第1篇 人事檔案管理制度范文

一、人事檔案管理范圍:專業(yè)技術干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。

二、除人事檔案管理人員外,無關人員不得進入檔案庫。

三、檔案的管理

(1)根據氣候的不同變化,經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號,發(fā)現編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案,發(fā)現漏缺檔案需查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出者,應追究其責任。

(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術,逐步實現檔案管理的科學化。

四、人事檔案是全面反應干部、工人歷史和現實情況的實物材料,構成包括下列十項內容。

(1)履歷表及其他簡歷材料等。

(2)自傳材料;報告?zhèn)€人有關事項的材料。

(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;

(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別復查材料,更改或姓名認定材料等。

(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。

(7)表彰獎勵材料

(8)執(zhí)紀執(zhí)法部門形成的涉及個人的材料。

(9)任免呈報表,確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表,出國人員審批表,調整工資審批表,工資級別登記表,離休、退休、退職審批表等。

(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。

五、查閱和借用人事檔案,應遵守下列規(guī)定:

(1)不得隨意查閱人事檔案,如必須查閱有關人員檔案情況,需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時,只限于組織、人事部門派出的*黨員干部到檔案室查閱所需情況。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者,必須填寫對查閱問題,查閱日期等逐項進行登記。

(5)查閱檔案,必須嚴格遵守保密制度,嚴禁在檔案卷內涂改,圈劃及撤換檔案材料,不得向無關人員泄漏被查檔案內容,違者應追究責任。

(6)查閱檔案時,不得抄錄檔案內容,如特殊情況,須經人事部門負責人允許后方可抄錄,抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。

(7)外調人員一般不得查閱檔案,如特殊情況需查閱時,必須持縣級以上組織、人事部門介紹信,并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案在特殊情況下,經批準可以借出,但借出時要及時登記,按期歸還,如不按時歸還,要及時催收,以免遺失。

六、轉遞檔案應遵守下列規(guī)定:

(1)檔案要通過機要交通或派專人轉遞,不能公開郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉出要及時追收回執(zhí),以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案,要及時核

對,核對無誤差后,在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

七、凡歸檔的材料,均應經過認真的鑒別;屬于歸檔的材料,必須手續(xù)完備,完整無缺把好'入口關';需經組織審查蓋章和本人簽字的,應蓋章簽字后才能歸檔。

八、凡歸入檔案的材料,均應按照中央組織部《關于干部檔案材料收集,歸檔的暫行規(guī)定》整理,不應歸入干部檔案的材料,不得入檔;

九、保管檔案工作人員守則如下:

(1)嚴格遵守保密制度,不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。

(2)嚴禁在檔案庫吸煙,保護檔案安全,經常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

(3)不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。

(4)熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務,努力提高業(yè)務水平和工作能力。

(5)堅持黨的原則,認真貫徹執(zhí)行黨的政策,嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事

第2篇 b公司人事檔案管理制度

e公司人事檔案管理制度

第一條 為確保人事檔案的機密性,完整性和準確性,為人事決策提供信息和依據,特制定本制度。

第二條 本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條 員工人事檔案由人力資源部負責管理。

第四條 新員工第一次建檔后,日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條 新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔,目錄如下:

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

4、身份證復印件

5、照片

6、員工轉正申請表

7、聘用合同

8、獎懲材料

9、任免、升降、調薪等材料

10、其它材料

第六條 檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊,記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

第七條 要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。

第八條 所有人事檔案都屬秘密文件,應妥善保管,不得隨意泄密。

第九條 人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案?？偨浝碛袡嗖殚喨我粏T工的檔案,除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條 任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條 檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條 收回檔案時,檔案管理人員必須認真檢查核對,否則追究當事人的責任。

第十三條 離職人員檔案保存期為一年。

第3篇 公司人事檔案工作管理制度

各個類型的公司,都有人事部門,人事部門對于員工的檔案如何來管理,就要以規(guī)范的檔案管理制度來執(zhí)行。以下整理了公司人事檔案管理制度的范本,可供參考。

第一章基本原則

第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務,根據*中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號),特制定本辦法。

第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據,是反映個人成長歷史的憑證和依據,應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務和人事檔案干部

第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統一管理,業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。

第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、*思想,堅持四項基本原則,作風正派,責任心強,刻苦鉆研業(yè)務,不斷提高政治、業(yè)務素質,努力做好本職工作。

第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專人負責監(jiān)銷。

第十二條人事檔案材料,須統一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關部門的規(guī)定收取管理費。

第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。

第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。

第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實現人事檔案的現代化管理,便于提供利用。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。

第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章檔案的轉遞

第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回,以防丟失。

第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務變動而及時調整,公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后,人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案,最多不超過三個月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。

第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作,學生分配單位有變化時應及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔范圍

1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業(yè)部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業(yè)技術職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術人員任職資格申報表,專業(yè)技術職務考績材料以及聘任專業(yè)技術職務的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。

8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。

16、學生學籍變動記錄材料。

17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18、畢業(yè)學生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價值的材料。

第4篇 某物業(yè)管理公司人事管理制度檔案制度

物業(yè)管理公司人事管理制度--檔案制度

一、人事檔案是全面、準確地反映人力資源狀況的歷史記錄,人力資源部統一負責全公司人事檔案的建立、利用、保存等管理工作。

二、 人事檔案實行以人立卷,所有員工從進入本公司之日起,即為其建立員工檔案。

三、 員工檔案一般包括兩個部分,一是員工進入本公司前已經形成的檔案材料,二是員工在進入本公司后逐漸形成的檔案材料。后者為管理的重點。

四、 員工進入本公司后逐漸形成的檔案材料主要包括:應聘人員登記表、體檢表、身份證、學歷證明、特種作業(yè)操作證等證書的復印件(驗原件);勞動合同,續(xù)約合同,錄用、轉正、晉級、任免職務的命令或通知,工傷和大病鑒定及處理手續(xù),年度考核材料,獎勵、處分審批表,入黨入團志愿書及材料等。

五、 應當歸入員工檔案的材料,在其形成一個月內要進入本人的檔案案卷。

六、 員工檔案的案卷要裝訂成冊,案卷封面后首頁為卷內目錄,卷內目錄記載、介紹卷內檔案材料的主要內容、形成時間、排列順序等。

七、 員工檔案的存放地點和存放器具應當滿足防潮、防霉、防蛀、防失密等檔案安全要求。

八、 除公司人力資源部工作人員外,借閱員工檔案要經過人力資源部經理批準,并辦理借閱手續(xù)。

九、 檔案關系在本公司集體戶頭的員工離開本公司,員工本人必須將檔案關系轉出方可辦理離職結算。

十、 失去保存價值的員工檔案,經人力資源部經理批準予以銷毀,銷毀時做好記錄。

第5篇 某大廈管理處人事資料檔案管理制度

大廈管理處人事資料檔案管理制度

第一條 凡新聘員工轉正后須在兩個月內將人事檔案及社會保險關系轉入人事代理公司,并簽訂勞動合同。

第二條 所有員工應提交個人人事信息資料,包括求職應聘表、個人簡歷、個人身份證復印件、學歷復印件、職稱證明復印件,并張貼個人1寸彩色照片,行政部裝訂保存。

第三條 行政部根據員工個人人事資料建立電子版員工信息,包括員工個人基本信息、入職時間、任職部門、任職崗位。

第四條 所有錄用員工必須如實提供個人基本信息、學歷證明、職稱證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報,一經查實,將被解除勞動關系。

第五條 員工入職后,個人資料信息如發(fā)生變動,須于變更后一個星期內通知行政部并提供有關證明資料。

第六條 人事檔案管理人員應注意人事檔案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事檔案的相關信息。

第七條 員工個人人事資料自其離職后,保存期限不得少于2年。

此制度自2023年11月1日起執(zhí)行。

第6篇 某食品公司人事檔案利用制度

食品公司人事檔案利用制度

□ 目 的

第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。

□ 人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式:

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,

以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導,便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的

重要保證。

(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準。

(2)外借手續(xù)。

首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。

其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。

再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。

然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。

最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下

手續(xù):首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事

檔案部門按照有關規(guī)定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。

第7篇 某學院干部人事檔案檢查核對制度

學院干部人事檔案檢查核對制度

一、定期或不定期對庫存干部人事檔案進行檢查核對,確保干部人事檔案安全。

二、建立登記和統計制度,接收、轉遞、查(借)閱檔案都必須做好記錄,始終做到帳物相符。

三、每年年終全面檢查核對一次干部人事檔案,做到底冊與庫存一致。

四、在發(fā)生水災、火災、地震等自然災害后,必須及時檢查核對檔案。

五、發(fā)現蟲害、霉變、潮濕等情況時,必須檢查核對檔案。

六、管理人員變更,必須在檢查核對無誤后辦理移交手續(xù)。

第8篇 中學干部人事檔案查閱制度

鄴建中學干部人事檔案查閱制度

一、查閱干部人事檔案的人員必須是*黨員，必須持有《查閱干部檔案審批表》，任何人不得查閱本人及其親屬的檔案。

二、《查閱干部檔案審批表》由單位負責人簽署意見，并加蓋公章。干部人事檔案管理部門根據干部管理權限審核批準。

三、干部人事檔案管理部門對提供查閱的檔案要進行登記，并有查閱人簽名。

四、查閱人要愛護干部人事檔案，不得在檔案材料上劃圈、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。

五、未經主管部門同意不得復制檔案材料，不把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要仔細核對，經主管部門簽署意見加蓋公章后方可使用。

六、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要須按查閱干部的審批手續(xù)辦理并填寫借出登記。借出檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得復制，用后按期歸還，借閱時間不得超過15天。

七、“調查證明介紹信”、“函調證明材料信”及其它聯系工作介紹信等，不得用于查閱干部人事檔案。

第9篇 員工人事檔案管理制度

員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括:

1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進程的履歷,自傳材料;2.員工以往工作或學習單位對員工本人優(yōu)缺點進行的鑒別和評價,對其學歷、專長、業(yè)務及有關能力的評定和考核材料;3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;4.記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料;5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

第二條人事檔案保密規(guī)定。

公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。

第三條員工個人情況變更規(guī)定。

1.員工進入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。

2.項目內容如有變化,員工應以書面方式及時準確地向人事部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。

第四條員工人事檔案的使用。

員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據,并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析,了解公司人員結構的變動情況,為制定公司人力資源 發(fā)展規(guī)劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源 的規(guī)范化管理奠定扎實的基礎。

第10篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-8

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)

第一章總 則

第一條為加強公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護和利用,根據《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

第二條員工人事檔案是記載員工個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據,是本公司檔案的重要組成部分。

第三條本公司的人事檔案工作任務:

1、保管員工人事檔案;

2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;

5、逐步實現員工人事檔案管理手段的科學化和現代化。

第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。

第二章 人事檔案的收集和歸檔

第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務,必須按照有關規(guī)定,互相配合,認真做好。

第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內容:

1、員工登記表(含照片)。

2、個人簡歷。

3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質測試記錄等)。

4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

5、獎懲材料。

6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。

7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整,時間連續(xù)及時)、各類因公出國協議或培訓協議、擔保書等。

8、各類審批材料(復印件,包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。

9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個人年度工作總結或述職報告、各類培訓總結、培訓成績、出國培訓總結等)。

第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。

第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個月內,負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。

第十條 公司綜合服務部發(fā)現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。

第十一條 員工人事檔案管理人員要經常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時,要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定,對收集到的材料,認真鑒別,嚴格把關,及時入卷歸檔。

第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務部送遞材料時,如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數量,必要時協商聯系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。

第三章 人事檔案的保管

第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管,不得泄密。

第十三條 員工人事檔案應存入保險柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。

第十四條 檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號,并每年進行一次檢查、核對,防止錯放或丟失。發(fā)現丟失或問題,應及時查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。

第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應共同清點并簽字留據。

第十六條 嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。

第十七條 檔案管理人員調動時,必須嚴格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。

第十八條 建立堅固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。

第十九條 檔案庫房是機要重地,無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。

第二十條 逐步實現員工檔案管理工作的科學化、現代化。

第四章 人事檔案的查閱和借用

第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經公司綜合服務部總經理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經公司綜合服務部總經理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時,應寫明原因并經執(zhí)行總裁批準同意方可。

第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后,寫明材料出處和時間,并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關人員談論或泄露員工檔案內容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。

第五章 人事檔案的轉遞

第二十四條 員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過程上,要認真細致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現絲毫的差錯。

第二十五條 人員內部調動,檔案轉遞要做到'檔隨人走',公司綜合服務部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。

第二十六條 檔案轉遞必須填寫《員工人事檔案轉遞通知單》,并通過機要轉遞或由檔案管理員專程送取,嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的,公司綜合服務部應拒絕接收。

第二十七條 轉遞的檔案必須是經過鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出,不能分批轉出。

第二十八條 對轉進的檔案在核對無誤后,及時將《員工人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)退回。

第二十九條 對違反轉遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。

第六章

附 則

第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。

第11篇 中學干部人事檔案保管、保密、檢查核對制度

鄴建中學干部人事檔案保管、保密、檢查核對制度

一、干部人事檔案必須統一由組織人事部門保管，保管范圍原則上應與干部管理權限相一致。

二、干部人事檔案工作人員必須政治上可靠，具有一定工作能力和文化水平的黨員干部。

三、干部人事檔案工作人員，不得保管本人及親屬的檔案。

四、各級干部人事檔案保管單位都應配備專職和兼職工作人員，設立專門檔案室，配制鐵制檔案箱，妥善保管干部人事檔案。

五、對庫藏檔案應經常進行檢查，發(fā)現問題及時報告，并采取措施予以處理。

六、嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》做好干部人事檔案的保密工作。

七、干部人事檔案必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等保安設施，確保絕對安全。

八、非保管人員及無關人員一律不得進入檔案室。

九、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案進入公共場所和娛樂場所。

十、干部人事檔案工作人員不得向無關人員談論、泄露有關干部人事檔案的內容，在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

十一、每半年核對一次檔案順序號，發(fā)現編錯號或放錯位置的及時糾正，按干部人事檔案名冊檢查一次檔案，發(fā)現缺少的，應及時查找。

十二、每年對干部人事檔案必須清點，按人頭核對一次，做到有人有檔有冊。

第12篇 人事檔案保管制度范例

人事檔案保管制度

□ 目 的

第一,保守檔案機密?，F代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。

第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。

第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

□ 人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛(wèi)保密制度;統計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體

位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤

等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:

――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:

――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。

――發(fā)現某些損害之后,如發(fā)現材料變霉,發(fā)現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下:

①取出應轉走的檔案;

②在檔案底賬上注銷;

③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

④按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。

(

4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:

①對于較大的企業(yè),一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗,鎖門。

(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:

①人事檔案的數量。

②人事檔案材料收集補充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□ 目 的

第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。

□ 人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式:

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導,便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔

案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求

出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分 ,手續(xù)齊全,則給予批準。

(2)外借手續(xù)。

首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。

其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。

再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。

然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。

最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續(xù):

首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;

其次,人事檔案部門按照有關規(guī)定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部

門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。