小區(qū)樓宇檔案資料管理措施

小區(qū)樓宇檔案資料管理措施

樓宇檔案資料管理的要點(diǎn):

1、完善建檔流程,嚴(yán)格檔案管理制度;

2、明確建檔內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理;

3、對(duì)使用率高的檔案實(shí)行檔案室、管理處雙檔管理制;

4、推行現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)常化等'六化'管理。

樓宇檔案是住宅區(qū)財(cái)產(chǎn)的重要組成部分,管理好住宅區(qū)檔案是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。為此,我公司將特別設(shè)立檔案室,配備專業(yè)管理人員,建立較完善的檔案管理體系等。使檔案管理工作在住宅樓宇的使用、維修、改造、擴(kuò)建以及住戶裝修等方面發(fā)揮重要作用。對(duì)進(jìn)德小區(qū)的檔案資料管理,將沿用我公司的經(jīng)驗(yàn)做法如下:

一、樓宇檔案的建立

1、檔案的建立執(zhí)行以下流程:

收集-整理-分類-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

2、明確檔案內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理

(1)設(shè)施、設(shè)備檔案:建筑工程資料、圖紙,公用設(shè)施資料、圖紙,竣工驗(yàn)收資料,房屋墻體竣工圖,室外管網(wǎng)資料、圖紙,安裝、維修、運(yùn)行、改造、擴(kuò)建等項(xiàng)目資料、圖紙。

(2)住戶檔案:業(yè)主登記表,購(gòu)(租)房合同,入伙通知書(shū),證件,業(yè)主公約,裝修責(zé)任書(shū)、圖紙,維修檔案等資料。

(3)管理檔案:文秘檔案、從事檔案、財(cái)務(wù)檔案和榮譽(yù)檔案、管理活動(dòng)記錄及檔案,樓宇巡視、門衛(wèi)情況、投訴與回訪等資料。

3、建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、樓宇檔案管理

1、檔案室、管理處管理制:為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久性保存,而又方便經(jīng)常使用,對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)行檔案室管理,對(duì)重要原始檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理,管理處則保存復(fù)印件的存檔管理制度。

2、檔案室檔案

(1)按照檔案對(duì)溫度、濕度和照明的要求,建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料室,配備檔案專業(yè)人員,實(shí)行電腦化系統(tǒng)管理;

(2)采用多種形式的信息貯存方式,如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋４娣绞?

(3)貫徹國(guó)家保密法,確保檔案在使用過(guò)程中的安全,不丟失、不泄密;

(4)實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng);

(5)堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化;

(6)做到檔案組卷分類科學(xué)化,檔案組卷按內(nèi)容分類,逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編輯目錄,按工作部門分柜保存;

(7)實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?每季對(duì)檔案文件的形成、積累、整理和歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。