某設(shè)備公司收發(fā)文管理規(guī)定

設(shè)備公司收發(fā)文管理規(guī)定

第一條 為規(guī)范公司公文的收發(fā),提高工作效率,特制定本規(guī)定。

第二條 公文的承辦和簽發(fā)

(一)以公司名義上報(bào)的文件、呈批件等由各部門擬稿、會(huì)簽,交辦公室統(tǒng)一登記送審;

(二)屬?zèng)Q策性問(wèn)題或涉及方面較多的由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽發(fā);

(三)屬?zèng)Q策后分管職責(zé)范圍內(nèi)的,由公司的主管副總簽發(fā)。

(四)以公司名義發(fā)出的下達(dá)文件(如通知、函),承辦程序與上同,由權(quán)責(zé)主管簽發(fā)。

第三條 辦文程序

(一)辦文程序?yàn)?擬稿、會(huì)簽、核稿、審批、簽發(fā)、打印、核對(duì)、封發(fā)。

(二)凡公文應(yīng)由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部門負(fù)責(zé)人審閱簽字,送有關(guān)部室會(huì)簽。文件一律經(jīng)辦公室核稿后呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號(hào)登記。打印出來(lái)的文件由擬稿人核對(duì),上報(bào)的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。

(三)公司與有關(guān)部門聯(lián)合行文,由經(jīng)辦部門起草,辦公室核稿后呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號(hào)登記。打印出來(lái)的文件由擬稿人核對(duì),上報(bào)的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。

(四)以公司名義的行政發(fā)文程序參見《行政管理流程規(guī)定》中的《行政發(fā)文流程》。

第四條 公文收發(fā)、傳閱

(一)辦公室指定專人負(fù)責(zé)文件的收、發(fā)、編號(hào)、登記、傳遞、歸檔保管工作,各項(xiàng)工作具體要求是:

(1)分類:應(yīng)按文件的內(nèi)容分類(暫分為營(yíng)銷類、技術(shù)質(zhì)量類、行政人事類、生產(chǎn)管理類),送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件分夾送閱。

(2)編號(hào)、登記:一般按文件的密級(jí)和已有的編號(hào)登記。

(3)傳遞:文件一般先遞送公司領(lǐng)導(dǎo),公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于送閱的文件必須盡快閱批,后遞送有關(guān)部室。領(lǐng)導(dǎo)和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件,可直接先送有關(guān)部室或相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo),送閱文件者均不能壓拖文件,做到當(dāng)日送急件,當(dāng)日轉(zhuǎn)簽。轉(zhuǎn)簽要根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)送相關(guān)部門辦理。

(4)歸檔、保管:按公司現(xiàn)行檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

(二)文件在各部室的傳閱時(shí)間不得超過(guò)兩天。

(三)在文件傳遞過(guò)程中必須進(jìn)行分類登記核對(duì)手續(xù)。

(四)涉及部室業(yè)務(wù)的文件,由該部室閱存留底,如須歸檔的文件,可申請(qǐng)復(fù)印一份留底。

第五條 文件的編號(hào)

公司發(fā)文,一定要由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào):

(一)以公司名義對(duì)外發(fā)文,一律用永冠字(**年)***號(hào);

(二)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文,用永冠監(jiān)字(**年)***號(hào);

(三)董事會(huì)發(fā)文,用永冠董字(**年)***號(hào);

(四)其他管理部門的發(fā)文,用永冠*字(**年)***號(hào)。

第六條 辦文中注意事項(xiàng)

(一)起草公文應(yīng)按照黨政分別行文的原則正確使用文種。

(二)起草公文要符合黨和國(guó)家的方針、政策和上級(jí)有關(guān)規(guī)定,力求內(nèi)容確實(shí)、觀點(diǎn)明確、用詞簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)正確。

(三)起草公文必須使用公司規(guī)定稿紙,不得用鉛筆、圓珠筆書寫,最好提供電腦打印稿。

(四)電腦打印文檔要統(tǒng)一格式:打印用a4紙,字體為宋體,標(biāo)題字號(hào)為二號(hào),正文字號(hào)為小四號(hào),行距為20磅。具體格式要求可由總經(jīng)理辦公室另行發(fā)文規(guī)定。

(五)紅頭文件,只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。

(六)'報(bào)告'和'請(qǐng)示'要嚴(yán)格區(qū)分。凡向政府相關(guān)部門報(bào)送的文件,只主報(bào)一個(gè)上收機(jī)關(guān),如需報(bào)送其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān),可用'并報(bào)'或'抄報(bào)'形式。請(qǐng)示的事項(xiàng),應(yīng)'一文一事',明確提出自己的建議和意見,對(duì)某些意見不一致的問(wèn)題,應(yīng)如實(shí)反映,便于上級(jí)機(jī)關(guān)審定。上級(jí)的文件或呈批件、上級(jí)機(jī)關(guān)批示或批文后的工作,由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)聯(lián)系并送公司領(lǐng)導(dǎo)閱后存檔。

(七)公文辦理完畢后,承辦人員應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,把公文原稿和有關(guān)材料整理好,交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件,傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。

(八)精簡(jiǎn)文件,提高辦文質(zhì)量和效率,要嚴(yán)格控制發(fā)文范圍和發(fā)文數(shù)量,可發(fā)可不發(fā)的文件,堅(jiān)決不發(fā);能用電話或當(dāng)面商談解決的問(wèn)題,不要行文;該發(fā)的文件,應(yīng)盡量事先商定,取得一致意見,加快辦文速度。

(九)以黨總支名義行文按《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l 例》執(zhí)行。

第七條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制訂并解釋,報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn),自公布之日起施行,修改亦同。

第八條 本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。