第1篇 電子公文管理辦法試行

中國科學(xué)院地質(zhì)與地球物理研究所電子公文管理辦法(試行)

第一章總則

第一條

為規(guī)范我所電子公文管理，維護(hù)電子公文的真實(shí)、完整、可用和安全，根據(jù)國家和中國科學(xué)院電子公文管理的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條

本辦法中的電子公文，是指所屬各部門通過ARP公文系統(tǒng)制發(fā)的具有規(guī)范公文體例和版式的電子數(shù)據(jù)。

第三條

電子公文管理遵循電子環(huán)境下文件形成和產(chǎn)生效用的規(guī)律，堅(jiān)持“集中統(tǒng)一、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、安全可靠”的原則。

第四條

本所電子公文及其打印的正式文本具備公文效力。電子公文的制發(fā)和辦理按照《中國科學(xué)院公文處理標(biāo)準(zhǔn)》(科發(fā)辦字﹝2005﹞373號(hào))執(zhí)行。

第五條

ARP公文系統(tǒng)不得制發(fā)和辦理涉密公文。

第二章機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第六條

ARP公文系統(tǒng)由所綜合辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施工作。具體職責(zé)是：

(一)督促指導(dǎo)所屬各部門ARP公文系統(tǒng)的使用，組織開展培訓(xùn)工作，協(xié)調(diào)解決ARP公文系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題；

(二)負(fù)責(zé)所級(jí)電子公文的審核，院及院屬各單位電子公文的接收。

(三)電子印章管理。

(四)院級(jí)、所級(jí)電子公文的歸檔管理。

第七條

研究所信息網(wǎng)絡(luò)管理部門負(fù)責(zé)ARP公文系統(tǒng)的技術(shù)支撐和運(yùn)行維護(hù)。具體職責(zé)是：

(一)提供ARP公文系統(tǒng)軟件平臺(tái)的技術(shù)支持，負(fù)責(zé)ARP公文系統(tǒng)的日常運(yùn)行維護(hù)和技術(shù)保障。

(二)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、升級(jí)、遷移等操作時(shí)，應(yīng)確保電子公文內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的一致性。

第三章發(fā)文與收文辦理

第八條

發(fā)文辦理：

(一)通過ARP公文系統(tǒng)行文，行文規(guī)則及文件格式應(yīng)符合《中國科學(xué)院公文處理標(biāo)準(zhǔn)》，并按ARP公文系統(tǒng)設(shè)定的規(guī)范進(jìn)行操作。

(二)電子公文辦理流程各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)完成公文處理工作。

完成電子公文流程后，公文管理員負(fù)責(zé)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)電子印章，擬稿人審核無誤后方可發(fā)送。

（三）電子公文發(fā)送后，擬稿人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)對所發(fā)公文的接收情況進(jìn)行核查，對緊急公文應(yīng)及時(shí)與接收部門聯(lián)系，確保公文正常接收。

（四）聯(lián)合發(fā)文在主辦部門簽發(fā)后，可以紙質(zhì)件送其他單位會(huì)簽。

（五）主送部門實(shí)施ARP公文系統(tǒng)的，以ARP公文系統(tǒng)發(fā)送；主送部門沒有實(shí)施ARP公文系統(tǒng)的，以紙質(zhì)件發(fā)送。

第九條

收文辦理：

(一)公文管理員應(yīng)及時(shí)登錄ARP公文系統(tǒng)查收電子公文，每個(gè)工作日的上、下午至少查收1次。

(二)公文管理員接收電子公文后，應(yīng)核查公文的完整性和有效性，檢查無誤后方可辦理。

第十條

電子印章的使用：

(一)ARP公文系統(tǒng)中的電子印章僅用于電子公文處理。

(二)嚴(yán)格按照印章管理有關(guān)規(guī)定使用電子印章，嚴(yán)禁空打印、空發(fā)印章。

第五章應(yīng)急與安全

第十一條

應(yīng)急與安全管理：

(一)當(dāng)ARP公文系統(tǒng)出現(xiàn)故障，引起電子公文無法正常辦理時(shí)，應(yīng)及時(shí)與辦公室或網(wǎng)絡(luò)室聯(lián)系，查明原因，排除故障。

（二）0.5個(gè)工作日內(nèi)不能排除的故障，所ARP公文系統(tǒng)運(yùn)維單位（信息網(wǎng)絡(luò)部）必須及時(shí)報(bào)告辦公廳。由辦公廳視情況協(xié)調(diào)處理。

第十二條

各部門應(yīng)加強(qiáng)對ARP公文系統(tǒng)的安全管理及使用人員的安全保密教育。

(一)使用人員首次登錄系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)立即修改口令，并定期更換。因登錄口令泄露造成的后果由本人自負(fù)。

(二)當(dāng)使用人員調(diào)離或崗位發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行用戶刪除或權(quán)限調(diào)整，并辦理相關(guān)手續(xù)。

第六章歸檔

第十三條

電子公文的歸檔管理按照《中國科學(xué)院檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》(科發(fā)辦字﹝2005﹞373號(hào))執(zhí)行。

第十四條

電子公文歸檔范圍和保管期限執(zhí)行《中國科學(xué)院院屬單位文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》及《中國科學(xué)院機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》。

第十五條

歸檔要求：

(一)辦理完畢且具有保存價(jià)值的電子公文，必須適時(shí)打印紙質(zhì)件。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)件同步歸檔。

(二)打印的紙質(zhì)發(fā)文稿紙，在簽發(fā)欄中應(yīng)由簽發(fā)人簽名(或蓋簽名章)。

(三)電子公文應(yīng)及時(shí)進(jìn)行預(yù)歸檔，并參照紙質(zhì)檔案管理要求進(jìn)行分類整理后，于次年6月底之前歸檔。

(四)電子公文歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行真實(shí)、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)后，辦理移交手續(xù)。

第十六條

電子公文檔案的保管和利用執(zhí)行國家及我院相關(guān)規(guī)定。

第七章附則

第十七條

本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第十八條

本辦法自2023年12月1日起施行。

第2篇 電子政務(wù)電子公文操作管理辦法

第一條為加強(qiáng)電子政務(wù)和電子公文管理,進(jìn)一步規(guī)范電子政務(wù)和電子公文流程應(yīng)用,特制訂本辦法。

第二條電子政務(wù)用戶要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律、法規(guī),凡涉密內(nèi)容嚴(yán)禁發(fā)布。

第三條機(jī)關(guān)各部門要將電子政務(wù)設(shè)為計(jì)算機(jī)網(wǎng)頁的首頁,并堅(jiān)持每天上班后,以個(gè)人名義登錄電子政務(wù),以便隨時(shí)查看有關(guān)通知、公告。

第四條辦公室安排專門人員接收新鄉(xiāng)河務(wù)局發(fā)布的通知、公告,并將所接收到的內(nèi)容按正式文件運(yùn)轉(zhuǎn)方式運(yùn)轉(zhuǎn)。

第五條各部門要及時(shí)更新電子政務(wù)工作動(dòng)態(tài)欄目。

第六條電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)要嚴(yán)格按照收、發(fā)文流程運(yùn)轉(zhuǎn),各環(huán)節(jié)操作人員要對所經(jīng)手的公文進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),避免發(fā)生紕漏。

第七條電子公文發(fā)文流程

1、上行文流程

擬稿→部門負(fù)責(zé)人核稿→辦公室負(fù)責(zé)人把關(guān)→主管局領(lǐng)導(dǎo)審閱→局長簽發(fā)→文印室登記編號(hào)排版→辦公室秘書審核發(fā)送

2、下行文和平行文流程

擬稿→部門負(fù)責(zé)人核稿→辦公室負(fù)責(zé)人把關(guān)→主管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文印室登記編號(hào)排版→辦公室秘書審核發(fā)送。

第八條電子公文中“部門負(fù)責(zé)人”指各部門正、副職,公文一般由分管此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人審核;如果擬稿人是部門負(fù)責(zé)人,則提交給另外一名負(fù)責(zé)人審核;如果僅有一名部門負(fù)責(zé)人,且該負(fù)責(zé)人為擬稿人,則提交給本人,由其本人負(fù)責(zé)審核(這是公文流程中必須的一步)。

第九條擬稿人在送紙質(zhì)文檔交辦公室審核、局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí),要同時(shí)提交電子公文,否則,辦公室、局領(lǐng)導(dǎo)不予受理。擬稿人有協(xié)助局領(lǐng)導(dǎo)完成電子公文處理的義務(wù)和職責(zé)。

第十條部門負(fù)責(zé)人、辦公室核稿人員和局領(lǐng)導(dǎo)在對電子公文審核后,需填寫意見并保存,否則,電子政務(wù)系統(tǒng)將不記錄審核過程。

第十一條關(guān)于公文附件

附件如果是擬稿人所寫,為便于修改,要將附件直接附于正文之后,不必用“增加附件”的方式,以避免修改時(shí)的繁瑣;如附件是上級(jí)或下級(jí)來文,可點(diǎn)擊“增加附件”添加。

如擬稿人將其所擬附件作為附件添加,各環(huán)節(jié)經(jīng)手人員如需對附件進(jìn)行修改,在修改前,要首先將該附件另存到指定位置,修改后將該附件作為附件添加,不可直接在附件上修改,因?yàn)殡娮诱?wù)系統(tǒng)無法保存所修改內(nèi)容。

不可將正文作為附件添加,也不可有附件而不予添加,否者,辦公室要將該文退回?cái)M稿人。

第十二條關(guān)于公文會(huì)簽

文件如需多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽,已簽署意見的領(lǐng)導(dǎo),要點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”,向其他領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送,最后簽署意見的領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊“送秘書”,轉(zhuǎn)交給辦公室負(fù)責(zé)人。

第十三條如果發(fā)送錯(cuò)誤,在收文者尚未打開該文件之前,可將該文件收回。

第十四條電子公文收文流程

長垣秘書登記→提交辦公室主任擬辦→長垣秘書→領(lǐng)導(dǎo)1→領(lǐng)導(dǎo)2→領(lǐng)導(dǎo)3(直至全部領(lǐng)導(dǎo)閱畢)→長垣秘書→發(fā)送至辦理部門→發(fā)送至長垣秘書→結(jié)束。

第十五條局領(lǐng)導(dǎo)閱畢收文后,要將公文發(fā)送至“長垣秘書”,而不是發(fā)送給具體的辦公室人員。

第十六條各部門收文人員在收到文件后,要及時(shí)將文件存于本人計(jì)算機(jī),為公文的下一步處理做準(zhǔn)備,并將收到的文件通知本部門負(fù)責(zé)人批辦。然后將文件發(fā)送至“長垣秘書”,以便辦公室人員能夠及時(shí)將該文件發(fā)布到電子政務(wù)首頁。否則,文件將滯留本部門而無法得到發(fā)布。對不及時(shí)處理電子公文的各部門收文人員,將給予通報(bào)批評(píng),并作為工作差錯(cuò)列入本部門年終考核。

第十七條本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。