科技公司文件資料管理辦法
z科技公司文件資料管理辦法
本辦法對文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行了具體規(guī)定。
一、文件歸檔范圍
1、以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理:
(1)涉及公司開發(fā)、經(jīng)營、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管理體系方面的文件資料。
(2)涉及公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)建議書、投標(biāo)書、各種協(xié)議等。
(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。
2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:
(1)公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件等。
(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理辦法等。
(3)外來文件的回復(fù)文件。
(4)各部門工作中向公司領(lǐng)導(dǎo)提交的請示、報(bào)告、批件等。
3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理:
(1)各部門專業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。
(2)各部門提交的請示、報(bào)告及批示的復(fù)印件。
4、對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同技術(shù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部均留原件歸檔。
二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批。
公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批由綜合辦統(tǒng)一負(fù)責(zé),詳見文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。
三、文件編號規(guī)定
1、綜合辦對文件在收發(fā)時統(tǒng)一進(jìn)行編號、登記以便管理。
2、編號格式為:z*字[****]第y號。
*表示文件來源部門。開--技術(shù)開發(fā)部,支--技術(shù)支持部,市--市場部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質(zhì)--質(zhì)量部,企--企發(fā)部,財(cái)--財(cái)務(wù)部。
y表示文件的編號,發(fā)文按發(fā)放的順序進(jìn)行流水編號。對于發(fā)文或修改的文件,各部門按順序進(jìn)行流水編號。
[****]-表示年號,如;2022、2022。
四、文件資料的移交
各部門移交文件時,應(yīng)辦理移交手續(xù),交接均由專人負(fù)責(zé),并填寫移交文件清單,見附表。
五、規(guī)章制度、管理辦法的報(bào)批及下發(fā)
各部門制定的規(guī)章制度和管理辦法,經(jīng)征求公司各相關(guān)部門意見并通過后,填寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關(guān)部門。未獲批準(zhǔn)的,綜合辦將公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見反饋給相關(guān)部門。綜合辦保留原始批件,并做記錄。
六、文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
1、公司技術(shù)資料管理由技術(shù)質(zhì)量專人負(fù)責(zé)。
2、公司收發(fā)文件及各項(xiàng)規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負(fù)責(zé)。
3、各部門的質(zhì)量員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門文檔資料和移交相關(guān)文件資料。
七、文件保管制度
1、技術(shù)質(zhì)量部,綜合辦應(yīng)有存放資料的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔文件要進(jìn)行分類登記。
3、文檔管理員要熟悉所負(fù)責(zé)的文檔資料,了解使用者的需求。
4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。
(1)技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。
(2)文檔性資料保管期為5年。
(3)有明確規(guī)定保存期的文檔,從其規(guī)定。
5、涉及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)規(guī)范等方面的文件資料應(yīng)蓋上'受控文件'章。將已過期文件資料蓋上'作廢文件'章,報(bào)批予以銷毀。
6、嚴(yán)格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護(hù)工作。
7、文件管理人員要定時檢查文件專柜,核對件數(shù),發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I,丟失等情況,及時向公司領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。
8、根據(jù)公司的實(shí)際情況,新項(xiàng)目(例如:建議書、投標(biāo)書、合同等)要求項(xiàng)目完成后應(yīng)及時歸檔,對于項(xiàng)目周期較長的,建議各部門3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。
八、文件保密級別
文件級別分為兩級:機(jī)密和一般。
文件保密級別由文件制作部門確定,技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。
九、檔案借閱制度
1、屬于公司機(jī)密檔案的,未經(jīng)許可不得外借、外傳。
2、借閱文檔資料屬機(jī)密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報(bào)告技術(shù)質(zhì)量部及時予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴(yán)重程度及所帶來的后果,追究有關(guān)人員的責(zé)任,依據(jù)公司《獎懲條例》予以相應(yīng)的處罰。
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