第1篇 資料檔案管理制度
一、為加強(qiáng)本公司資料、檔案工作,特制定本制度。
二、公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理公司的資料、檔案工作。
三、公司各部門(mén)應(yīng)指定專(兼)職人員負(fù)責(zé)管理,收集本部門(mén)的文件、資料,并保持相對(duì)穩(wěn)定,專(兼)職人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
四、資料歸檔范圍
1、上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
2、本公司正式發(fā)文及與有關(guān)部門(mén)來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)部門(mén)的批復(fù)。
4、反映本公司主要活動(dòng)的各種計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)道。
5、本公司與外單位簽訂的各種合同,協(xié)議等文件資料。
6、本公司所完成的工程任務(wù)的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、合同書(shū)、責(zé)任狀、工程設(shè)計(jì)、工程量清單、變更請(qǐng)示及批復(fù)、質(zhì)檢驗(yàn)收及竣工報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書(shū)等,以及工程有關(guān)剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
7、本公司所購(gòu)機(jī)械設(shè)備、財(cái)產(chǎn)清單、說(shuō)明書(shū)、履歷等。
8、本公司關(guān)于管理者任免文件及員工獎(jiǎng)勵(lì)處分材料。
9、本公司員工勞務(wù)合同、考勤管理、工資、福利等方面的材料。
10、本公司股東會(huì)、董事會(huì)有關(guān)決議及會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄。
五、各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度,對(duì)處理完畢或批復(fù)的文件材料,統(tǒng)一交由專 (兼)職經(jīng)辦人員集中保管。
六、各部門(mén)除應(yīng)平時(shí)及時(shí)將文件、資料交公司辦公室外,最遲于每年三月底前將上年的所有文件、資料、移交公司辦公室。
七、公司辦公室與各部門(mén)的文件、資料、移送、接交應(yīng)辦理有關(guān)手續(xù),明確責(zé)任。
八、公司檔案室應(yīng)按有關(guān)統(tǒng)一立卷歸檔規(guī)范要求,按年、部門(mén)、內(nèi)容分類進(jìn)行整理歸檔,保持文件、材料的齊全完整和隨時(shí)可查性。
九、公司檔案室的文件、材料要注意安全和保密,未經(jīng)公司董事長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)翻看、抄錄、復(fù)印、帶走,確因工作需要,經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的要有詳細(xì)登記,并辦理有關(guān)手續(xù)。
十、多余重復(fù)過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件、材料,檔案室要定期(按年)清理
造冊(cè),并經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,在公司經(jīng)營(yíng)部最少二人的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
第2篇 檔案資料管理制度
（一）試驗(yàn)室內(nèi)業(yè)資料包括試驗(yàn)檢測(cè)資料、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)技術(shù)圖書(shū)、文件及儀器設(shè)備檔案等；各級(jí)試驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)有專人管理。
（二）檔案資料應(yīng)指定專人管理試驗(yàn)檢測(cè)資料，試驗(yàn)檢測(cè)資料應(yīng)及時(shí)收集、整理，按不同試驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目分別編號(hào)、放置；檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄，資料按卷內(nèi)目錄有序放置；無(wú)關(guān)人員不得隨便查閱，需要借閱時(shí)，應(yīng)經(jīng)試驗(yàn)室主任批準(zhǔn)，管理人員應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，借閱后要及時(shí)收回，以免丟失。
（三）標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)圖書(shū)應(yīng)實(shí)行登記造冊(cè)，分別編制目錄，供查找方便；及時(shí)掌握新標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范變更情況，適時(shí)收集補(bǔ)充，不得采用作廢標(biāo)準(zhǔn)。
（四）文件應(yīng)按內(nèi)部、外部進(jìn)行登記分類保管，內(nèi)部文件較多時(shí)，可再分為上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)進(jìn)行管理，年底按文件檔案管理要求歸檔。
第3篇 物業(yè)管理處站檔案資料管理制度
項(xiàng)目物業(yè)管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業(yè)管理軟件和保證管理服務(wù)工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。因此,為規(guī)范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規(guī)定。
一、指定一兼職資料員負(fù)責(zé)公司文檔的全面管理,負(fù)責(zé)管理處/站所有文件(上級(jí)文件、通知、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告等)和資料(技術(shù)資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對(duì)來(lái)文發(fā)文進(jìn)行登記,及時(shí)合理歸檔,歸檔時(shí)按資料分類方法進(jìn)行分類,以便查閱,對(duì)于可進(jìn)入電腦的資料及時(shí)輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接登記手續(xù)。
四、任何人員借閱相關(guān)文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機(jī)密文件,要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室;員工個(gè)人檔案屬秘密材料,他人無(wú)權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過(guò)目。
六、對(duì)于產(chǎn)權(quán)人及用戶的相關(guān)資料,對(duì)管理相關(guān)的人員可查閱,不得給其他無(wú)關(guān)人員。
七、經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清理、核對(duì),時(shí)間長(zhǎng)的文件資料應(yīng)分類裝訂成冊(cè),以備查閱;已失去保存價(jià)值的檔案根據(jù)上級(jí)檔案部門(mén)規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀;對(duì)受損、變質(zhì)檔案,及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作,以確保文檔完整。
第4篇 市檔案館工程項(xiàng)目資料管理制度
市檔案館工程項(xiàng)目資料管理制度
為加強(qiáng)本項(xiàng)目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作,保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗(yàn)收的順利進(jìn)行,根據(jù)《××市建設(shè)工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》,及公司有關(guān)文件資料檔案工作的有關(guān)規(guī)定,特制定本辦法。望項(xiàng)目各有關(guān)人員密切配合,共同遵照?qǐng)?zhí)行。
一、工程技術(shù)資料填寫(xiě)的要求
1、相關(guān)文件
《建筑工程竣工驗(yàn)收統(tǒng)一用表填表說(shuō)明》(××市檔案館)
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-2001)
2、資料填寫(xiě)內(nèi)容必須真實(shí)可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料的形成與工程形象進(jìn)度同步。資料所記載的內(nèi)容必須與實(shí)際圖物相符,并按規(guī)定已通過(guò)了一定的審批、檢查、驗(yàn)收程序,負(fù)有責(zé)任的各方在資料指定位置上簽署意見(jiàn),簽名或蓋章并注明時(shí)間。
3、作為工程檔案,必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě),要求字體端正、清晰易辨、嚴(yán)禁涂改。
二、主要工程技術(shù)資料填寫(xiě)要求及責(zé)任人
1、工程基線復(fù)核單、單位工程座標(biāo)定位測(cè)量記錄、垂直度觀測(cè)記錄、建筑物沉降觀測(cè)記錄,由測(cè)量人員按單位工程分層數(shù)填寫(xiě),交項(xiàng)目總工核定。要求所填數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤,所繪簡(jiǎn)圖上各測(cè)點(diǎn)應(yīng)編號(hào),表中應(yīng)有測(cè)量者、校核者簽名。由測(cè)量員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫(xiě),令工長(zhǎng)限期整改,復(fù)檢無(wú)誤后,將結(jié)果記錄在上。由質(zhì)量員、安全員交項(xiàng)目資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗(yàn)收記錄,由負(fù)責(zé)所辦隱蔽工程內(nèi)容的工長(zhǎng)在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應(yīng)有施工部位及隱蔽項(xiàng)目,重點(diǎn)寫(xiě)出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況,必要時(shí)繪出簡(jiǎn)圖。并須報(bào)質(zhì)檢員驗(yàn)收簽字、經(jīng)項(xiàng)目自檢合格后,由各相關(guān)工長(zhǎng)向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報(bào)及所有簽字蓋章完畢后交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄,由各主管工長(zhǎng)負(fù)責(zé)填寫(xiě),要求填寫(xiě)規(guī)范,簽字蓋章齊全,由各主管工長(zhǎng)向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報(bào)及所有簽字蓋章完畢后交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項(xiàng)工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底卡,由負(fù)責(zé)施工的工長(zhǎng)填寫(xiě)。主要是對(duì)施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對(duì)新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會(huì)審提出的有關(guān)問(wèn)題,解決方法等進(jìn)行詳細(xì)且有針對(duì)性的技術(shù)交底,填寫(xiě)要具體,交接手續(xù)應(yīng)及時(shí)且要齊全,所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊(duì)書(shū)面指定的各班組長(zhǎng))的簽名及交接時(shí)間,以明確責(zé)任,班組所有人員必須逐一簽字,不得找人代簽。本交底一式四份,交項(xiàng)目資料員二份。
6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢記錄,由工長(zhǎng)及班組長(zhǎng)負(fù)責(zé)填寫(xiě),并有交接雙方及有關(guān)檢查人員簽字,質(zhì)量檢查評(píng)語(yǔ),并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字核實(shí),由質(zhì)檢員交項(xiàng)目資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證:主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄桿)、涂料等材料,由負(fù)責(zé)提供材料的供應(yīng)商隨進(jìn)場(chǎng)材料同時(shí)供應(yīng),由項(xiàng)目材料員負(fù)責(zé)收集。一般應(yīng)提供一式二份原件,若提供復(fù)印件或抄件,必須注明原件存放處并加蓋供應(yīng)商公章,項(xiàng)目材料員必須在材質(zhì)或檢查報(bào)告上加蓋材料方章,注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進(jìn)場(chǎng)數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容,資料內(nèi)容必須齊全。由材料員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗(yàn)報(bào)告,砼、砂漿試塊強(qiáng)度報(bào)告(包括同條件養(yǎng)護(hù)試塊及拆模強(qiáng)度試塊強(qiáng)度報(bào)告),砂漿、砼配合比設(shè)計(jì)報(bào)告,水泥、砂石檢驗(yàn)報(bào)告及其它材料復(fù)檢報(bào)告均由試驗(yàn)員提供,各施工工長(zhǎng)負(fù)責(zé)提供使用部位,設(shè)計(jì)要求,構(gòu)件名稱等有關(guān)數(shù)據(jù),試件組數(shù)應(yīng)符合施工驗(yàn)收規(guī)范的有關(guān)規(guī)定(注:實(shí)行100%有見(jiàn)證送檢,其中另加5%的質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督抽檢)。鋼筋焊接試驗(yàn)報(bào)告還必須加蓋方章(注明焊接人員姓名及操作證號(hào)),由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
9、鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,鋼筋進(jìn)場(chǎng)應(yīng)按直徑分批檢驗(yàn),檢驗(yàn)內(nèi)容包括查對(duì)標(biāo)志.外觀并按現(xiàn)行國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抽取試件,作力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)(必須見(jiàn)證取樣),合格后才可用于工程上。鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,要求使用部位要填寫(xiě)清楚,按試驗(yàn)結(jié)果判定鋼材等級(jí),如須降級(jí)用或改變使用部位應(yīng)注明.由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
10、水泥物理性能檢驗(yàn)報(bào)告:水泥性能指標(biāo)必須符合gb75-92及其它規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).進(jìn)場(chǎng)的水泥須做到檢驗(yàn)合格后使用,杜絕使用無(wú)試驗(yàn)和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質(zhì)量事故.水泥物理性能檢驗(yàn)報(bào)告,由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
11、砼質(zhì)量攪拌記錄,由試驗(yàn)員按砼申請(qǐng)報(bào)告單向攪拌站索取,由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記:必須以單位工程逐日填寫(xiě),并應(yīng)填寫(xiě)如下內(nèi)容:天氣情況,工程進(jìn)展情況及施工部位,因設(shè)計(jì)與現(xiàn)場(chǎng)不符,由設(shè)計(jì)單位或建設(shè)單位在現(xiàn)場(chǎng)解決的設(shè)計(jì)問(wèn)題和對(duì)施工圖修改記錄,勞動(dòng)力調(diào)配.材料設(shè)備供應(yīng)情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析,處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施,與本工程有關(guān)的其他情況。工程完工交項(xiàng)目資料員存檔。項(xiàng)目的施工日志由項(xiàng)目總工填寫(xiě)。
13、各分項(xiàng)工程、分部工程驗(yàn)收記錄由項(xiàng)目總工根據(jù)檢驗(yàn)批如實(shí)填寫(xiě),向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項(xiàng)目資料員一式四份原件。
14、圖紙、設(shè)計(jì)變更發(fā)放由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)放,并作好記錄,所有圖紙、設(shè)計(jì)變更、來(lái)函必須發(fā)放項(xiàng)目副經(jīng)理以便指導(dǎo)施工,項(xiàng)目相關(guān)管理人員領(lǐng)取圖紙、設(shè)計(jì)變更后要對(duì)圖紙及時(shí)進(jìn)行標(biāo)注并妥善保管,不得遺失,要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù),以備查驗(yàn)。
; 三、外部文件的處理
1、原則上,外部文件的收發(fā)工作由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
2、對(duì)外來(lái)所有文件均需辦理收文卡,并報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。資料員對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行處理時(shí),需嚴(yán)格保證及時(shí),避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對(duì)材料報(bào)驗(yàn)及實(shí)驗(yàn)報(bào)告向監(jiān)理公司的報(bào)驗(yàn)工作,由項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)員依據(jù)監(jiān)理公司要求進(jìn)行報(bào)驗(yàn)工作。項(xiàng)目質(zhì)檢組負(fù)責(zé)報(bào)驗(yàn)前的檢查工作。若材料的報(bào)驗(yàn)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題,需及時(shí)上報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。
4、對(duì)于進(jìn)場(chǎng)設(shè)備、機(jī)械的報(bào)驗(yàn),由項(xiàng)目機(jī)電工長(zhǎng)根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫(xiě)報(bào)驗(yàn)手續(xù)后,交項(xiàng)目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進(jìn)行報(bào)送。
5、對(duì)分包文件的處理由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項(xiàng)目資料員在分包進(jìn)場(chǎng)時(shí),對(duì)各分包分別進(jìn)行交底,明確資料填寫(xiě)要求及資料填寫(xiě)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及統(tǒng)一用語(yǔ)等。
2、項(xiàng)目總包管理人員(暫為項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目副經(jīng)理)應(yīng)協(xié)助項(xiàng)目資料員進(jìn)行分包資料的管理,做到及時(shí)準(zhǔn)確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負(fù)責(zé),完工時(shí)交總包單位匯總后上報(bào)。
4、分包單位施工過(guò)程中的報(bào)審資料,由分包單位進(jìn)行填寫(xiě),并加蓋紅章后報(bào)總包單位,總包單位負(fù)責(zé)向監(jiān)理公司上報(bào)。
5、分包單位完工時(shí),應(yīng)保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術(shù)資料填寫(xiě)統(tǒng)一用語(yǔ)
1、工程名稱:××××××××××
2、設(shè)計(jì)單位:×××××××建筑設(shè)計(jì)研究院
3、建設(shè)單位:×××××房地產(chǎn)有限公司
4、監(jiān)理單位:×××××建設(shè)監(jiān)理有限公司
5、施工單位:×××××建設(shè)工程有限責(zé)任公司
6、工程隊(duì)別(或施工班組) :填寫(xiě)一線作業(yè)班組.如:***班
7、施工部位:必須填寫(xiě)棟號(hào)、軸線、標(biāo)高。
8、單位填寫(xiě)采用國(guó)際單位,書(shū)寫(xiě)采用英文縮寫(xiě),如: m2,m3,t,kg等。
9、資料原則上均采用手寫(xiě),所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫(xiě)與設(shè)計(jì)圖紙一致,填寫(xiě)時(shí)需按軸線+層數(shù)+標(biāo)高。結(jié)構(gòu)施工中填寫(xiě)的層數(shù)是指本自然層底板結(jié)構(gòu),其余與自然層一致。
11、當(dāng)同一層結(jié)構(gòu)需分幾個(gè)檢驗(yàn)批驗(yàn)收時(shí),幾個(gè)驗(yàn)收部位務(wù)必閉合。
六、對(duì)內(nèi)資料發(fā)放部門(mén)
(一)、項(xiàng)目生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)要:
勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱
(二)、分包協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要
勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱
(三)、技術(shù)交底會(huì)議紀(jì)要
勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱
(四)、設(shè)計(jì)圖紙、變更
勞務(wù)隊(duì)、鋼筋翻樣、相關(guān)工長(zhǎng)、預(yù)算、測(cè)量組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、經(jīng)理室、總工室
(五)、項(xiàng)目管理辦法
勞務(wù)隊(duì)、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門(mén)、經(jīng)理室、總工室
(六)、總階計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃
勞務(wù)隊(duì)、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門(mén)、經(jīng)理室、總工室
(七)、發(fā)分包商函件
相關(guān)分包商、抄送監(jiān)理、業(yè)主、項(xiàng)目留底、施工組、經(jīng)理室、總工室
(八)、發(fā)甲方文件
業(yè)主、華西監(jiān)理、項(xiàng)目留底
七、其它注意事項(xiàng)
1、凡提供資料的部門(mén)及責(zé)任人,必須按施工工序及時(shí)向項(xiàng)目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,質(zhì)檢人員及時(shí)按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項(xiàng)目資料員,并向項(xiàng)目總工匯報(bào)。
2、凡所提供資料未按要求填寫(xiě)或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項(xiàng)等,資料員有權(quán)拒絕接收,并限期整改。
3、對(duì)項(xiàng)目發(fā)放的圖紙.設(shè)計(jì)變更.圖紙會(huì)審等有關(guān)工程技術(shù)資料,以及項(xiàng)目?jī)?nèi)部形成的會(huì)議紀(jì)要.生產(chǎn)計(jì)劃等資料,各有關(guān)人員必須嚴(yán)格按照iso9001要求,裝訂成冊(cè),妥善保管,直至工程完工。
4、施工人員因工作調(diào)離本項(xiàng)目,須將其簽收的有關(guān)工程資料以書(shū)面形式移交接收人,并將移交清單交項(xiàng)目資料核實(shí)后,方可離場(chǎng)。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作,并將收發(fā)文登記表裝釘成冊(cè)妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失,由各相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)補(bǔ)齊資料并追究相關(guān)責(zé)任。
6、項(xiàng)目總工將定期或不定期對(duì)工程資料進(jìn)行檢查。
第5篇 車用氣瓶安裝檔案資料管理制度
1、氣瓶檔案資料要及時(shí)、準(zhǔn)確的歸檔備案，實(shí)行專人收集，整理保管。
2、嚴(yán)禁非檔案室人員進(jìn)入檔案室隨意翻閱文件材料。
3、查閱資料文件時(shí)，必須在檔案借出、歸還登記本上簽名。借出檔案必須保證文件資料的完好無(wú)損，不得隨意撕扯、勾畫(huà)、裱糊。
4、資料查閱一律在檔案室內(nèi)進(jìn)行（特殊情況需經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱），查閱完畢后，立即交還檔案管理員。
5、檔案室內(nèi)不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)存放易燃、易爆物品。
6、每季度對(duì)檔案做一次檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
7、資料文件查閱，及時(shí)履行登記、簽退手續(xù)。
8、氣瓶安裝檔案資料包括：本公司車用燃?xì)鈿馄堪惭b許可證，各類人員資質(zhì)證件。每一臺(tái)設(shè)備應(yīng)建立檔案，檔案內(nèi)容包括：合格證、質(zhì)量證明書(shū)、維修保養(yǎng)說(shuō)明書(shū)、維修保養(yǎng)記錄、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、檢驗(yàn)調(diào)試報(bào)告等。
安裝過(guò)的每一只氣瓶都應(yīng)建立檔案，檔案內(nèi)容包括：安裝合格證復(fù)印件、監(jiān)督檢驗(yàn)證書(shū)復(fù)印件、氣瓶合格證復(fù)印件、安裝使用說(shuō)明書(shū)等。
安裝系統(tǒng)中每一只壓力表、安全閥都應(yīng)建立檔案，內(nèi)容包括：使用說(shuō)明書(shū)，產(chǎn)品合格證、修理更換記錄、調(diào)試檢驗(yàn)記錄等。
第6篇 資料、檔案管理制度
一、為加強(qiáng)本公司資料、檔案工作，特制定本制度。
二、公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理公司的資料、檔案工作。
三、公司各部門(mén)應(yīng)指定專(兼)職人員負(fù)責(zé)管理，收集本部門(mén)的文件、資料，并保持相對(duì)穩(wěn)定，專(兼)職人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
四、資料歸檔范圍
1、上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
2、本公司正式發(fā)文及與有關(guān)部門(mén)來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)部門(mén)的批復(fù)。
4、反映本公司主要活動(dòng)的各種計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)道。
5、本公司與外單位簽訂的各種合同，協(xié)議等文件資料。
6、本公司所完成的工程任務(wù)的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、合同書(shū)、責(zé)任狀、工程設(shè)計(jì)、工程量清單、變更請(qǐng)示及批復(fù)、質(zhì)檢驗(yàn)收及竣工報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書(shū)等，以及工程有關(guān)剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
7、本公司所購(gòu)機(jī)械設(shè)備、財(cái)產(chǎn)清單、說(shuō)明書(shū)、履歷等。
8、本公司關(guān)于管理者任免文件及員工獎(jiǎng)勵(lì)處分材料。
9、本公司員工勞務(wù)合同、考勤管理、工資、福利等方面的材料。
10、本公司股東會(huì)、董事會(huì)有關(guān)決議及會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄。
五、各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度，對(duì)處理完畢或批復(fù)的文件材料，統(tǒng)一交由專 (兼)職經(jīng)辦人員集中保管。
六、各部門(mén)除應(yīng)平時(shí)及時(shí)將文件、資料交公司辦公室外，最遲于每年三月底前將上年的所有文件、資料、移交公司辦公室。
七、公司辦公室與各部門(mén)的文件、資料、移送、接交應(yīng)辦理有關(guān)手續(xù)，明確責(zé)任。
八、公司檔案室應(yīng)按有關(guān)統(tǒng)一立卷歸檔規(guī)范要求，按年、部門(mén)、內(nèi)容分類進(jìn)行整理歸檔，保持文件、材料的齊全完整和隨時(shí)可查性。
九、公司檔案室的文件、材料要注意安全和保密，未經(jīng)公司董事長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)翻看、抄錄、復(fù)印、帶走，確因工作需要，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的要有詳細(xì)登記，并辦理有關(guān)手續(xù)。
十、多余重復(fù)過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件、材料，檔案室要定期(按年)清理
造冊(cè)，并經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，在公司經(jīng)營(yíng)部最少二人的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
第7篇 檔案資料借閱制度
(1) 借閱的檔案資料，無(wú)特殊情況，原則上不準(zhǔn)帶出，只準(zhǔn)在辦公室內(nèi)查閱。
(2) 借閱的檔案、資料需摘錄時(shí)，需經(jīng)管理人員允許，資料應(yīng)摘錄在工作手冊(cè)上。
(3) 嚴(yán)禁在檔案、資料上圖點(diǎn)、劃道，注字、涂改和折頁(yè)等，嚴(yán)禁把檔案、資料弄臟損壞。
(4) 借閱人員要愛(ài)護(hù)辦公室內(nèi)的物品，保持安靜，不隨地吐痰，嚴(yán)禁吸煙。
(5) 如因特殊情況，借閱的檔案需要帶到單位外，應(yīng)妥為保管，不得損壞丟失。不準(zhǔn)私自轉(zhuǎn)借他人。借出檔案、資料要按時(shí)歸還，如因故不按時(shí)歸還，應(yīng)電話聯(lián)系延長(zhǎng)時(shí)間，并在借出檔案、資料手續(xù)單上注明延期歸還時(shí)間。
第8篇 樣品、資料、檔案管理制度
1、試驗(yàn)室對(duì)材料樣品進(jìn)行抽樣，負(fù)責(zé)對(duì)樣品進(jìn)行登記、試驗(yàn)和出具試驗(yàn)報(bào)告等工作。
2、對(duì)于樣品要妥善保管，確保各種樣品取樣的正確性、完整性和具有代表性，對(duì)于易變質(zhì)失效的材料樣品要及時(shí)組織試驗(yàn)。
3、試驗(yàn)過(guò)后要及時(shí)填寫(xiě)試驗(yàn)報(bào)告單，試驗(yàn)報(bào)告準(zhǔn)確真實(shí)，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范進(jìn)行。試驗(yàn)報(bào)告要有試驗(yàn)者和復(fù)核者及技術(shù)負(fù)責(zé)人的簽字。
4、對(duì)試驗(yàn)資料和檔案要有專人保管，對(duì)所有有效試驗(yàn)資料都應(yīng)先登記后存放。
5、試驗(yàn)報(bào)告只出示給中心實(shí)驗(yàn)室、建設(shè)管理處、質(zhì)檢站等質(zhì)量控制和試驗(yàn)人員，對(duì)工程無(wú)關(guān)單位和個(gè)人，試驗(yàn)室有權(quán)拒絕其查看報(bào)告的要求。
第9篇 監(jiān)理制度：資料檔案管理制度
監(jiān)理管理制度:資料檔案管理制度
建立健全檔案管理制度與監(jiān)理記錄是監(jiān)理工程師進(jìn)行三大目標(biāo)控制,有效執(zhí)行合同的重要工作,也是監(jiān)理人員對(duì)工程進(jìn)行正確評(píng)價(jià)、處理合同糾紛和索賠的依據(jù),同時(shí)也是竣工后運(yùn)營(yíng)期間道路養(yǎng)護(hù)部門(mén)進(jìn)行工作的一項(xiàng)重要數(shù)據(jù)資料。
1資料檔案分類
總監(jiān)辦檔案資料分以下幾類:
1.1監(jiān)理文件與資料
監(jiān)理文件與資料包括監(jiān)理管理文件、質(zhì)量監(jiān)理文件、施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件、費(fèi)用監(jiān)理文件、進(jìn)度監(jiān)理文件、合同管理文件及工程監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作報(bào)告、監(jiān)理日志、會(huì)議紀(jì)要、巡視記錄、旁站記錄、監(jiān)理工作指令、工程變更令、工程分項(xiàng)開(kāi)工的申請(qǐng)批復(fù)、試驗(yàn)抽檢的原始記錄等。
1.2監(jiān)理管理文件與資料
包括監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理細(xì)則等。
1.3質(zhì)量監(jiān)理文件與資料
包括質(zhì)量監(jiān)理措施、規(guī)定及往來(lái)文件、試驗(yàn)檢測(cè)資料、監(jiān)理抽檢資料、交工驗(yàn)收工程質(zhì)量評(píng)定資料。
1.4施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件
施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件應(yīng)包括安全管理的規(guī)章制度、措施、會(huì)議記錄、檢查結(jié)果、安全事故的有關(guān)文件及施工環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)措施、環(huán)境保護(hù)檢查等。
1.5費(fèi)用監(jiān)理文件與資料
包括各類工程支付文件、工程變更有關(guān)費(fèi)用審核工作、工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)等。
1.6進(jìn)度監(jiān)理文件與資料
包括進(jìn)度計(jì)劃審批、檢查、調(diào)整有關(guān)文件;工程開(kāi)工/復(fù)工令及工程暫停令等。
1.7合同管理文件與資料
包括施工單位辦理保險(xiǎn)的有關(guān)文件、延期索賠申請(qǐng)、分包資質(zhì)資料、延期和索賠的批準(zhǔn)文件、價(jià)格調(diào)整申請(qǐng)及批準(zhǔn)文件等。
1.8工程監(jiān)理月報(bào)
監(jiān)理工程師每月應(yīng)向建設(shè)單位和上級(jí)監(jiān)理機(jī)構(gòu)報(bào)送工程監(jiān)理月報(bào),其內(nèi)容包括:本月工程概述,工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保、支付、合同管理的其他事項(xiàng),合同執(zhí)行情況,存在的問(wèn)題,本月監(jiān)理工作小結(jié)等。
1.9監(jiān)理工作報(bào)告
工程結(jié)束時(shí),監(jiān)理工程師應(yīng)提交監(jiān)理工作報(bào)告,其內(nèi)容包括:工程基本情況,監(jiān)理機(jī)構(gòu)及工作起止時(shí)間,投入的監(jiān)理人員、設(shè)備和設(shè)施。關(guān)于工程質(zhì)量、安全、環(huán)保、費(fèi)用、進(jìn)度監(jiān)理及合同管理執(zhí)行情況,分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量評(píng)估,工程費(fèi)用分析,工程建設(shè)中存在問(wèn)題的處理意見(jiàn)和建議。
2資料基本要求
2.1資料所反映的工程項(xiàng)目情況和有關(guān)合同內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整。
2.2資料必須以規(guī)定表格填寫(xiě),常用表格格式采用總監(jiān)辦制定并經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)格式。
2.3資料的制作應(yīng)有利于長(zhǎng)期保存,不得使用純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆填寫(xiě)或復(fù)寫(xiě)。
2.4資料應(yīng)簽署齊全,簽章有效。凡承包人發(fā)件的資料均應(yīng)加蓋經(jīng)授權(quán)并得到監(jiān)理工程師同意的公章;總監(jiān)辦、各駐地辦和中心試驗(yàn)室發(fā)件的資料應(yīng)加蓋各自有效的公章。
2.5資料編號(hào)應(yīng)規(guī)范,符合常規(guī),使用阿拉伯?dāng)?shù)字編碼,體現(xiàn)承包合同段號(hào)、順序號(hào),發(fā)文字號(hào)符合公文要求。
2.6資料應(yīng)保持表面整潔、字跡清晰,不得隨意涂改。若有涂改,應(yīng)在涂改處簽章。
2.7資料尺寸統(tǒng)一,全部用a4型紙。
2.8資料的簽發(fā)手續(xù)應(yīng)符合合同規(guī)定,任何一方不得無(wú)理拖延或扣壓。
3會(huì)議記錄
由監(jiān)理工程師所主持的會(huì)議應(yīng)由專人記錄,并形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括:
3.1會(huì)議名稱(第一次工地會(huì)議、工地例會(huì)、工地專題會(huì)議、監(jiān)理例會(huì)等)。
3.2地點(diǎn)、時(shí)間、會(huì)議主持人。
3.3出席會(huì)議人的姓名、單位、職務(wù)及聯(lián)系電話(應(yīng)與會(huì)議簽到表核對(duì))。
3.4會(huì)議發(fā)言人姓名及主要內(nèi)容。
3.5形成的決議條款,及決議由誰(shuí)執(zhí)行和何時(shí)執(zhí)行。
3.6未解決的問(wèn)題及其原因。
3.7由總監(jiān)主持的會(huì)議,由信息員記錄并整理成會(huì)議紀(jì)要,由總監(jiān)審核同意后分發(fā)有關(guān)與會(huì)者單位,存總監(jiān)辦;由駐地及專業(yè)工程師主持的工地專題會(huì)議,由專人整理記錄,形成紀(jì)要后存駐地監(jiān)理辦并抄報(bào)總監(jiān)辦。
4現(xiàn)場(chǎng)記錄
4.1現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員必須每天利用規(guī)定表式或以監(jiān)理日志的形式記錄工地上所發(fā)生的事件。所有記錄應(yīng)始終保存在駐地監(jiān)理辦公室,以備查閱,此類記錄每2月報(bào)總監(jiān)辦存檔。監(jiān)理人員在現(xiàn)場(chǎng)遇到工程施工中不得不采取緊急措施而對(duì)承包人所發(fā)出的口頭或書(shū)面指令,要及時(shí)通報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo),以盡快征得其確認(rèn)或修改指令。
4.2現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員對(duì)所轄工程范圍內(nèi)的機(jī)械、勞力的配備和使用情況詳細(xì)記錄:承包人現(xiàn)場(chǎng)人員和設(shè)備是否同所批計(jì)劃一樣,要記錄詳細(xì)變化(增減)情況;工程質(zhì)量和進(jìn)度是否因某級(jí)職員或某種設(shè)備不足而受到影響,受到影響的程度如何;是否缺乏專業(yè)施工人員和設(shè)備,承包人的措施如何,有無(wú)替代方案;監(jiān)理是否滿意現(xiàn)場(chǎng)的機(jī)械完好率,保證完好率的措施和備用機(jī)械設(shè)備及其零配件如何。
4.3記錄氣候及水文情況:記錄每天的最高、最低溫度,降雨或降雪量、風(fēng)力、風(fēng)向,河流水位;記錄有預(yù)報(bào)的雨、雪、臺(tái)風(fēng)及洪水到來(lái)之前對(duì)永久性或臨時(shí)性工程所采取的保護(hù)措施;記錄氣候、水文的變化影響施工及損失的細(xì)節(jié),如停工時(shí)間、救災(zāi)措施和財(cái)產(chǎn)損失等。
4.4記錄承包人每天工作范圍,完成工程數(shù)量以及開(kāi)始及完成工作的時(shí)間;記錄出現(xiàn)的異常技術(shù)問(wèn)題,采取了怎樣的措施處理,效果如何,能否達(dá)到規(guī)范要求等。
4.5對(duì)工程中每道工序完成后的簡(jiǎn)單描述,如該工序是否被認(rèn)可,對(duì)缺陷的補(bǔ)救措施或變更情況等作詳細(xì)記錄,特別是隱蔽工程部位更應(yīng)記錄詳實(shí)。
4.6現(xiàn)場(chǎng)材料供應(yīng)和儲(chǔ)備情況。每批材料的到達(dá)時(shí)間、料源、數(shù)量、存儲(chǔ)方式和材料的抽檢等。
4.7必須在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行的試驗(yàn)(如混凝土坍落度、壓實(shí)度、彎沉、平整度、坡度、斷面尺寸等),現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員應(yīng)做好記錄,以據(jù)此出具監(jiān)理抽檢資料。
5試驗(yàn)室記錄
5.1除正常的試驗(yàn)報(bào)告外,試驗(yàn)室指定專人每天以日志形式記錄試驗(yàn)室工作的情況,包括對(duì)承包人試驗(yàn)的監(jiān)督、數(shù)據(jù)分析等。試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人每月整理此項(xiàng)記錄,并報(bào)總監(jiān)理工程師,記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容:
①工作內(nèi)容的簡(jiǎn)單敘述,如所做試驗(yàn)項(xiàng)目及其結(jié)果、對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)和施工單位試驗(yàn)室的檢查和指令、材料進(jìn)場(chǎng)及質(zhì)量狀況等。
②承包人試驗(yàn)人員情況。試驗(yàn)人員配備與承包人投標(biāo)承諾是否一致,數(shù)量和業(yè)務(wù)能力是否滿足工作要求,增減或更換試驗(yàn)人員的建議。
③承包人試驗(yàn)儀器設(shè)備配置、使用和調(diào)動(dòng)情況,需增加新設(shè)備的建議。
④監(jiān)理試驗(yàn)室和承包人試驗(yàn)室所做同一種試驗(yàn),結(jié)果有重大
差異時(shí)原因分析和處理措施。
5.2所有取樣和試驗(yàn)應(yīng)做好如下記錄:分類取樣臺(tái)帳、分類試驗(yàn)臺(tái)帳、試驗(yàn)原始記錄、儀器使用臺(tái)帳、試驗(yàn)報(bào)告和監(jiān)理日志,且上述記錄應(yīng)對(duì)應(yīng)、統(tǒng)一。
5.3取樣后不立即試驗(yàn)的應(yīng)將樣品存放在留樣室,并標(biāo)明取樣合同段號(hào)、樁號(hào)、部位、試驗(yàn)項(xiàng)目等內(nèi)容;為防止檢驗(yàn)差錯(cuò)、復(fù)核檢驗(yàn)結(jié)果、處理檢驗(yàn)事故和檢驗(yàn)糾紛,須留存部分樣品,留樣數(shù)量應(yīng)不少于一次檢驗(yàn)量,且應(yīng)保持留樣品原包裝,并由檢驗(yàn)人員填寫(xiě)留樣單,注明取樣合同段號(hào)、樁號(hào)、部位、數(shù)量和留樣日期,在留樣期限內(nèi)任何人不得隨意動(dòng)用留樣品,留樣期滿的樣品,經(jīng)試驗(yàn)室主任批準(zhǔn)予以處理消毀,并登記處理方法、日期、處理人簽字、處理清單存檔。
6計(jì)量和支付記錄
6.1計(jì)量以監(jiān)理工程師在開(kāi)工初期應(yīng)審核圖紙、復(fù)核工程量,復(fù)核后的工程量清單經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)后作為計(jì)量支付的依據(jù),并據(jù)此建立計(jì)量和支付臺(tái)帳、工程變更臺(tái)帳等。
6.2原則上每月進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)計(jì)量,由施工單位上報(bào)擬計(jì)量的工程師清單,由計(jì)量工程師和相關(guān)專業(yè)工程師現(xiàn)場(chǎng)核查,專業(yè)工程師負(fù)責(zé)檢查工程質(zhì)量和自檢資料,計(jì)量工程師對(duì)已完合格工程現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)工程量,各駐地和承包人必須配合,避免超計(jì)、漏計(jì)和重復(fù)計(jì)量。
6.3計(jì)量工程師在收到承包人的支付申請(qǐng)后,應(yīng)依據(jù)支付申請(qǐng)的附屬資料和有關(guān)資料進(jìn)行檢查核實(shí),如有疑問(wèn),相關(guān)專業(yè)工程師和承包人負(fù)責(zé)解釋,必要時(shí)配合計(jì)量工程師再次到現(xiàn)場(chǎng)核實(shí),使之與各專業(yè)工程師的有關(guān)記錄和工程實(shí)際一致。計(jì)量工程師應(yīng)保存每一期支付證書(shū)及附屬資料,及時(shí)登記計(jì)量支付臺(tái)帳和變更臺(tái)帳,并更新相關(guān)進(jìn)度、產(chǎn)值的上墻圖表。
7竣工記錄
7.1監(jiān)理人員應(yīng)隨時(shí)將工程的變更情況(如設(shè)計(jì)變更、補(bǔ)救工程、額外工程等)記錄在圖紙上,以作為校核承包人竣工資料的依據(jù)。
7.2現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師應(yīng)負(fù)責(zé)督促承包人按進(jìn)度提供并校核中間交工資料,檢查其完整性、正確性。
第10篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要)及資料(技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
4職員、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料,他人無(wú)權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過(guò)目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無(wú)論是按字母順序還是內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標(biāo)明。
6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過(guò)期的文件資料,要及時(shí)清理,無(wú)保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
第11篇 煤礦應(yīng)急資料檔案管理制度
（一）為加強(qiáng)應(yīng)急救援資料檔案管理工作 , 全面提高檔案管理水平 , 充分發(fā)揮檔案作用 , 根據(jù)《煤礦安全規(guī)程》（2016）第 672 條“煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)應(yīng)急管理主體責(zé)任，建立健全事故預(yù)警、應(yīng)急值守、信息報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)處置、應(yīng)急投入、救援裝備和物資儲(chǔ)備、
安全避險(xiǎn)設(shè)施管理和使用等規(guī)章制度”的規(guī)定，制定本制度。
（二）應(yīng)急救援檔案歸檔范圍：凡是煤礦經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔，主要包括：
1. 具有保存價(jià)值的正式收文、發(fā)文（包括正件和附件）。
2. 本單位在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)間的往來(lái)文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等。
3. 本單位在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料 ( 即內(nèi)部文件 )；如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會(huì)議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門(mén)管理職能性文件、部門(mén)崗位職責(zé)等。
（三）應(yīng)急救援檔案歸檔要求
1. 已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時(shí)歸檔，任何人不得隨意留存。
2. 歸檔的文件材料要收集齊全 ( 包括附件，附圖 )，按照文件形成的先后次序排列清楚，剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。
3. 存檔文件必須為原件。
4. 文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù)。
（四）應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀
1. 綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有檔案資料。
2. 專職檔案員對(duì)各部門(mén)移交的檔案資料按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，分類、編目、統(tǒng)計(jì)、保管，進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理。
3. 專職檔案員要對(duì)各部門(mén)檔案資料的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
4. 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、定期三種，定期開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀，建立檔案資料銷毀清冊(cè)。
第12篇 學(xué)校檔案資料借閱制度
學(xué)校檔案資料(借)閱制度
一、凡調(diào)(借)閱檔案資料,需持有關(guān)單位介紹信,本單位人員須有部門(mén)的證明,并注明利用者身份和利用檔案的內(nèi)容、目的。大量利用檔案應(yīng)事先與本室聯(lián)系,借閱機(jī)密或重要檔案需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
二、絕密、珍貴檔案資料,皆不借出。調(diào)閱其它檔案資料,原則上限在本室翻看,必須借出時(shí),須經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意,借出的時(shí)間以三天為限,如要延長(zhǎng)需辦理續(xù)借手續(xù)。
三、抄錄、復(fù)制、攝影尚未開(kāi)放的檔案資料,需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后再行復(fù)制。
四、使用者必須十分愛(ài)護(hù)檔案資料,不得拆卷、撕頁(yè)、污損或在文件上勾劃、涂改;查閱時(shí),不許吸煙;借閱的檔案資料,應(yīng)切實(shí)保管好,不許轉(zhuǎn)借,更不得遺失,違者追究當(dāng)事者的責(zé)任。
五、閱檔人員摘抄、復(fù)制檔案資料,應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤,簽署意見(jiàn)并加蓋公私章后,方可生效。
六、借閱的檔案資料要經(jīng)本室檔案人員履行登記手續(xù),當(dāng)面點(diǎn)交清楚,歸還時(shí)要詳細(xì)檢查,及時(shí)注銷。
七、檔案管理人員要經(jīng)常了解資料的利用情況、利用效果、社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益等問(wèn)題,并及時(shí)登記,按時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
