某物業(yè)園區(qū)資料管理措施

物業(yè)園區(qū)資料管理措施

(1)工程資料

1)要求標(biāo)準(zhǔn)

①分門別類地接收整套(房屋、設(shè)施、設(shè)備、綠化等)接管驗(yàn)收資料,填寫相關(guān)表格。

②每年年底對(duì)整套資料進(jìn)行一次核對(duì)。

③資料由管理員負(fù)責(zé),專人管理。

④借用、歸還資料必須登記。

2)管理內(nèi)容

所有工程技術(shù)、維修、改造資料,各種竣工圖、各類設(shè)施設(shè)備使用、說明等資料、施工管線圖及交接驗(yàn)收記錄等。

(2)業(yè)主資料

1)要求標(biāo)準(zhǔn)

①每年年底核對(duì)一次,及時(shí)更新業(yè)主信息。

②資料由專人管理。

③建立業(yè)主檔案目錄。

④借用、歸還資料必須登記。

2)管理內(nèi)容

①《業(yè)主基本情況登記表》。

②《房屋交付驗(yàn)收清單》。

③《交付物品清單》。

④《領(lǐng)房手續(xù)書》。

⑤《裝修前驗(yàn)收表》。

⑥《裝修管理協(xié)議》。

⑦《裝修檢查表》。

⑧《業(yè)主意見征詢表》。

⑨與該業(yè)主相關(guān)的資料。

(3)財(cái)務(wù)資料

1)要求標(biāo)準(zhǔn)

①保密性。檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

②除公司領(lǐng)導(dǎo)、公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人外,任何未經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意,他人不得查閱管理中心帳務(wù)。

③管理中心帳本隔年上交公司存檔。

2)管理內(nèi)容

財(cái)務(wù)相關(guān)資料。

(4)文件資料

1)要求標(biāo)準(zhǔn)

①收到、發(fā)出文件后進(jìn)行留底存檔。

②組織員工學(xué)習(xí)(經(jīng)理負(fù)責(zé))、傳閱。

③受控文件對(duì)外保密。

2)管理內(nèi)容

①外來文件。

②受控文件。

③公司發(fā)文。

④管理中心的申請(qǐng)、報(bào)告。

⑤管理中心致業(yè)主函。

⑥管理中心致開發(fā)公司函。

⑦管理中心致其他部門函。

(5)其它要求

①各類檔案必須注意保密,各種檔案未經(jīng)許可不準(zhǔn)外傳、外借和隨意翻動(dòng)。

②文件、檔案收集后,應(yīng)編制檔案目錄按目錄分類裝訂存放。

③每天應(yīng)清理來往文件、各種檔案,以免資料堆積。

④裝訂文件、檔案要按序排列,每年2月份前將前年檔案裝訂、歸檔。

⑤歸檔要注意整潔、資料分類能隨手而得,避免盲目的查找。