某某酒店公司資金管理制度

為規(guī)范酒店的資金運作及管理工作,根據(jù)集團相關財務管理制度之規(guī)定,結(jié)合酒店業(yè)實際經(jīng)營情況,特制定本辦法。第一章 一般規(guī)定第一條所有人員必須根據(jù)合法、完整的原始憑證,按規(guī)定粘貼、填制報銷帳單據(jù)。1、原始憑證的基本要求1)原始憑證內(nèi)容必須具備:憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證單位名稱或者填制人的姓名;經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章;接受憑證單位的名稱;經(jīng)營業(yè)務的內(nèi)容、數(shù)量、單位和金額。2)從外單位取得的原始憑證,必須符合國家票證管理辦法,并蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領導人或者其指定人員的簽名或蓋章。3)凡填有大寫或小寫金額的原始憑證,大寫與小寫必須相符。購買實物的原始憑證,必須有入庫單或驗收證明;支付款項的原始憑證,必須有收款單位的收款證明。4)一式幾聯(lián)的原始憑證,應注明各聯(lián)的用途,并且只能以一聯(lián)作為收款證明。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外)套寫。5)經(jīng)有關部門批準的經(jīng)濟業(yè)務,應當將批準的文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上注明批準部門、日期、批準人及“原件存檔”字樣;如果批準文件涉及兩項報帳內(nèi)容,可將原件附其中一份報帳單據(jù),另一份注明原件在“××報帳中”字樣。2、原始憑證粘貼的具體規(guī)定:1)在空白報銷單上將原始報帳憑證按小票在下,大票在上的要求,從右至左呈階梯狀依次粘貼;若票據(jù)較少,可直接在正式報銷單的反面粘貼(原始憑證的正面與報銷單的正面同向);若票據(jù)較多,可在多張空白報銷單上粘貼。2)將已填寫完畢的正式報銷單粘貼在已貼好的原始報銷憑證的空白報銷單上(將左面對齊粘貼)。第二條如果需報銷的原始單據(jù)遺失,除飛機票、火車票、船票、長途汽車票,在理由充分的情況下,按票價的50%報銷外,其他票據(jù)遺失一律不予報銷;特殊情況,必須報請酒店財務部負責人批準;已由銀行付款,需進行報帳核銷的原始單據(jù)遺失,須憑加蓋對方發(fā)票章(或財務章)的原始單據(jù)復印件和經(jīng)部門負責人簽字的專題說明進行核銷,同時對經(jīng)辦人予以100元的處罰。第三條對不真實、不合規(guī)定的原始憑證不予報帳;對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回,并要求按規(guī)定更正、補充;原始憑證有錯誤的,應要求出具單位或填報人重開或更正(金額只可改小,不可改大),更正處加蓋單位印章或簽章。第四條 嚴格執(zhí)行報帳期限規(guī)定,及時進行報帳。1、差旅費借支必須在返回酒店五天內(nèi)報帳,其他現(xiàn)金借支十天內(nèi)必須結(jié)清。2、領用的轉(zhuǎn)帳支票,經(jīng)辦人員必須在十天內(nèi)到財務部門辦理報帳手續(xù);直接由酒店匯往各往來單位的款項,記入經(jīng)辦人員往來帳,經(jīng)辦人員必須在付款后(或貨到,或工程完工后)一個月內(nèi)到財務部門辦理報帳手續(xù)(合同上有規(guī)定的除外)。3、凡未在規(guī)定期限內(nèi)到財務部門結(jié)清財務手續(xù)的,按起點30元,每超期一天按兩元的標準遞增予以罰款。4、費用單據(jù)超過二個月的,不予報帳。第五條嚴格執(zhí)行酒店的審批規(guī)定,所有開支必須經(jīng)部門負責人同意,酒店總經(jīng)理及財務部負責人審批后方可辦理。第六條各項費用開支,以現(xiàn)金方式支付的,必須填寫酒店(或絲寶集團)費用報銷單;第七條已取得結(jié)算憑據(jù)的報帳業(yè)務,必須填寫絲寶集團報銷單;未取得結(jié)算憑據(jù)的付款業(yè)務,應由經(jīng)辦人填寫請款單,待貨到(或工程完工)后由經(jīng)辦人取得發(fā)票,辦理入庫驗收(或工程驗收)手續(xù),填寫報銷單辦理報帳手續(xù)。第二章 資金支付的審批規(guī)定及流程第八條報帳審批規(guī)定1、各部門員工的日常費用,由部門負責人控制審核,報酒店總經(jīng)理和酒店管理公司財務經(jīng)理審批,;部門負責人的日常費用,直接由酒店總經(jīng)理和酒店管理公司財務經(jīng)理控制審批。2、車輛保養(yǎng)、改裝或維修,單項費用在3000元以內(nèi)(含3000元)的,必須以書面形式,報管理公司總經(jīng)理批準;單項費用在3000元以上的,必須逐級上報,由集團批示。3、 酒店各種辦公、印刷用品、小車過橋及汽油費用、電話費(含個人手機話費)等所需資金的支出,由酒店辦公室管理及審核,報酒店總經(jīng)理及酒店管理公司財務經(jīng)理審批。4、酒店日常經(jīng)營所需的水、電及零星工程設備維修費用,由工程部負責核實,報酒店總經(jīng)理及酒店管理公司財務經(jīng)理審批。5、酒店日常購置原材料、低值易耗品、物料用品、促銷品、宣傳品、電腦設備及耗材等用于經(jīng)營的物資,由采購部負責核實,報酒店總經(jīng)理及酒店管理公司財務經(jīng)理審批。6、酒店管理公司和酒店所有需支付的資金(除臨時處置資金外),均通過酒店管理公司財務經(jīng)理統(tǒng)籌安排。 第九條報帳審批流程1、員工因工發(fā)生的日常費用必須按規(guī)定事先報請部門負責人批準(部門負責人發(fā)生的費用,應逐級上報上級領導批準);部門負責人必須做到嚴格控制,杜絕先斬后奏的現(xiàn)象發(fā)生。2、凡涉及購買物資的部門,應預先提交申請報告,根據(jù)報帳審批權(quán)限的規(guī)定經(jīng)審批人批準后,由酒店指定的部門負責簽定合同(除零星采購以外,所有采購業(yè)務均必須簽定采購合同)、購置及報帳。3、各級審批人出差期間,對必須開支的款項可授權(quán)他人代理行使審批職責。授權(quán)書上必須詳細注明授權(quán)的范圍、期限、被授權(quán)人等主要內(nèi)容。授權(quán)書一式兩份,一份由本部門留存,另一份交財務部門存檔。第三章資金的預算管理第十條 每年元月10日前,酒店根據(jù)當年的經(jīng)營計劃,提出當年資金總需求預算方案,報集團總部審批。第十一條各酒店根據(jù)集團總部批準的資金預算方案,制定各月的資金預算計劃,每月將酒店節(jié)余資金匯總部集團使用。第十二條酒店總經(jīng)理審定各部門申報的資金需求計劃,并將總資金預算計劃分解到各需求部門。第十三條按照確定的分部門資金需求計劃,合理調(diào)度和安排資金的運用。第四章借支及請款規(guī)定第十四條現(xiàn)金借支規(guī)定1、凡酒店員工因工作需要,需申請臨時借支的,必須填寫借支單,注明借支事由,經(jīng)部門負責人核實、財務部負責人審批后辦理借支手續(xù)。2、差旅費借支必須由部門負責人根據(jù)員工出差天數(shù)及日費用標準核定;其他現(xiàn)金借支一次不得超過2000元。3、因工作性質(zhì)特殊,需借支備用金的,由借支人填寫借支單,注明“備用金”字樣,經(jīng)部門負責人批準后在財務部門辦理借支手續(xù)。4、現(xiàn)金借支,嚴格遵循“前帳不清、后帳不借”的原則。5、備用金借支,由財務部門每季度出具各部門備用金借支明細,交各部門負責人重新核定。如有工作或額度調(diào)整,應及時通知財務部門。第十五條轉(zhuǎn)帳支票借支規(guī)定1、除采購員借支外,其他部門超過2000元(含2000元)以上的開支,必須使用轉(zhuǎn)帳支票付款。2、使用轉(zhuǎn)帳支票付款,經(jīng)手人應提供準確、詳實的收款單位名稱及金額;確實不能事先提供準確收款單位名稱或金額的,由財務部門開具限額轉(zhuǎn)帳支票。3、經(jīng)手人預先領用轉(zhuǎn)帳支票的,應按規(guī)定填寫請款單,詳細注明收款單位名稱、金額(或限額)、款項用途,協(xié)議號(已簽定合同),經(jīng)部門負責人批準后在財務部門辦理借支手續(xù)。第十二條異地付款的請款規(guī)定1、原則上,異地付款一律采用電匯方式;如特殊原因需匯票付款的,必須詳細注明原因,經(jīng)財務部門負責人批準后才能辦理。如辦理的匯票需寄給往來單位,必須在辦理正式交接手續(xù)后交酒店指定郵寄員郵寄;如辦理的匯票為收款單位自帶,則財務部門必須在認真檢查、核對取票人身份證,及收款單位提供的加蓋單位公章或財務印鑒章,并指明取票人姓名的委托書(原件)后,才能辦理匯票領取手續(xù)?！拔袝奔叭∑比松矸葑C復印件由財務部門妥善保存。2、對依據(jù)合同或協(xié)議支付的款項,請款人必須嚴格依據(jù)合同或協(xié)議上填寫的收款單位名稱、帳號及開戶行填寫請款單;如果收款單位名稱、帳號或開戶行發(fā)生變動,請款人必須提供往來單位加蓋公章或財務印鑒章的變更證明原件。第五章報帳程序及報帳的具體規(guī)定第十三條費用報帳1、費用開支后,應憑報銷單辦理報帳手續(xù);有借支的,必須先清理借支。2、費用報帳時,必須由經(jīng)手人根據(jù)酒店有關制度及規(guī)定填寫報銷單,詳細注明報帳事由,并附正式原始發(fā)票,經(jīng)部門負責人批準后在財務部門辦理。3、根據(jù)合同開支的各項費用,報帳時,應詳細注明合同號。4、根據(jù)報告開支的各項費用,報帳時,應附已批示的報告原件。5、購置辦公用品、低耗品、物料、水電衛(wèi)生設施等物資必須辦理入庫手續(xù),報帳時附入庫單或直接由領用人在原始憑證上簽字證明。第十四條固定資產(chǎn)報帳1、固定資產(chǎn)(包括機器設備)購置報帳應附申購單(或批示報告)、購貨發(fā)票、入庫單或驗收報告等單據(jù);特殊行業(yè)的資產(chǎn)(如電梯、鍋爐等),必須同時附專業(yè)檢測部門出具的檢驗合格報告。2、結(jié)算在建工程完工工程款時,房產(chǎn)公司將結(jié)算依據(jù)移交給集團財務總部,由集團財務總部會同審計師事務所進行審計,并根據(jù)審核結(jié)論、工程結(jié)算發(fā)票及完工驗收單全額結(jié)算。第十五條供應商開戶及貨款結(jié)算1、供應商開戶規(guī)定1)日常計劃采購開戶規(guī)定:日常計劃采購內(nèi)容指酒店經(jīng)營所須的基礎性原材料、資產(chǎn)等。如:食品、酒水、香煙、客房用品、美容美發(fā)用品、成批的低耗品及大額的固定資產(chǎn)等。采購部按照競價篩選原則確定供應商后,須與供應商簽定供貨協(xié)議(或合同)。協(xié)議中必須注明質(zhì)保金的繳納和結(jié)算方式。協(xié)議簽定后必須由采購部指定專人及時遞交(原件一份)給財務部合同專管員,以便財務部及時錄入電腦。供應商持供貨協(xié)議書到財務部繳納質(zhì)保金,成本會計查實該供應商協(xié)議確已錄入電腦并已繳納質(zhì)保金后,方可辦理開戶手續(xù)。2)對于零星或急件采購的物品(如零星物料用品、少量補充的基礎性原材料等),金額較小,可以不簽定協(xié)議,以經(jīng)辦的采購員戶頭辦理入庫手續(xù)。2、供應商貨款結(jié)算1)個體戶供應商貨款支付的規(guī)定:凡以個人名義與酒店簽訂協(xié)議的供應商,在協(xié)議中必須詳細注明該供應商姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話和地址(一家供應商只能以一個人名義簽訂協(xié)議,不得多戶多人)。財務根據(jù)此協(xié)議中提供的資料錄入電腦,并據(jù)此開戶名稱辦理入庫手續(xù)。在支付貨款時,由協(xié)議中的供應商持本人身份證領取現(xiàn)金或支票,出納員必須與電腦資料逐一核對無誤后,方能發(fā)放。2)以單位名義開戶的供應商貨款支付的規(guī)定:凡以單位名義與酒店簽訂協(xié)議的供應商,在協(xié)議中必須詳細注明該單位全稱、開戶銀行、帳號、委托經(jīng)辦人姓名、身份證號碼以及貨款的支付方式(支票、電匯等),收款單位必須與合同單位一致,否則,必須由合同單位出具委托付款協(xié)議書,并由其法人簽字、蓋章認可。3)供應商供貨、結(jié)款應嚴格按照協(xié)議執(zhí)行,即:在辦理入庫時,以協(xié)議中的單位名稱開戶;在進行貨款支付時,由協(xié)議中的委托經(jīng)辦人持本人身份證領取支票(電匯由出納員直接按協(xié)議辦理)。如有變更,須有加蓋該供應商單位公章或財務專用章的、負責人簽名的書面變更通知,出納員方可辦理結(jié)算手續(xù)。3、所有以供應商名義辦理入庫和結(jié)算手續(xù)的貨款支付,原則上不得由酒店采購員代為結(jié)算,如有此情況,出納員有權(quán)拒絕付款。4、供應商付款方式的規(guī)定:個體戶性質(zhì)的供應商以現(xiàn)金支票或轉(zhuǎn)賬支票方式支付,其他供應商原則上要求以轉(zhuǎn)帳支票、電匯或銀行匯票方式支付。5、供應商貨款結(jié)算流程及時間的規(guī)定:供應商貨款集中按月支付,下月支付上月貨款。a、每月的18日-20日為上月貨款對帳日。供應商將上月的貨物驗收單整理,開據(jù)正規(guī)有效的發(fā)票(不得使用復印件),在采購部粘貼填寫《報帳單》,注明單據(jù)張數(shù)、貨品名稱、金額和供應商單位或姓名,由經(jīng)辦采購員簽字后,到財務部往來帳會計處對帳。財務部往來帳會計對貨款的結(jié)算金額的真實性、發(fā)票及報帳單填寫的規(guī)范性、有效性進行認真審核,不合規(guī)定者不予以辦理。b、每月的21日-23日為采購部負責辦理貨款審批手續(xù)日。由采購部指定專人將已對帳的貨款單據(jù)統(tǒng)一收取,并報采購經(jīng)理和各酒店總經(jīng)理審核簽字后,交酒店管理公司財務經(jīng)理審核。c、每月的23日-28日為財務付款結(jié)算日。酒店管理公司財務經(jīng)理將審核無誤后的貨款單據(jù)交出納。出納按貨款支付方式之規(guī)定開出支票或匯票,并通知供應商領取貨款。d、上述結(jié)算時間的規(guī)定一般不得變動,除此時間之外的對帳和結(jié)算(特殊情況除外)財務一律不予受理。第六章現(xiàn)金的日常管理第十六條現(xiàn)金管理制度1、實行備用金管理辦法。備用金(庫存現(xiàn)金)在核定的限額內(nèi)使用。酒店備用金的領用包括:出納員、收銀主管、前臺收銀員、各營業(yè)點收銀員、采購員。原則上出納員庫存現(xiàn)金不得超過一萬元;收銀主管一萬五千元;前臺收銀員一萬元以及各營業(yè)點收銀員找零用備用金伍百元;采購員備用金一萬元。2、除零星開支部分從庫存現(xiàn)金中支付外,其他一切支出必須從銀行提取,不得坐支。因特殊情況需要坐支現(xiàn)金的,需報財務部負責人批準,核定坐支范圍和限額。庫存現(xiàn)金超過限額的部分,必須當日送存銀行。3、酒店與其他單位之間的經(jīng)濟往來,除允許現(xiàn)金支付的款項外,其余必須通過銀行進行轉(zhuǎn)帳結(jié)算。4、現(xiàn)金的使用范圍如下:① 臨時員工工資(原則上要求由銀行發(fā)放);②出差人員必須隨身攜帶的差旅費;③酒店處理緊急情況時的支出;④轉(zhuǎn)帳結(jié)算起點以下的零星開支;⑤人行規(guī)定需要支付現(xiàn)金的其他支出。第十七條現(xiàn)金收支控制1、出納員與會計人員必須分工明確,出納員不得兼辦收入、費用、債權(quán)債務帳簿的登記、稽核和會計檔案保管等工作,會計人員不得兼管出納工作。2、出納人員應熟練掌握并嚴格執(zhí)行有關現(xiàn)金管理制度。根據(jù)審核無誤的收、付款憑證負責辦理現(xiàn)金和銀行存款的收付款業(yè)務;負責登記現(xiàn)金和銀行存款日記帳;清查庫存現(xiàn)金,與帳面、銀行核對,做到帳款、帳帳相符;負責保管庫存現(xiàn)金、各種有價證券、支票和法人代表、出納印章(財務專用章暫由天怡酒店財務部負責人保管)。3、嚴格現(xiàn)金收付業(yè)務的審批制度。出納員進行款項收付業(yè)務時,首先要認真審核所依據(jù)的憑證,既要審核手續(xù)是否完備,數(shù)字是否準確,還要審核其內(nèi)容的合理性和合法性。對于手續(xù)不完備、數(shù)字錯誤的憑證,要求經(jīng)辦人完善手續(xù)后方可報銷;對于不應開支的款項,應拒絕報銷;對涂改或冒領款的不法行為,應及時向財務部負責人匯報。出納人員辦理現(xiàn)金收付時,收付雙方應當面點清,并認真復核,加蓋收付戳記及出納人員簽章,以防重收、重付。4、對庫存現(xiàn)金(含各部門的備用金),財務部負責人、主管會計要實施經(jīng)常性地檢查和突擊性抽查,并填制庫存現(xiàn)金(備用金)核查情況表,說明檢查結(jié)果。對于核查出的長短款,要及時查明原因并提出處理意見。5、出納人員工作調(diào)離,必須辦理嚴格的交接手續(xù)。第七章銀行存款管理第十八條帳戶管理1、酒店在銀行開立基本帳戶和一般存款帳戶。上述帳戶只供公司業(yè)務經(jīng)營范圍內(nèi)的資金支付,不準出租、出借或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人使用。2、不得涂改和偽造結(jié)算憑證。各種結(jié)算憑證必須按要求填寫齊全,如實填明來源或用途。3、帳戶上必須留有足夠的資金保證支付,不得簽發(fā)空頭支票。第十九條支票結(jié)算管理1、現(xiàn)金支票由出納人員簽發(fā)和保管,簽發(fā)現(xiàn)金支票不得超越規(guī)定的現(xiàn)金使用范圍和限額,使用黑色墨水填寫,字跡要清晰,數(shù)額要正確,大小寫金額必須一致,不得涂改。填寫錯誤的支票必須加蓋“作廢”戳記與存根一并保存。2、酒店購買商品、原材料或享受勞務供應時,可簽發(fā)轉(zhuǎn)帳支票,直接交給收款單位,然后由收款單位持向自己的開戶銀行,辦理轉(zhuǎn)帳結(jié)算(詳見供應商貨款結(jié)算程序)。3、支票一律采取記名式,簽發(fā)支票要注明接受單位名稱或個人姓名。4、不準簽發(fā)空頭支票和遠期支票,嚴格執(zhí)行支票的有效期限。5、原則上不準攜帶蓋好印鑒的空白支票出外采購,不準將支票給銷貨單位代為簽發(fā)。如果確需攜帶蓋好印鑒的空白支票時,一定要填好簽發(fā)日期、收款單位名稱和最高結(jié)算限額,并要督促經(jīng)辦人及時報銷。6、支票遺失或被盜時,需及時向領導匯報,并立即到銀行辦理掛失手續(xù)。第八章員工薪金儲蓄卡管理辦法第二十條酒店規(guī)定,所有在職員工薪金統(tǒng)一通過銀行儲蓄卡(以下簡稱工資卡)發(fā)放。酒店新員工工資卡的建立,由人事部提前一個星期將新員工的詳細資料(如姓名、性別、身份證號碼)報財務部出納員到銀行辦理工資卡。第二十一條新員工的工資卡辦好后,財務部出納員通知各部門員工領取。發(fā)放時由財務部出納員和人事部工資管理員共同核實發(fā)放給員工本人。第二十二條對因部門經(jīng)理保管不當形成工資卡遺失,從而造成經(jīng)濟損失的,由責任人全額承擔。第二十三條如員工本人不慎將工資卡遺失,應由其本人及時到銀行辦理掛失手續(xù)并通知財務部,同時由員工本人在銀行辦理新的工資卡,將新辦的卡號通知人事部,以便人事部進行新舊卡號的更換。如因員工本人遺失又未及時通知人事部,造成的經(jīng)濟損失由員工本人承擔。第二十四條本制度自頒布之日起試行。**酒店管理公司二00五年