某基建檔案管理辦法

基建檔案管理辦法

為了加強基本建設檔案(以下簡稱基建檔案)工作的管理,統(tǒng)一基建檔案工作制度,不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量和科學管理水平,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務院批準的《科學技術(shù)檔案工作條例》、國家檔案局、國家計委聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》及衛(wèi)生部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律、法規(guī),結(jié)合基建檔案工作情況制定蘭大二院基建管理辦法。

一、總則

1、在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙材料、計算資料、圖表、聲像及有關(guān)磁記錄材料。

2、基建檔案是記錄和反映醫(yī)藥衛(wèi)生基建管理、基建工程項目工作業(yè)務活動等方面的重要史料和歷史憑證,是檔案全宗的重要組成部分,應按統(tǒng)一領導,分級管理的原則,加強對基建檔案的管理,建立健全基建檔案的立卷、歸檔、保管、利用等制度,確?；n案的完整、準確、安全和有效利用。

3、基建部門、檔案管理部門要負責監(jiān)督、檢查和指導本單位基建檔案資料工作,檔案行政管理部門應加強重點建設項目檔案資料的檢查驗收工作。

4、基建檔案必須實行集中統(tǒng)一管理,遵循其自然形成規(guī)律,以確保其完整、準確、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)利用。

5、基建檔案工作應納入基建管理制度、納入基建工作計劃、規(guī)劃,納入工作人員崗位責任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗收基建工作的同時,要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收基建檔案工作。

二、基建檔案材料的立卷歸檔

1、基建檔案歸檔的主要范圍是:基建綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn)、基建概算、預算、決算、器材管理等方面的文件。

2、在基建過程中上級機關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性文件,正式施工前的草圖、未定型的圖紙、重份文件、重份圖紙及無查考的臨時性、事務性文件不應歸檔。

三、基建檔案文件材料立卷分工與立卷原則

1、基建項目實行總承包給外單位的,由各分承包單位負責收集、整理分承包范圍內(nèi)的基建文件,交總承包單位匯總、整理,竣工時由總承包單位向基建部門提交完整、準確、系統(tǒng)的基建檔案材料。

2、基建項目由幾個單位分別承包的,各承包單位負責收集、整理、承包工作的基建文件材料,交基建部門匯總、整理立卷歸檔。

3、基建部門要嚴格執(zhí)行基建文件材料的審、簽制度,把好文件材料形成質(zhì)量關(guān)。

4、立卷單位或立卷人在立卷中,要遵循基建檔案形成規(guī)律及特點,保持其有機聯(lián)系,使立成的案卷便于保管和利用。

5、歸檔的基建文件材料格式要統(tǒng)一,字跡工整,圖象清晰。歸檔的底圖、藍圖格式須按國家制圖標準繪制。

6、工程承包合同或施工協(xié)議中應依據(jù)國家對編制竣工圖的要求,對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規(guī)定,施工單位做好施工記錄、檢驗記錄、交工驗收記錄等,編制好竣工圖。不移交竣工圖的,不算完成施工任務。

7、工程竣工驗收前,由主管部門、建設單位組織檢查竣工圖的質(zhì)量,基建主管部門、施工單位主管部門應檢查施工單位編制的施工檔案質(zhì)量。

8、一般性的文件材料歸檔一份,重要的及經(jīng)常使用的檔案要有副本,使用副本、保留原件。

四、工程項目的驗收

1、基建項目在驗收前,對準備歸檔的基建文件材料進行預驗收,檔案不完整者,工程項目不能進行竣工驗收。

2、檔案部門應是工程驗收成員之一,會同基建部門負責基建文件材料的驗收工作。

3、基建項目在竣工驗收后45天內(nèi)應將文件材料歸檔,檔案部門要認真審查、驗收歸檔的檔案材料,并在基建檔案材料歸檔說明書上簽署意見。

五、基建材料立卷方法與要求

1、基建項目階段完成或最終完成后,基建部門負責人組織有關(guān)人員對項目形成的、應歸檔的基建文件材料立卷歸檔。

2、基建檔案歸檔時,應按工程項目組卷,一般一個工程項目組成一卷,管理性文件材料排列在整個工程項目的首卷,其次按圖紙的類別序號排列,即:地質(zhì)圖、初步設計圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖等。

3、卷內(nèi)文件材料的排列是正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后,批復在前,請示在后。

4、組卷時應拆除卷內(nèi)文件上的金屬物,對破損的文件需進行修補。

5、卷內(nèi)文件應編寫頁號,無論單面或雙面只要有文字,均作為一頁編寫。每卷頁號均從1開始,頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。

6、藍圖、底圖可憑一組有機聯(lián)系的圖紙為一件,以件為單元,在每件文件材料的右上角加蓋有關(guān)單位名稱、檔號、件號的印章,逐一填好。

7、每卷檔案應填寫卷內(nèi)目錄和備考表,起草案卷標題,根據(jù)基建檔案的歷史價值、使用價值,確定保管期限,保管期限分永久、長期和短期三種。

8、填寫歸檔說明,放在卷內(nèi)目錄之后。

9、管理性文件以三孔一線的方法裝訂,其它卷用卷盒方式保管,藍圖大于卷皮的,要進行折疊,折成一般標準文件大小,底圖可采用卷筒或平放兩種方式保管。藍圖、底圖可以不裝訂。透明底圖須用縫紉機縫圖邊。

六、基建檔案的管理

1、基建檔案要進行分類(信息分類)標引,給出檢索分類號。

2、各立檔單位應在統(tǒng)一、規(guī)范前提下,從實際出發(fā)選擇、制定適用、科學的分類(實體)排列方法。一般按建筑物的作用或?qū)I(yè)進行分類。

3、基建檔案的檔號應填寫在每卷(盒)檔案背脊上,也可以另行貼上注有檔號的標箋。

4、鑒定工作應在分管檔案工作的(院、校、所)負責人領導下,由檔案和基建部門負責人組成鑒定小組進行。

5、經(jīng)鑒定對已無保存價值的基建檔案,經(jīng)領導批準后,由檔案和基建部門派人監(jiān)銷。銷毀前應清點核對無誤后,雙方在銷毀清冊上簽字蓋印章,方可進行銷毀。

6、鑒定銷毀工作結(jié)束后,雙方應寫出鑒定總結(jié),內(nèi)容包括:鑒定銷毀小組成員名單、時間、工作簡況(含鑒定銷毀年代、范圍、數(shù)量),銷毀后檔案的保管期限、目錄的調(diào)整情況等。銷毀清冊一式三份,一份送上級部門備案,一份留基建部門存查。

7、使用基建文件材料過程中不允許隨便更改,如有更改,必須填寫變更通知單,并履行批準手續(xù)。