記錄和記錄管理控制程序

1 目的

本程序用于標識、保存和處置職業(yè)健康安全記錄，為職業(yè)健康安全管理體系的有效運行提供真實的證據(jù)和信息。

2 范圍

適用于本礦與職業(yè)健康安全管理體系相關(guān)記錄和管理。

3 職責

3.1企管科是職業(yè)健康安全記錄的主管部門，負責記錄的管理和監(jiān)督檢查。

3.2各單位負責本單位記錄的填寫、收集、保管、標識和管理。

4 工作流程

4.1記錄表格的設(shè)計與要求

4.1.1記錄表格的內(nèi)容應(yīng)與職業(yè)健康安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致，接口清楚。

4.1.2記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設(shè)計整理。必要時，在某些較復(fù)雜的記錄表格中要有填寫說明。

4.13記錄表格由記錄產(chǎn)生部門負責人審批，多部門使用的由業(yè)務(wù)歸口負責人審批。

4.1.4記錄表格編號按《職業(yè)健康安全管理體系文件編號規(guī)則》執(zhí)行。

4.2記錄的填寫、收集、整理

4.2.1記錄必須用鋼筆填寫，做到內(nèi)容真實、準確、完整、清晰，填寫及時。表格中的所有項目必須按規(guī)定填寫。

4.2.2職業(yè)健康安全管理體系運行過程中形成的記錄，由記錄產(chǎn)生部門指定人員收集、整理。

4.2.3記錄一般為文字記錄形式，也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。

4.3記錄的貯存和保管

4.3.1記錄由產(chǎn)生部門保存，填寫人記錄完畢定期交付保存者。

4.3.2記錄保存者確保收集記錄的連續(xù)性，不得缺損和丟失。

4.4記錄的查閱

外來人員查閱記錄，須經(jīng)管理者審批后方可進行。

4.5記錄差錯的修正和空格的要求

4.5.1當記錄存在筆誤和計算差錯時，只允許劃改（在差錯處劃一道橫線），并在修正處加蓋修改人員印章或簽名。

4.5.2當有空格時，應(yīng)在空白處劃一道斜線“ / ”表示此處無內(nèi)容。

4.6表格的修改，

4.6.1當表格不能滿足要求時，記錄產(chǎn)生部門應(yīng)重新設(shè)計表格，并執(zhí)行4.1條款。

4.6.2新表格到位后，表格發(fā)放部門應(yīng)將作廢的表格收回處理。

4.6.3每月5日前表格發(fā)放部門將新增表格和作廢表格清單上報企管科。

4.7記錄的處理

記錄超過保存期，由保管部門列出清單，填寫《記錄處理申請單》，由企管科批準后，處理如下：

4.7.1需留著參考的，在記錄的首頁上加蓋“作廢”印章，分開保存。

4.7.2其余記錄由保管部門銷毀，企管科監(jiān)督執(zhí)行。