第1篇 項目檔案信息管理制度

1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術(shù)員兼任，負(fù)責(zé)工程檔案、信息的收集和整理工作。

2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。

3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。

4檔案信息員負(fù)責(zé)做好對內(nèi)信息傳達工作，并將內(nèi)部反饋意見及時上達。

5檔案信息員負(fù)責(zé)做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質(zhì)量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。

6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。

第2篇 某項目安全生產(chǎn)資料檔案管理制度

項目安全生產(chǎn)資料(檔案)管理制度

1、建立安全生產(chǎn)資料檔案室,指定專人負(fù)責(zé)管理。

2、項目經(jīng)理部安排一或兩人(資料員、安全員)負(fù)責(zé)記錄、整理、收集安全生產(chǎn)資料,建立檔案。

3、項目經(jīng)理要經(jīng)常檢查了解指導(dǎo)資料整理建檔工作。

第3篇 房地產(chǎn)新項目部檔案管理制度

房地產(chǎn)新項目部檔案管理制度

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作,參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

一、歸檔范圍

主要為工程和設(shè)備檔案資料

1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應(yīng)商(服務(wù))單位的報價資質(zhì)資料、報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調(diào)研報告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀(jì)要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

2、設(shè)備檔案是鑒定評價(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料,是為保障(儀器)設(shè)備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢

3、驗單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標(biāo)準(zhǔn)、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設(shè)備儀器維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。

二、檔案保密制度

1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。

2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。

4、對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案,列出銷毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。

三、檔案工作人員崗位職責(zé)

1、熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵紀(jì)守法,勤奮學(xué)習(xí),具備檔案專業(yè)知識。

2、負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務(wù)。

3、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進館的檔案。

4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

四、檔案管理制度

1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

2、檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放,不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便

3、做好檔案柜內(nèi)'六防'(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

4、對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。

5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件,儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機使用。

6、檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄。

五、檔案安全制度

1、嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負(fù)責(zé),鑰匙應(yīng)妥善保管,如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

2、每次長假前應(yīng)對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。

六、檔案資料查閱利用制度

1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。

2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進行。

3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應(yīng)填交接單方可交付。

4、查閱檔案時,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項工作服務(wù)。

七、檔案的收集

1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時登記。

2、工程檔案資料按項目收集檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。

3、設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

4、應(yīng)妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

5、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

6、項目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

7、本公司購置的設(shè)備儀器的隨機全套資料,由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全,及時移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。

第4篇 某地產(chǎn)項目招商檔案制度

地產(chǎn)項目招商檔案制度

1.建立時間:在項目籌建時即定立檔案檔案。

2.負(fù)責(zé)人:由項目負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理進行相應(yīng)的管理;

3.項目檔案內(nèi)容:

4.項目小組名單;

5.項目的策劃報告;項目階段調(diào)整策劃思路報告;

6.招商計劃及實施績效情況;

7.招商工具: 項目銷控表、租金窗口表、客戶登記表等

8.項目階段小結(jié)和每日工作情況總結(jié);

9.商家反饋情況記載

第5篇 投資項目檔案管理規(guī)定制度

投資項目檔案管理規(guī)定

為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。

第一條“投資項目”是指:

(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;

(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。

第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營

性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類

投資項目文件資料的管理。

第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項

目本身作為目:

(一)全資投資項目類;

(二)合資合作投資項目類;

(三)內(nèi)地投資項目類;

(四)境外投資項目類。

第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:

(一)新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;

(二)給政府的請求報告和政府批文;

(三)企業(yè)章程和董事會決議;

(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);

(五)資信證明或資金來源證明;

(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(七)項目實際投資金額證明材料;

(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。

第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:

(一)新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;

(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;

(三)給政府的申請報告和政府批文;

(四)合資企業(yè)合同書;

(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;

(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;

(七)合資各方資信證明或資金來源證明;

(八)各方(中方)主管單位意見;

(九)合資各方委派的董事名單;

(十)進口設(shè)備、辦公用品清單;

(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;

(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(十三)項目實際投資金額證明材料;

(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。

第六條內(nèi)地投資項目包括的必要文件是:

(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;

(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;

(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;

(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;

(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;

(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;

(七)會計師事務(wù)所的驗資報告;

(八)當(dāng)年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;

(九)銀行開具的資信證明;

(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;

(十一)政府主管部門批文;

(十二)工商局批文;

(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?

(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?

(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

(十六)項目實際投資金額證明材料;

(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。

第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:

(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;

(二)可行性研究報告;

(三)海外公司合同、章程;

(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;

(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;

(六)外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來源的書面審查材料;

(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;

(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;

(十)項目實際投資金額證明材料;

第八條項目檔案的收集和保管

(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其

工作

,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理

辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;

(二)各項目負(fù)責(zé)人將項目文件交給建檔員時,建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱

、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;

(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進行編號、歸檔;

(四)項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。

第九條項目檔案的查閱

(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或

借用手續(xù);

(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委

會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;

(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后

,方

能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查

閱理由;

(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時,必須經(jīng)

執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;

(五)查閱人違反借閱規(guī)定時,建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。

第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職

,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。

第十一條由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續(xù)

,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第6篇 物業(yè)公司項目檔案管理制度

物業(yè)公司及項目檔案管理制度

●檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。

3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。

6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時效,過時收回。

7、員工應(yīng)具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。

8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

●小區(qū)檔案資料

1、小區(qū)驗收檔案:

1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

3)小區(qū)機電設(shè)備保養(yǎng)合約。

4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄。

5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

6)單元驗收及移交記錄。

2、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

3、住戶資料:

1)小區(qū)住戶入伙資料。

2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。

4、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。

2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

3)小區(qū)各項管理分包合約。

5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

2)各類設(shè)施設(shè)備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:

1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。

4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。

7、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔。

2)小區(qū)管理費收繳情況。

3)公司管理費財務(wù)報告。

4)會議記錄。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄。

●檔案資料的管理要求

1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９堋Υ娣椒ā?/p>

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。

3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。

4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。

5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。

6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補,損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

第7篇 中建集團項目建設(shè)檔案管理制度

zz集團公司項目建設(shè)檔案管理制度

第一章 總 則

第一條為加強集團公司建設(shè)項目檔案管理工作,保證建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,制定本管理制度。

第二條本規(guī)定適用于集團公司及所屬企業(yè)項目建設(shè)與使用全過程中的檔案管理工作。

第三條項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

第二章 項目檔案管理職責(zé)

第四條集團公司成立項目檔案工作管理機構(gòu),配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。落實項目檔案工作所需經(jīng)費;堅持“四同時”管理,即下達項目任務(wù)的同時下達歸檔要求,檢查工程進度的同時檢查文件形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,上報項目評優(yōu)和有關(guān)人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。

第五條項目檔案工作管理機構(gòu)和人員的主要職責(zé):

(一) 建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度;

(二) 收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行,維護項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);

(三) 對勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監(jiān)督指導(dǎo);

(四) 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,參加檔案專業(yè)培訓(xùn),具有專業(yè)技術(shù)技能。

第六條項目勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求,完成各自職責(zé)范圍與合同規(guī)定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。

第三章 項目檔案的管理

第七條集團公司與各承包單位簽訂的項目承包合同,應(yīng)按照檔案管理有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

第八條實行總承包的項目,各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項目全部檔案資料,并提交集團企業(yè);分別向幾個單位發(fā)包的項目,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由集團企業(yè)或由集團企業(yè)委托一個承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項目全部檔案資料。

第九條歸檔的項目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。

第十條集團企業(yè)應(yīng)采取拍照、錄像等方式,將項目開發(fā)建設(shè)前后的新舊面貌和開發(fā)建設(shè)過程進行記錄,制作、形成音像檔案,及時歸檔保存。

第十一條存放項目檔案的庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。

第十二條集團公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實落實相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度,確保其真實、完整和有效。

第四章 項目檔案的登記和驗收

第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續(xù)建、收尾和竣工試生產(chǎn)的建設(shè)項目,應(yīng)及時做好檔案登記工作。

第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的建設(shè)項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十五條申請項目檔案驗收應(yīng)具備下列條件:

(一)項目主體工程和輔助設(shè)施已按照設(shè)計建成,能滿足生產(chǎn)或使用的需要;

(二)項目試運行指標(biāo)考核合格或者達到設(shè)計能力;

(三)完成了項目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第十六條項目檔案驗收前,由集團企業(yè)組織項目勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員進行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內(nèi)容包括:

(一)項目建設(shè)及項目檔案管理概況;

(二)保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施;

(三)項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況;

(四)檔案在項目建設(shè)、管理、試運行中的作用;

(五)存在的問題及解決措施。

第十七條凡檔案驗收不合格的建設(shè)項目,應(yīng)限期于項目整體竣工驗收前對存在的問題進行整改,并負(fù)責(zé)復(fù)查工作。造成檔案損失的,應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。

第五章 項目檔案的移交

第十八條項目整體竣工驗收后三個月內(nèi),建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù),明確移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量等,并有完備的清點、簽字等交接手續(xù);建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。

第六章 附 則

第十九條本制度由集團公司負(fù)責(zé)解釋。

第二十條本制度自下發(fā)之日起施行。

第8篇 項目工程技術(shù)檔案制度9

項目工程技術(shù)檔案制度(九)

1、工程技術(shù)資料是為建筑施工提供指導(dǎo)和施工質(zhì)量、管理情況進行記載的技術(shù)文件。也是竣工后予存查或移交建設(shè)單位作為技術(shù)檔案的原始憑證。

2、單位工程必須從工程準(zhǔn)備開始,就建立工程技術(shù)檔案,匯集整理有關(guān)資料,并貫穿于施工的全過程,直到交工驗收后結(jié)束。

3、凡列入工程技術(shù)檔案的技術(shù)文件、資料,都必須經(jīng)各級技術(shù)負(fù)責(zé)人正式審定。所有資料、文件都必須如實反映情況,要求記載真實、準(zhǔn)確、及時、內(nèi)容齊全、完整、整理系統(tǒng)化、表格化、字跡工整,并分類裝訂成冊。嚴(yán)禁擅自修改、偽造和事后補作。

4、工程技術(shù)檔案內(nèi)容分類

4.1是為了構(gòu)建筑物的合理使用、維修、改建、擴建的參考文件;在工程教工時隨從其它交工資料一并提交建設(shè)單位保存(稱為交工技術(shù)資料)。

4.2是為了系統(tǒng)地積累施工經(jīng)驗的經(jīng)濟技術(shù)資料,并由施工單位保存(稱為施工技術(shù)資料)。

5、工程技術(shù)檔案是永久性保存文件,必須嚴(yán)格管理,不得遺失、損壞,人員調(diào)動必須辦理移交手續(xù)。由施工單位保存的工程檔案資料,一般工程在交工后統(tǒng)一交項目部資料員保管,重要工程及新工藝、新技術(shù)等由技術(shù)科資料室保存;并根據(jù)工程的性質(zhì)確定保存期限。

6、各種技術(shù)資料檢查評分標(biāo)準(zhǔn)按現(xiàn)行全優(yōu)工程檢查記錄執(zhí)行。資料檢查直營公司每季度各項目部檢查一次。

7、各種資料由施工技術(shù)隊長收集并初步整理,臨交工之前將資料交技術(shù)科統(tǒng)一整理,資料一般應(yīng)一式兩份。

第9篇 建設(shè)項目監(jiān)理資料檔案管理制度

建設(shè)項目監(jiān)理資料及檔案管理制度

一、監(jiān)理文件的管理

1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理;

2、監(jiān)理文件的分級管理是指文件形成的過程中,按職責(zé)權(quán)限進行編制、審查和簽發(fā);

3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發(fā)送、傳遞和保管。

二、監(jiān)理項目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級管理

1、監(jiān)理項目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導(dǎo)文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實施細(xì)則由有關(guān)人員編制后總監(jiān)審定,作為ⅰ級文件;'監(jiān)理規(guī)劃'作為公司文件經(jīng)公司批準(zhǔn)后,作為ⅰ級文件管理;

2、監(jiān)理項目部向業(yè)主提交的重要報告:總結(jié)、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀(jì)要、工程暫停令、嚴(yán)懲工期審批、索賠簽證、質(zhì)量和安全事故報告,由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)審批簽發(fā),作為ⅱ級文件。

3、監(jiān)理項目部所發(fā)正式函件由有關(guān)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)理工程師簽發(fā),作為ⅲ級文件。

4、監(jiān)理項目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制,交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā),作為ⅳ級文件。

5、監(jiān)理統(tǒng)計表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為ⅴ級文件。

三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類

1、按專業(yè)分類,分為以下11類:鍋爐、汽機、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學(xué)、給排水、技經(jīng)及綜合等。

2、文件性質(zhì)分類:

綜合管理:監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項目部的重要報告、總結(jié)、月報。對施工組織設(shè)計,施工單位的作業(yè)指導(dǎo)書等綜合性施工作業(yè)指導(dǎo)文件進行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單;

質(zhì)量管理:對施工質(zhì)量、設(shè)備質(zhì)量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關(guān)質(zhì)量控制文件;

進度管理:對開工報告的審核意見,有關(guān)開工、停工、復(fù)工令的監(jiān)理項目部有關(guān)進度控制文件;

投資管理:對施工單位的工程變更和材料代用及設(shè)計單位的設(shè)計變更所引起的費用變更的答復(fù)所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關(guān)投資控制的文件;

安全文明控制:對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監(jiān)督文件;

合同管理:對合同執(zhí)行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。

四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理

1、來自建設(shè)單位的工程文件:

建設(shè)單位的正式公文,可作為業(yè)主來函(包括上級審批文件)建檔管理;

建設(shè)單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理:

--建設(shè)單位所編制的會議紀(jì)要;

--建設(shè)單位和第三方所簽訂的合同文件;

--建設(shè)單位有關(guān)建設(shè)項目報建文件;

--建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)備文件;

--建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)計文件;

--質(zhì)量監(jiān)督站文件;

--建設(shè)單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單;

--施工現(xiàn)場建設(shè)管理制度。

2、來自設(shè)計單位的文件,可按如下分類管理:

初步設(shè)計文件及概算書;

主/輔機設(shè)備技術(shù)規(guī)范書;

施工圖設(shè)計文件;

施工圖預(yù)算;

設(shè)計變更;

設(shè)計聯(lián)絡(luò)會資料。

3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:

施工依據(jù)文件和技術(shù)文件(施工組織設(shè)計及作業(yè)指導(dǎo)書);

開工報批文件;

要求變更施工設(shè)計或材料代用的文件和聯(lián)系單;

質(zhì)量保證資料;

要求變更施工進度的文件和聯(lián)系單;

要求增加費用或要求索賠的文件和憑證;

關(guān)于施工質(zhì)量方面的文件或聯(lián)系單;

關(guān)于設(shè)備質(zhì)量和開箱驗收的文件和聯(lián)系單;

工程調(diào)試文件;

施工質(zhì)量驗評資料及安裝調(diào)試記錄;

制造廠家的變更、答復(fù)、提供資料、方案等;

承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據(jù);

各承包單位的正式來函做專檔管理;

事故處理及不合格項處理;

施工總結(jié)及技術(shù)總結(jié)。

五、文件的傳送

1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負(fù)責(zé);

2、監(jiān)理文件發(fā)出前應(yīng)按32條的規(guī)定,由審批人簽字后發(fā)出;

3、收入文件應(yīng)交總監(jiān)批閱,按批閱意見交有關(guān)負(fù)責(zé)人處理;

4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報表應(yīng)按報表規(guī)定的審簽權(quán)限審批;

5、承包單位的報表審查,按36條規(guī)定的審簽權(quán)限分別遞送審查;

6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表

六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批

對施工單位報審表的審批:

1、'工程開工/復(fù)工報審表'(a1、a6)由總監(jiān)理工程師審批;

2、'施工組織設(shè)計(方案)報審表'(a3.1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn);

3、'分包單位資格報審表'(a3.4)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn);

4、'工序報驗申請表'(a3.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn);

5、'工程款支付申請表'(a4.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫'工程款支付證書'由總監(jiān)簽發(fā);

6、'延長工期報審表'(a2.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽發(fā);

7、'費用索賠申請表'(a4.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫'費用索賠審批表'由總監(jiān)簽發(fā);

8、'工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表'(a3.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師批準(zhǔn);

9、'工程竣工報驗單'(a7)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽證;

10、'工程變更單'(a9)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準(zhǔn);

11、'監(jiān)理工程師通知單'(b2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā);

12、'工程暫停令'(b1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準(zhǔn)。

七、文件編號

1、文件的分類表示:

文件資料歸檔都應(yīng)按不同類別進行標(biāo)識。

文件資料的分類標(biāo)識如圖3-1所示。

2、文件編號

'監(jiān)理現(xiàn)場用表'按如下編號:

*

* -------- 年月---------**

后兩位數(shù)字 流水號(二位以上)

表式

3、文件簽字加蓋印章

在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時,編制人及審核人均應(yīng)由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發(fā)送。

八、監(jiān)理統(tǒng)計用表及監(jiān)理臺帳

監(jiān)理統(tǒng)計用表是監(jiān)理項目部內(nèi)部的管理用表,作為監(jiān)理人員的工作臺帳,由監(jiān)理項目部自存,不向外發(fā)送,主要有:

1、項目監(jiān)理作業(yè)大事記;

2、設(shè)計變更工程聯(lián)系單匯總登記表;

3、單位工程形象進度一覽表;

4、施工質(zhì)量驗評統(tǒng)計表;

5、設(shè)備缺陷匯總表;

6、監(jiān)理作業(yè)信息月報;

7、承建單位月進度款支付臺帳。

九、監(jiān)理文件的移交和歸檔

1、監(jiān)理文件的移交

安裝工程結(jié)束后,施工文件向建設(shè)單位進行移交的同時,監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設(shè)單位進行移交,移交監(jiān)理文件的目次要求和建設(shè)單位協(xié)商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規(guī)定移交。

表3-3

序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別

1監(jiān)理規(guī)劃

(含修改內(nèi)容)ⅰ11工程暫停令ⅱ

2分包單位資格審查資料ⅵ12延長工期報審及審批資料ⅵ

3設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單ⅵ

4設(shè)計變更資料

(審查單)ⅳ14施工備忘錄

5工程變更資料

(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ

6施工指導(dǎo)文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結(jié)算資料ⅱ

7施工測量放線資料

(審查單)ⅳ17

索賠資料簽證單ⅱ

8工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備質(zhì)量檢查及抽查試驗資料ⅳ18施工質(zhì)量ⅱ

19監(jiān)理月報ⅱ

9隱蔽工程驗收資料

(驗收單)ⅳ20監(jiān)理工作總結(jié)ⅱ

10整改通知單ⅳ21會議紀(jì)要ⅱ

2、監(jiān)理文件的歸檔

監(jiān)理項目部撤離現(xiàn)場后,應(yīng)將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。

監(jiān)理項目部在撤離現(xiàn)場后,對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應(yīng)想本公司歸檔。

監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 工程審批文件

第二卷 工程合同/協(xié)議文件

第三卷 工程報建資料及開工審批文件

第四卷 工程設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)資料

第五卷 工程設(shè)計圖紙資料

監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 監(jiān)理合同文件

第二卷 監(jiān)理部質(zhì)量體系文件

第三卷 監(jiān)理內(nèi)部管理制度

第四卷 監(jiān)理部來往公文函件

第五卷 監(jiān)理月報/簡報

第六卷 監(jiān)理總結(jié)報告

第七卷 監(jiān)理會議紀(jì)要

第八卷 監(jiān)理部質(zhì)量控制過程文件

第九卷 監(jiān)理部進度控制過程文件

第十卷 監(jiān)理部投資控制過程文件

第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件

第十二卷 工程索賠文件

對承包單位資料的歸檔,按如下案卷:

第一卷 施工組織設(shè)計

第二卷 施工作業(yè)指導(dǎo)書

第三卷 安全技術(shù)措施文件

第四卷 調(diào)試及試運行文件

第五卷 工程達標(biāo)驗收文件

第10篇 項目物業(yè)管理檔案管理制度7

項目物業(yè)管理檔案管理制度(七)

一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:

1.項目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。

2.有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動用。

3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7.因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認(rèn),如有違反的做泄密處理。

8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。

9.物業(yè)檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

第11篇 工程項目技術(shù)檔案管理制度十

工程項目技術(shù)檔案管理制度(十)

1、項目設(shè)兼職資料員,負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項目的收文、發(fā)文登記。

2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管;長期保存的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關(guān)規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

4、檔案、資料要保持整潔,不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

5、存檔資料必須為原件。

6、涉及到經(jīng)濟方面的設(shè)計變更其它形式的文件,必須向經(jīng)營部門提供一份原件進行保存。

7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。

8、不得私自借閱或讓他人隨意查看,不得隨意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

9、對已歸檔的文件借閱時,必須辦借閱手續(xù),限期歸還。如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù)。

10、作廢文件不統(tǒng)一收回,但應(yīng)在替換文件里指明,或以通知形式告知文件持有者。

11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時,應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

12、工程竣工驗收后,項目應(yīng)及時將工程交工資料整理、匯總,交由武漢項目工程部歸檔。

第12篇 房地產(chǎn)集團公司項目檔案管理制度

房地產(chǎn)集團有限公司項目檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為充分發(fā)揮* 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設(shè)、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實際,特制定本制度。

第二條 項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負(fù)責(zé)項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章 檔案的分類

第五條建設(shè)工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復(fù);

2、可行性研究報告及批復(fù);

3、項目評估意見;

4、環(huán)境影響報告書(表);

5、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書;

6、選址意見書。

(二)基礎(chǔ)、設(shè)計、施工前準(zhǔn)備資料

1、基礎(chǔ)資料

(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料。

2、設(shè)計文件

(1)初步設(shè)計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計;

(2)技術(shù)設(shè)計:建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計算書、材料表等;

(3)施工設(shè)計:施工圖、施工說明、設(shè)計計算書、施工預(yù)算;

(4)經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報告、施工圖審查批準(zhǔn)書。

3、施工準(zhǔn)備資料

(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補償安置協(xié)議書;

(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;

(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項目參加單位(設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。

第六條 施工技術(shù)文件資料

(一)開工報告,停工、復(fù)工報告;

(二)施工組織設(shè)計、施工方案;

(三)圖紙會審紀(jì)要;

(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;

(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎(chǔ)、主體中間驗收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術(shù)復(fù)核記錄;

(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗報告;

(十四)構(gòu)件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗、運行調(diào)試記錄;

(十七)工程變更設(shè)計聯(lián)系單;

(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評定表;

(二十三)分項、分部工程質(zhì)量評定表;

(二十四)竣工報告;

(二十五)交工驗收材料;

(二十六)設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運行記錄;

(二十八)工程竣工驗收會議紀(jì)要、備案表;

(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報告;

(三十)工程質(zhì)量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;

2、各類電氣專業(yè)圖;

3、電信專業(yè)圖;

4、煤氣專業(yè)圖;

5、各類給、排水工程專業(yè)圖;

6、供熱、冷專業(yè)圖;

7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點詳圖;

3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;

4、各種管線特征點圖;

5、管網(wǎng)綜合圖。

第八條 竣工測量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測量(地形、地下管線)技術(shù)資料;

2、竣工測量施測方案;

3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析;,

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

(二)控制資料

1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄;

3、水準(zhǔn)觀測手簿;

4、平面、立面求算值的計算書;

5、控制點分布略圖、成果表。

(三)地形測量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖

;

2、圖根點及碎部座標(biāo)的觀測手簿及成果計算書。

第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(施工方案)報審表;

(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;

(四)工程延期、費用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報告;

(六)工程移交證書。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章 檔案的收集和歸檔

第十一條 在項目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時,應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門進行重新制作:

(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。

第四章 檔案的組卷和移交

第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。

第二十一條 項目技術(shù)文件資料要按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷。

第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

第二十五條 項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條 移交項目檔案時應(yīng)如實填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。

第五章 附則

第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。