必要情況下必須與其他部門取得聯系,等候并按照上級指示,處理文書中涉及的有關事項。
2.如果文書中涉及的事項,與其他部門有關,必須在與其他部門取得聯系后達成一致意見再行事。
3.在具體處理時,如果認為有必要請其他部門做出配合,并且其他部門提供配合需要一定的時間,在這種情況下,應事先征得對方的意見。
4.如果事情涉及兩個以上的部門,并且難以判斷由何部門出面主持時,應聽取其他部門的處理意見。
第十三條 防止拖延
文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書指定的事項,以防止文書的處理延遲或停頓,如發(fā)生延遲或停頓現象,應立即交文書檔案部門處理。
第十四條 重要文書的保管
機要或絕密文書以及其他重要文件,必須存放在帶鎖的檔案文件柜中,予以嚴格保管。
文件柜的存放,必須選擇在發(fā)生意外時,能夠安全、迅速轉移出去,放在容易發(fā)現的醒目位置。
(四)文書的制作
第十五條 用紙的規(guī)格
制作文書的用紙,除特殊情況外,原則上采用規(guī)格。
第十六條 字句
文書應以簡單明了的文體記述,采用標準的簡體漢字,避免使用艱澀的詞句。
第十七條 文體
全部文書一律采用書面文體。
第十八條 復印
絕密文書未經主管認可不得擅自制作或復印副本,在特別有必要的情況下,必須注明包括正本在內共復印多少份,送往何部門等等。
第十九條 署名
在文書發(fā)送與轉交時必須按下列要求署名,特殊情況或有專項指示的情況除外。
1.代表公司名義締結的合同書、往來公文、公司公告及向政府機構提交的報告,全部署名“董事會代表”。
2.對外廣告及宣傳,采用公司名稱。
3.除此之外的文書,署上相關業(yè)務部門名稱,以及部門經理的職務與姓名。
不重要的文書,只需署上經辦人姓名。
第4篇 某品牌服裝公司機要文書保密制度
品牌服裝公司機要文書保密制度
總則
第一條 為保守公司秘密,維護公司權益,特制定本制度。
第二條 公司秘密是關系公司權力和利益,依照特定程序確定,在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。
第三條 公司附屬組織和分支機構以及職員都有保守公司秘密的義務。
第四條 公司保密工作,實行既確保秘密又做便利工作的方針。
第五條 對保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或者職員實行獎勵。
保密范圍和密級確定
第六條 公司秘密包括本制度第二條 規(guī)定的下列秘密事項:
(一)公司重大決策中的秘密事項。
(二)公司尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策。
(三)公司內部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。
(四)公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。
(五)公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。
(六)公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。
(七)其他經公司確定應當保密的事項。
一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。
第七條 公司秘密的密級分為'絕密'、'機密'、'秘密'三級。
絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會使公司權益和利益遭到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權力和利益遭受損害。
第八條 公司秘級的確定:
(一)公司經營發(fā)展中,直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級;
(二)公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級;
(三)公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。
第九條 屬于公司秘密的文件、資料,應當依據本制度第七條 、第八條 的規(guī)定標明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密。
保密措施
第十條 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由總經理或總經理委托專人執(zhí)行。
采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦管理人員負責保密,設置密碼。
第十一條 對于密級的文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施。
(一)非經總經理批準,不得復制和摘抄;
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔任,并采取必要的安全措施;
(三)在設備完善的保險裝置中保存。
第十二條 屬于公司秘密的設備或者服裝款式的開發(fā)、生產、展示、保存、處理,由公司指定專門部門負責執(zhí)行,并采用相應的保密措施。
第十三條 在對外交行為表現與合作中需要提供公司秘密事項的,應當事先經總經理批準。
第十四條 具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動,主辦部門應采取下列保密措施;
(一)選擇具備保密條 件的會議場所。
(二)根據工作需要,限定參加會議人員的范圍,對參加涉及密級事項會議的人員予以指定;
(三)依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件;
(四)確定會議內容是否傳達及傳達范圍。
第十五條 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密。
第十六條 公司工作人員發(fā)現公司秘密已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告總經理;總經理接到報告,應立即作出處理。
責任與處罰
第十七條 出現下列情況之一者,給予警告,并扣發(fā)工資50元以上500元以下;
(一)泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的;
(二)違反本制度第十條 、第十二條 、第十三條 、第十四條 、第十五條 規(guī)定的秘密內容的;
(三)已泄露公司秘密但采取補救措施的。
第十八條 出現下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經濟損失;
(一)故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的;
(二)違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;
(三)利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。
附則
第十九條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一:
(一)使公司秘密被不應知悉者知悉的;
(二)使公司秘密超出了限定的接觸范圍。而不能證明未被不應知悉者知悉的。
第5篇 公司文書管理制度
公司文書管理制度范本
(九) 總則
第一條 為適應公司全方位規(guī)范化科學管理,做好公司文書管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第期。
(十) 文字從左至右橫寫,橫排。
第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標準大十六開),左側裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣?！巴ǜ妗薄ⅰ巴ㄖ庇眉埓笮?根據實際需要確定。文書辦理
第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書,辦公室應根據內容和性質送總經理,副總經理或交有關部門辦理,并提出辦理時限。
第十條 已送總經理、副總經理批示的文書,應在兩日內批辦,緊急文書應當日批辦,過期不批辦者自動生效,責任由批示人承擔,交有關業(yè)務部門辦理的文書,辦公室應根據辦理時限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門負責人負擔相應責任。
第十一條 草擬文書必須符合下列要求:
(一) 要符合公司的規(guī)章制度及有關規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應加以說明。
(。
(四) 文書中的數字,除發(fā)文字號,統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外,一般用漢字書寫,在同一文書中9數字的使用前后一致。
第十二條 公司對外發(fā)出的文書由總經理簽發(fā),公司對內發(fā)出的文書,由總經理授權,副總經理簽發(fā),辦公室直接發(fā)出的文書,辦公家主任簽發(fā),其他部門發(fā)出的文書,由部門負貴人簽發(fā)。
第十三條 各級領導人審批文書要認真負責,文件主批人應簽屬自己明確具體的意見,姓名和時間。
第十四條 草擬和簽批文書,應使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門在將文書送領導人簽發(fā)之前,應認真做好審核工作,審核的重點為:是否需要行文,文書內容,文字表達,文種使用,格式等是否符合本辦法的有關規(guī)定。然后上報總經理,主管副總經理,簽報后的文書由辦公室審核。
第十六條 秘密文書不得翻印、轉發(fā),傳遞秘密文書時,必須采取相應的保密措施,確保文件安全。文書立卷和銷毀
第十七條 文書辦完后,應及時將文書定稿,正本和有關材料整理立卷。
第十八條 文書立卷應根據其特征,相互聯系和依存價值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門主要工作情況便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書應按有關規(guī)定由力b公室保管,個人不得保存應存檔的文書。
第二十條 沒有存檔價值和存查必要的文書經過鑒別并報.副總經理批準,可定期銷毀,銷毀秘密文書要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。附 則
第二十一條 本辦法根據實際情況可制定規(guī)定,其修改、補充、解釋權歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。
第6篇 公司文書管理工作制度-5
公司文書管理工作制度5
第一章目的
第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本辦法。
第二章組織管理
第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負責文書的收受及發(fā)送。
第三條管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。
第三章文書的種類
第四條公司的通用文書有以下幾種。
(1)請示:向上級部門請求、請示、批準的事項。
(2)報告:向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復下級的請示事項。
(3)決定:對公司重要事項或重大活動作出安排。
(4)決議:經過會議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項。
(5)批復:上級答復下級的請示事項。
(6)通告:在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項。
(7)通知:傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文;傳達要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項;發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項。
(8)通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要情況。
(9)信函:對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題,請有關部門批準。
(10)會議紀要:記載和表達會議重要精神及議定事項,要求與會單位共同遵守執(zhí)行。
第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。
第六條文書的類別。
(1)絕密:指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的文書。
(2)秘密:指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文書。
(3)機密:指不宜向公司以外人員透露內容的文書。
(4)普通:指非機密文書。如果附有調查問卷之類的重要東西,則另當別論。
(5)傳閱:指在本公司內部傳閱或傳達的文書。
第四章文書制作要領
第七條文書內容(以公文為例)包括以下幾方面。
(1)發(fā)文號:由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成,位于文頭與界欄線上。
(2)收文機關:向上級的請示、報告,一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的,用“抄報”;對同級或下級則用“抄送”。
(3)標題:對公文主要內容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主體部分。
(5)發(fā)文機關:制發(fā)文的單位,位于正文的右下側,應寫全稱或通用簡稱。
(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發(fā)日期為準。
(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8)密級:保密文件注明密級。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。
第八條用紙格式。
(1)國內公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)圖文區(qū):國內用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標準用a4型(27cm×17.5cm)。
第九條印裝格式。
(1)公文均采用橫書橫排。
(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條版面格式:首頁采用文頭。
第十一條公文行文原則。
(1)上行文原則。
①逐級行文,即下一級行文給直接上級。
②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。
③越級行文,遇特殊、緊急情況,或對直接上級的檢舉、控告。
(2)下行文原則。
①逐級行文。
②多級同時行文。
③直貫到底行文。
(3)平行文原則:相互沒有隸屬關系的部門之間可以行文。
第十二條文書的署名。
(1)公司內文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。
(2)對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。
第十三條文書的蓋章。
(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側加蓋有關責任者印章。
第十四條文書制作注意事項。
(1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準確規(guī)范。
(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關資料與文件。
(3)必須明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。
(4)對請示提案文書進行修改時,修改者必須認真審閱原件,修改者須署名。
(5)可行可不行的堅決不行文,減少行文數量,提高行文權威性和質量。
(6)減少聯合行文,避免聯合簽審過程中時間延誤和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負擔。
(8)不輕易越級行文。
第五章文書制作流程
第十五條對外行文操作流程。
(1)擬稿。
①由具體承辦人員起草,并由部門負責人審核。
②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。
③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2)核稿。
①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領導審核。
②審核有問題時與有關當事人溝通,統(tǒng)一意見后進行修改。
(3)簽發(fā)。有關領導審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。
(5)繕印、校對。
①急件應先行處理。
②保密件應由專人打印。
③打印后的校樣、廢紙等應妥善處理。
④應專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。
⑤打印、校對責任人簽名。
(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7)填寫登記簿。
(8)封發(fā)。
①發(fā)文工作由行政部門負責。
②查驗無誤后信件封口,填寫準確,注明急件、密級。
第十六條對內行文處理程序。
(1)對內行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。
(2)特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經繕印程序。
(3)對內行文,由各部門、下屬企業(yè)負責人、公司領導簽發(fā)。
第六章文書的發(fā)送
一些需要郵寄或專人遞交的文書,按下列要點進行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復或回執(zhí),調查報告不受本條規(guī)定限制。
第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。
第十八條公司內部文書原則上不封緘。
第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上填寫相關內容。
第七章文書的處理
第二十條普通文書的處理原則。
(1)部門經理以上級別的主管負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行具體處理。
(2)如果遇到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯系,按上級指示辦理。
(3)各種有關聯的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。
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第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉給或交還文書的主管。
第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。
第九章收文操作流程
第二十四條簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應主動送行政部登記處理。
第二十六條分發(fā)。
(1)行政部根據公文性質、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。
(2)分發(fā)去向。
①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領導批示(批辦)。
②一般文件,直轉有關職能部門處理(承辦)。具體承辦務求實效,分清主辦、協(xié)辦、復文與不復文。
③參閱性文件,直接組織傳閱。
④范圍不明的文件,送領導審閱。
第二十七條催辦。
分對內催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條結辦。
文件傳閱完畢,已答復發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結辦。
第十章文書的整理與保存
第二十九條全部完結的文書,在結辦后三天內,交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。
第三十一條分公司或分支機構的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關系文書、重要的訴訟關系文書;重要的政府許可證件;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條保存1年文書,指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。
第十二章注意事項
第三十六條重要的機密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領導批準后銷毀。
第三十八條銷毀秘密級以上文件要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第7篇 x房地產公司文書管理制度
房地產開發(fā)有限公司文書管理制度
第一章 總則
第一條 為使公司文書管理制度化、規(guī)范化,以增進文書處理的品質及效率,特制定本制度。
第二條 范圍
本公司各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負責。
第二章 收文
第三條 簽收文件時,要確認收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。
第四條 簽收文件時,要對文件的分數、標題等內容逐分清查核對,如發(fā)現其中一項不對口,應及時報告主管領導。
第五條 簽收文件應簽寫姓名并注明時間。
第六條 文件的登記編號:對收到的文件,要分類逐件在《收文登記簿》上詳細登記或通過電子掃描建立《電子收文登記簿》。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料,在傳達、匯報結束后應交行政管理部保管,個人不得存放。
第七條 內部制發(fā)文件流轉,由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第三章 發(fā)文
第八條 公司的文件由行政管理部負責起草和審核,由總經理簽發(fā);公司文件由各部門負責起草的,應報辦公室審核,由總經理簽發(fā)。
第九條 以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。
第十條 在公司日常項目開發(fā)和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件的形式發(fā)布。
第四章 分文
第十一條 外來文件由行政管理部登記收文后,根據業(yè)務性質分送各有關部門處理。
第十二條 內部制發(fā)文件流轉時,由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。
第五章 會簽
第十三條 許多部門或多人會簽處理的文件應附上《收文處理單》。
第十四條 各部門收到需參與會簽的文件時,須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。
第十五條 文件收文后,再依《收文處理單》內所指定的會簽順序,轉送其他會簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個會簽單位,則處理后見本文件轉送行政管理部。
第十六條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及公司總體協(xié)調或應由總經理審核的文件,由行政管理部匯總簽署意見,呈總經理或交其他授權者做最終的審核、批示,并下發(fā)相關部門予以執(zhí)行。
第六章 立檔
第十七條 經辦理歸檔后的文件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理,業(yè)務文件由相關業(yè)務部門立檔管理,次年移交檔案室管理。
第十八條 立檔按年度、機構、問題分類立卷,卷中按規(guī)定編頁碼號,卷首有案卷目錄。
第十九條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。
第七章 文書日常管理
第二十條 借閱
1、凡因工作需要借閱文件時,必須履行手續(xù),一般文件經部門經理簽字同意,重要文件經總經理同意方可借閱。
2、文件借出室外需登記,借閱期間應保證文件的完整與安全,閱后在規(guī)定時間內歸還。
3、翻印(復印)如需復印文件,應經領導同意方可復印。
第二十一條 保管
1、文件應妥善保管,防蟲、防霉、防丟失,保證文件的安全。
2、所有文件應有專柜存放,枷鎖,定期清理翻動、通風、防潮。
3、機密文件按密級保管,不得隨便放置于公共場所,不得私自摘錄或對外泄露。
第二十二條 文件的銷毀
文件的銷毀應請示領導簽字同意,并建賬登記,經兩人以上監(jiān)督銷毀,任何人不得私自銷毀文件。
第八章 附則
第二十三條 本制度報總經理批準后頒布實施,由行政管理部負責解釋。
第8篇 投資公司文書處理制度
投資開發(fā)公司文書處理制度
1.綜合辦公室收文后,送公司領導班子和有關部門輪閱,輪閱者必須加快文件輪閱速度,如業(yè)務上需要,可復印一份參閱。
2.以公司或管委會名義的發(fā)文,由業(yè)務部門起草,綜合辦公室把關,按程序簽發(fā)。
3.下屬公司或業(yè)務單位的請示件,由綜合辦公室提出擬辦意見,交相關部門承辦,由分管領導審核后,報總經理批示。
4.對閱辦文件、下屬公司或業(yè)務單位的請示件,相關業(yè)務部門閱辦后應及時送綜合辦公室歸檔。
5.凡參加上級召開的重要會議的文件和領導講話稿,應在一周內交綜合辦公室歸檔。
6.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
第9篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會議類
1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;
1.2董事會、股東會會議材料;
1.3總經理辦公會議記錄、紀要;
1.4黨支部會議記錄、紀要;
1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;
1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。
2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級單位領導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級單位發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
5.公司的請示與上級單位的批復文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.公司的各種工作計劃、總結、報告、財務年報、統(tǒng)計報表及簡報。
9.本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構進行分類。
2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結,放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務部門負責。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;
3.2以業(yè)務部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務部門機構類,由各部門專門人員負責整理工作。
4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5.歸檔文件整理應按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯系,并按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
8.應使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復制件為一件;排列順序為:原件、復制件;
1.5轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;排列順序為:轉發(fā)文、被轉發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;
1.7來文與復文為一件;排列順序為:復文、發(fā)文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質量要求對破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當,產生文件材料破損、局部殘缺等現象,應在裝訂前進行修裱(修補或托裱);
2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復印的方式進行復制,如:傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應將左、上側對齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關內容。
6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內所有歸檔文件之后,用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。
8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構、起止件號和盒號。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
第十六條 凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合辦公室主任報總經理批準。
第十九條 嚴格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經綜合辦公室主任批準后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第10篇 公司文書檔案立卷歸檔制度范本
公司文書檔案立卷歸檔制度
第一章總則
第一條為加強本公司文書立卷工作,特制訂本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存),結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。有關人員工作變動或因故離職時,應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第二章文件材料的收集管理
第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(1)公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),經檔案室簽字認可后,財務部門才給予報銷旅費。
(2)本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、音像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),經檔案室簽字認可后,財務部門才給予報銷會議費用。
第七條各部門專(兼)職文書的職責。
(1)了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
(2)認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的3月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(3)經辦業(yè)務有關人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
第三章歸檔范圍
第八條重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條本公司反映主要職能活動的報告總結。
第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條信訪工作材料。
第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第四章平時歸卷
第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第五章立卷案卷質量要求
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角,背面的左上角打印頁號。
第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷裝訂。裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式。軟卷封面(含卷內文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。
第11篇 物業(yè)公司往來文書控制保密制度怎么寫
物業(yè)公司往來文書控制及保密制度1.文書往來需嚴格,其中包括
(1)外發(fā)文書:必需由總經理辦公室發(fā)出
(2)內部文書:必需由部門主管發(fā)出或部門蓋公章才算有效公文
(3)保密文件:必需統(tǒng)一由行政或總經理指派人員拆閱。
2. 保密制度
(1)本制度是為處理涉及公司機密的文件及其機要事項而制定。
公司職員必須根據自己的職務遵守處理機要文件及機要事項的紀律。
(2)本規(guī)定的修改與廢止、由辦公室提議,公司總經理決定后實施。
(3)本規(guī)定中所稱機要是指不得泄露其內容的文件及事項,凡符合下列條款之一者均屬于此。
a.關于公司的重要政策或計劃;
b.關于人事問題;
c.關于重要會議的討論事項;
d.關于業(yè)主或租戶的檔案資料;
e.契約、協(xié)定或根據協(xié)商而決定的事項;
f.規(guī)定、命令中特別指定的事項。
(4)機要文件及其處理,按其程序可分為以下三種:-a.秘密,不能向部門經理及主管,以及業(yè)務上相關人員以外者公開。
b.公司內部秘密,不能向公司以外公開。
c.絕密,不能向部門經理及主管,以及特別指名的最小范圍內的相關工作人員以及承辦人員以外者公開。
(5)機要文件、機要事項及其種類的認定,原則上由所管部門的經理負責,但公司總經理可以命其變更。
(6)機要文件或機要事項由該業(yè)務部經理負責印制和傳達。
(7)機要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份、一份由制發(fā)部門分門別類加以保管,另一份由辦公室專人保管。
機要文件應加蓋相應的紅色標記,其處理和保管由收件人自行處理。
(8)機要文件的制發(fā)部門應備有發(fā)文簿,文件發(fā)送至有關部門時,必須請收件人簽字蓋章。
(9)總公司及分公司之間文件的來往傳送或郵寄時,應采用親啟信函方式,必要時應采用掛號信函方式。
(10)公司內機要文件的傳遞,除責任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。
不能以文件方式傳遞的秘密事項必須由直接關系者親自傳達。
(11)機要文件須經制發(fā)部門的經理同意后方可復制。
機要文件復制時制發(fā)部門應將復制件數量在原件或副本上詳細記錄,并在上述(
2.2.8 )款規(guī)定的發(fā)文簿上記載復制件的去向。
(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項,由制發(fā)部門的經理負責,請專人進行分發(fā)和傳送,但必須履行上述(
2.2.8 )、(
2.2.9 )款規(guī)定的手續(xù)。
(13)機要文件及其相關草案、其他無用物品的銷毀,應確定一定的時間,由所管經理負責銷毀。
(14)凡違反本規(guī)定者,由總經理辦公室討論處理一般文件由總經理發(fā)到各部門主管處理或存閱,送回行政部存檔。
所有外發(fā)及保密文件,必需有總經理記錄,以使在存送中收獲,亦可以拷貝出來。
第12篇 房地產公司文書管理制度
房地產開發(fā)公司文書管理制度
一、發(fā)文
1、起草:公文文體、格式等使用準確、符合規(guī)范要求;文字要準確、精練,條理要清楚,層次要分明,用語要規(guī)范,公司本部各部門的文件由各部門負責人起草辦公室審核,總經理簽發(fā)。公司的文件由辦公室負責起草和審核,公司總經理簽發(fā)。
2、審批:據文件性質、范圍、密級由相應權屬范圍內的管理人員審批。
3、發(fā)送:文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
二、收文
1、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
2、文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
3、外來的文件由辦公室專人負責簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門經理不在時,可經總經理辦公室主任同意后辦理。
免影響公司的正常工作。
4、文印室工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發(fā),或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。
5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。
7、 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評或處 50 元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經濟損失的,處50 元以上罰款直至辭退。
