誠粵公寓業(yè)戶檔案管理方案

誠基公寓業(yè)戶檔案管理方案

管理處建立業(yè)戶權籍檔案時,應將業(yè)戶的個人資料、報修記錄、服務記錄等一并歸檔。

1.管理處負責建立業(yè)戶檔案,業(yè)戶檔案一戶一檔。

2.業(yè)戶檔案的管理辦法按公司檔案要求操作。

3.物業(yè)管理處經(jīng)理負責業(yè)戶檔案的收集、整理、歸檔、利用。

4.管理處在每月5日前把上月的有關業(yè)戶資料、產(chǎn)權清單、租賃清單整理好并歸檔。

5.管理處經(jīng)理每季度檢查一次業(yè)戶檔案工作,對發(fā)現(xiàn)問題應立即整改。

5.1權籍檔案中包含以下內(nèi)容:

5.1.1入伙通知書

5.1.2入伙手續(xù)書

5.1.3業(yè)主使用公約

5.1.4裝修管理協(xié)議

5.1.5房屋驗收表

5.1.6入伙手續(xù)資料簽收單

5.1.7產(chǎn)權清單

5.1.8租賃清單

5.1.9合同復印件

5.1.10權證復印件

5.1.11有關業(yè)戶其他資料

5.1.12業(yè)主信息表

5.1.13報修項目表

5.1.14服務項目表

5.1.15保管鑰匙委托書

5.1.16代辦服務委托書

5.1.17安全責任書

每月由經(jīng)理將上述資料進行檢查歸檔,發(fā)現(xiàn)疏漏,立即補齊。