第1篇 設備檔案資料管理制度

1.目的作用

設備檔案資料是設備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù),為保證設備維修工作質量、使設備處于良好的技術狀態(tài),提高使用、維修水平,充分發(fā)揮設備檔案資料為日常設備管、修、用服務的職能,特制定本制度。

2.管理職責

2.1 設備檔案資料對公司的資產(chǎn)管理起著至關重要的作用,對其管理的主要負責部門是公司設備動力科,主要應做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。

2.2 設備的檔案資料應統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設備動力科可保留部分常用設備資料(主要應為復制件),凡是需用資料的部門均應到檔案室借用。公司檔案室管理員應嚴格按公司制定的《檔案管理條例》,加強對設備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。

3.主題釋意與說明

3.1 有關設備資料是指從設備規(guī)劃、設計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經(jīng)整理應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料,設備管理部門負責將全公司生產(chǎn)設備逐臺建立設備資料袋及設備資料的管理工作。

3.2 設備檔案資料應包括如下內容:

3.2.1 制造廠的技術檢驗文件、合格證、技術說明書、裝箱單。

3.2.2 設備安裝驗收移交書。

3.2.3 設備附件及工具清單。

3.2.4 設備大、中修理施工記錄,竣工驗收單,修理檢測記錄。

3.2.5 精度校驗及檢驗記錄。

3.2.6 設備改裝、更新技術。

3.2.7 設備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結果)。

3.2.8 設備技術狀況鑒定表。

3.2.9 安裝基礎圖及土建圖。

3.2.10 設備結構及易損件、主要配件圖紙。

3.2.11 設備操作規(guī)程(包括:崗位職責、主要技術條件、操作程序、維護保養(yǎng)項目等)。

3.2.12 設備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項目、質量標準及驗收規(guī)范等)。

3.2.13 其他資料。

3.3 設備檔案資料管理的范圍包括公司內機械、電氣、動力設備及土建設施的有關圖紙說明書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙、修理工具圖冊及設備維修、使用原始等。

4.設備檔案資料的收集

4.1 設備管理部門負責圖紙資料的收集工作,將設計通用標準、檢驗標準、設備說明書以及各種型號的設備制造圖、裝配圖,重要易損零件圖配置完整。

4.2 新設備進公司,開箱應通知資料員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料,如果是進口設備需提請主管生產(chǎn)(設備)的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖,在新設備安裝前必須復制,以指導安裝施工,原圖分級妥善保管。

4.3 設備檢修與維修期間,由設備管理部門組織車間技術人員及有關人員對設備的易損件、傳動件等進行測繪,經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。

4.4 隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設備管理部門組織審核校對,發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符,必須做好記錄,并在圖紙上修改。設備管理部門組織將全公司設備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等,進行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用,原圖未經(jīng)批準一律不外借或帶出資料室。

5.設備檔案資料的整理 所有進人資料室保管的藍圖,資料員必須經(jīng)過整理、清點編號、裝訂(指藍圖),登賬后上架妥善保管。

5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套,并填寫圖紙目錄和清單,詳細記明實有張數(shù),圖面必須符合國家制圖標準,有名稱、圖號,有設計、校對、審核人簽字。

5.2 底圖的保管

5.2.1 所有底圖按設備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤。

5.2.2 底圖的修改應由設備管理部門有關負責人員簽名(蓋章)批準,注明修改日期。

5.2.3 底圖作廢、銷毀,應由資料員提出交設備管理部門組織技術員分別核實,確定無保存價值者,列出清單,經(jīng)設備管理部門負責人批準后方可銷毀。

5.3 動力傳導設備技術檔案資料的保管

5.3.1 動力傳導設備技術檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、,乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設布置圖。

5.3.2 動力傳導設備檔案資料由設備管理部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪,底圖交公司資料室作密級資料保管。

5.3.3 檔案資料必須保持與實物或實際情況相符,根據(jù)公司管線布置變動的情況,檔案資料必須作相應的變動,修改后歸檔。

6.設備檔案資料管理的具體要求

6.1 技術文件應力求齊全、完整、準確

6.2 檢驗(檢測)、檢修、驗收記錄等資料由設備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。

6.3 所有圖紙要有統(tǒng)一的編號 6.4 圖紙上的各項技術要求標注齊全,圖紙清晰。

6.5 型號相同的設備,因制造廠和出廠年份不同,零件尺寸可能不同,應與實物核對,并在圖紙索引中加以注明。

6.6 設備經(jīng)改裝或改造后,圖紙應及時修改。

6.7 圖紙的修改應表示在底圖上,并在修改索引上注明。

6.8 凡原制造廠的圖紙,一律沿用原制造廠的編號。

6.9 訂制設備、年久設備和無制造廠設備圖紙的編號,按下列辦法進行,即第一節(jié)為設備型號,第二節(jié)為部件號,第三節(jié)為零件號,每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始,以便書寫整齊和查閱清楚。

6.10 嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。

7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定

7.1 資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數(shù)、借閱時間、借閱期限等項。

7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。

7.3 絕密文件資料借閱,資料管理員需報請設備管理部門負責人批準后方可借閱。

7.4 資料借閱時間規(guī)定為10天內,借閱期滿,資料管理員應催收。需繼續(xù)借閱者,應辦順延手續(xù),該歸還不歸還或遺失、損失者,由設備管理部按其損失作估價賠償。

7.5 非為我公司服務的外單位人員不得借閱公司的設備檔案資料。為我公司服務的人員,經(jīng)設備部允許,可在資料室查閱有關的檔案資料,但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要,需將檔案資料帶出資料室,應經(jīng)公司領導批準。

7.6 原圖原件或無備件的技術檔案資料一律不得外借,只能在資料室查閱。

7.7 本單位人員調出我公司或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設備檔案資料未歸還者,須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則,辦公室不得辦理調動或退休手續(xù)。

8.附件

第2篇 設備技術檔案管理制度范例

為加強設備技術資料的管理,建立設備技術檔案,以搞好設備管理的基礎工作,特制定本制度。

第一條:全公司設備檔案統(tǒng)一由公司檔案室管理。

第二條:設備動力部負責管理如下檔案:

1、 申請外購設備的報告、批復。

2、 外購設備隨機文件材料(說明書、裝箱單、備件圖冊、合格證等復印件、原件交公司檔案室)。

3、 設備的安裝、試車、調試記錄。

4、 大、中修計劃記錄及檢修任務書及總結材料。

5、 設備三大規(guī)程。

6、 設備的運行記錄。各種臺帳、滑潤無定卡、維修費用統(tǒng)計分析,設備管理主要經(jīng)濟指標原始資料及統(tǒng)計。

7、 設備事故原始記錄及分析報告。

8、 設備報廢申請報告、批復、重要設備報廢鑒定書。

9、 外購設備及備件合同書、協(xié)議書。

10、 水平衡、電平衡、熱平衡測試報告書。

11、 電氣設備預防性試驗報告書。

12、 設備防腐記錄。

13、 水質報告。

14、 鍋爐及附件鑒測報告。

15、 受壓容器鑒測報告。

16、 管網(wǎng)密封檔案。

17、 備品備件儲備定額、備件圖冊。

18、 主要管網(wǎng)圖(供電、供排水、供氣)。

第三條:工控資料保管及借閱:

1. 工控軟件光盤及用戶程序備份光盤須由公司存檔,個人不能保存。

2. 現(xiàn)有的工控機用戶名、密碼和用戶程序的用戶名、密碼報設備動力部備案。

3. 不得隨意更改工控機用戶名、密碼和用戶程序的用戶名、密碼,如需更改,需經(jīng)部門領導批準并及時報設備動力部備案。

4. 工控資料的借閱時間為三天,超過期限需重新辦理借閱手續(xù)。

5. 工控機的程序維護完畢后,需對程序更改內容作詳細記錄,報設備動力部備案。

6. 非專業(yè)維護人員不得退出人機監(jiān)視畫面。

7. 不經(jīng)部門主管領導批準不得擅自拷貝工控機內用戶程序。

第四條:技術檔案的借閱、保管、鑒定、銷毀等參照公司檔案管理制度執(zhí)行。

第3篇 設備技術檔案閱讀管理制度

設備技術檔案閱讀管理制度

設備技術檔案閱讀管理制度

1、設備檔案室是煤礦檔案信息和檔案數(shù)據(jù)處理中心，任何無關人員嚴禁入內。須經(jīng)本室工作人員同意方可入內，在工作過程中有本室工作人員在場。

2、檔案管理人員要嚴格按照規(guī)范的操作程序進行資料的維護。

3、不得擅自挪用、外借檔案室內任何設備資料。

4、設備檔案室管理人員應定期清掃以保持清潔；要有安全防范意識，做好防火、防盜等工作。

第4篇 特種設備技術檔案管理制度

為了建立健全我公司特種設備安全技術檔案管理工作，加強對本單位特種設備安全技術檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本單位實際情況，特制定本辦法。

一、本單位檔案管理體制

1、 本單位檔案管理機構：安監(jiān)部統(tǒng)一管理本單位的特種設備技術檔案。

2、 本單位指定專人管理特種設備技術檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

二、立卷歸檔制度

1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。特種設備管理部門將辦理完畢的文件材料，經(jīng)過挑選，立卷，定期移交檔案室集中保存。

2、歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括特種設備注冊登記表、使用證復印件、設計文件、制造單位的產(chǎn)品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；特種設備定期檢驗和定期自行檢查的記錄；特種設備的日常使用狀況記錄；特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄；特種設備運行故意和事故及處理記錄；特種設備重大修理改造竣工檔案；停用、緩檢的相關申請資料等。以及特種設備有關往來函件（含傳真、電子郵件等）、照片等各種形式、載體的文件。

3、歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

3、1、按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

3、2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

3、3、凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

3、4、特種設備電梯重大維修驗收及年檢驗收合格后，三個月內歸檔。

4、歸檔要求

4、1、材料完整齊全。

4、2、系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

4、3、立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統(tǒng)一立卷，不得分散。

4、4、在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

4、5、由檔案部門對特種設備管理部門加以指導，協(xié)助特種設備管理部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊簽字。

5、歸檔要求

5、1、編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

5、2、文件按時間順序排列，最近的在最上面。

5、3、一臺特種設備一個立卷，一個檔案盒。

5、4、定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。

6、記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用a4紙。

三、檔案管理工作

1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據(jù)檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：本單位設立專用文件庫保存檔案。

3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

四、檔案利用工作

1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權限和檔案密級，經(jīng)有關領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。

3、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關法律法規(guī)，做好本公司檔案統(tǒng)計工作。

第5篇 設備技術臺帳、檔案管理制度二

3. 電氣技術管理具有的資料

3.1電氣設備維護檢修規(guī)程；

3.2受托管理范圍內電氣設備清冊以及分類匯總表（計算機建檔管理）；

3.3受托管理范圍內主要電氣設備技術檔案，一般電氣設備登記卡片；

3.4受托管理范圍內電氣系統(tǒng)一次圖、配電設備二次原理圖、電纜及架空線路走向圖；

3.5受托管理范圍內電氣系統(tǒng)繼電保護配置圖、繼電保護裝置動作記錄、繼電保護定值臺帳、繼電保護年度檢修計劃；

3.6受托管理范圍內電氣運行規(guī)程、試驗規(guī)程、特殊設備檢修規(guī)程、事故處理規(guī)程；

3.7受托管理范圍內6kv電動機和100kw及以上的低壓電動機技術檔案，100kw以下的低壓電動機登記卡片；

3.8受托管理范圍內電氣設備運行記錄，電氣設備檢修記錄，電氣設備試驗記錄，電氣設備缺陷記錄，電氣設備故障及處理記錄，電氣設備事故記錄，第一種工作票登記冊，第二種工作票登記冊，電動機潤滑記錄，電氣設備絕緣電阻登記??；

3.9受托管理范圍內電氣設備倒閘操作票、第一種工作票、第二種工作票、臨時用電票（至少保存最近一年）；

3.10受托管理范圍內電氣設備檢修項目、備品備件和改造項目計劃（至少保存最近一年）。

4. 儀表技術管理具有的資料

4.1儀表維護檢修規(guī)程；

4.2受托管理范圍內儀表自動化設備清冊以及分類匯總表（計算機建檔管理）；

4.3受托管理范圍內儀表自動化設備“八項技術基礎資料”；

4.4受托管理范圍內a、b級儀表聯(lián)鎖明細表；

4.5受托管理范圍內關鍵特護機組的儀表臺帳；

4.6受托管理范圍內可燃氣體報警儀技術檔案；

4.7受托管理范圍內儀表非計劃停車管理臺帳；受托管理范圍內各種票據(jù)（至少保存最近一年）；

4.8受托管理范圍內儀表自動化設備檢修項目、備品備件和改造項目計劃（至少保存最近一年）。

第6篇 某煉鐵廠設備檔案管理制度

1目的

為進一步規(guī)范我廠檔案管理,確保檔案安全,特制訂如下管理制度。

2 管理內容

1.1 檔案室由設備科負責管理,檔案由設備科指定專人負責管理。

1.2 非檔案室工作人員,未經(jīng)許可不得進入檔案室。

1.3 檔案室內檔案箱柜排放整齊有序,有編號,應避光排放。

1.4 檔案室內要調節(jié)干濕度,做到經(jīng)常通風。

1.5 檔案室要保持清潔衛(wèi)生,嚴禁存放雜物,避免灰塵、昆蟲及老鼠對檔案的侵害;防蟲害、防霉變、防火、防水、防潮等措施完善。

1.6 檔案室要配備消防滅火設施,備有防盜設施。

1.7 檔案室內嚴禁吸煙,嚴禁明火,確保檔案材料的完整和安全。

1.8 檔案管理人員要做到下班前關閉一切電源,人離開時必須鎖門;如發(fā)現(xiàn)問題,要及時采取措施并報告主管領導。

1.9 檔案室不得兼作它用。

1.10 凡需查閱或借用檔案室資料者,必須征得廠領導或設備科長批準,按一定的范圍進行查閱、借用,并辦理查閱、借用登記手續(xù)。為了保證資料檔案的完整,借閱者須交納一定押金。嚴禁在借用的資料中進行涂寫、刻劃、破壞,歸還時必須保持所查、所借資料的原來狀態(tài)。 否則,將直接追究當事人的責任。

1.11 對一般資料的保存期限為三年,關鍵資料的保存期限為五年。

1.12 遵守廠檔案保密制度,嚴守檔案紀律,不得隨意向外泄露檔案情況,不得私自隨意更改檔案內容,違者,將直接追究當事人的法律責任。

第7篇 設備機具檔案臺帳管理制度

1、范圍:

本制度規(guī)定了設備技術資料的管理范圍,設備技術檔案的形成,積累,歸檔及管理內容與要求,適用于本公司的設備資料檔案管理。

2、管理內容:

2.1、生產(chǎn)設備檔案資料。

2.2、設備管理中形成的綜合性文件資料(1.企業(yè)正式頒布的有關設備管理技術標準、規(guī)范、規(guī)程、上升為設備管理技術性文件及設備管理辦法)等。

2.3、外來文件(國家、地方政府、行業(yè)頒發(fā)的有關設備管理的法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程)等。

3、設備技術資料檔案的管理:

3.1、設備檔案資料的形成,積累和歸檔管理。

3.1.1、設備到貨后應立即組織有關人員進行驗收,在驗收時將隨機文件、技術資料經(jīng)公司物質管理部門和設備管理部門及公司檔案管理負責人共同驗收,將一切資料登記建名冊,做好歸檔前的準備工作。

3.1.2、設備安裝驗收完后,負責設備安裝調試的主管人員將在設備安裝、調試過程中形成的文件資料及時整理和設備隨機的各種技術資料一同交設備管理部門,由設備管理部門移交檔案管理部門歸檔管理。

3.1.3、設備在修理過程中,設備管理人員應負責收集和積累所形成的各種文件、資料,在修理工作完成后,應立即將在修理過程中收集和積累所形成的各種文件、資料,上報設備管理部門,由設備管理部門移交檔案管理部門歸檔。

3.2、設備在使用過程中形成的綜合性文件資料的管理。

3.2.1、公司正式下發(fā)的有關設備管理的標準、規(guī)范、規(guī)章制度及操作規(guī)程。

3.2.2、設備運轉統(tǒng)計資料。

3.2.3、設備維修資料。

3.2.4、設備調入調出資料。

第8篇 煉鐵廠設備檔案管理制度

1目的

為進一步規(guī)范我廠檔案管理，確保檔案安全，特制訂如下管理制度。

2 管理內容

1.1 檔案室由設備科負責管理，檔案由設備科指定專人負責管理。

1.2 非檔案室工作人員，未經(jīng)許可不得進入檔案室。

1.3 檔案室內檔案箱柜排放整齊有序，有編號，應避光排放。

1.4 檔案室內要調節(jié)干濕度，做到經(jīng)常通風。

1.5 檔案室要保持清潔衛(wèi)生，嚴禁存放雜物，避免灰塵、昆蟲及老鼠對檔案的侵害；防蟲害、防霉變、防火、防水、防潮等措施完善。

1.6 檔案室要配備消防滅火設施，備有防盜設施。

1.7 檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁明火，確保檔案材料的完整和安全。

1.8 檔案管理人員要做到下班前關閉一切電源，人離開時必須鎖門；如發(fā)現(xiàn)問題，要及時采取措施并報告主管領導。

1.9 檔案室不得兼作它用。

1.10 凡需查閱或借用檔案室資料者，必須征得廠領導或設備科長批準，按一定的范圍進行查閱、借用，并辦理查閱、借用登記手續(xù)。為了保證資料檔案的完整，借閱者須交納一定押金。嚴禁在借用的資料中進行涂寫、刻劃、破壞，歸還時必須保持所查、所借資料的原來狀態(tài)。 否則，將直接追究當事人的責任。

1.11 對一般資料的保存期限為三年,關鍵資料的保存期限為五年。

1.12 遵守廠檔案保密制度，嚴守檔案紀律，不得隨意向外泄露檔案情況，不得私自隨意更改檔案內容，違者，將直接追究當事人的法律責任。

第9篇 特種設備檔案資料管理制度辦法

特種設備檔案資料管理制度

一、目的

為做好特種設備檔案資料管理工作,明確公司特種設備檔案資料管理工作要求,特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司特種設備檔案資料管理工作。

三、規(guī)定內容

1、特種設備檔案資料主要包括以下內容:

1.1特種設備的設計文件、制造單位、產(chǎn)品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料;

1.2特種設備使用登記證和檢驗報告書;

1.3特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄;

1.4特種設備的日常運行狀況記錄;

1.5特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄;

1.6特種設備運行故障和事故記錄;

2、特種設備安全管理機構負責歸口管理本單位所有特種設備檔案資料,應指派專人負責特種設備檔案資料的保管工作。

3、特種設備安全管理機構應設立專門的檔案室或檔案柜用于保存特種設備檔案資料,保存期限原則上為3年,重要的見證資料應永久保存。

4、根據(jù)需要本單位可另外專門設立特種設備檔案資料管理機構。

第10篇 特種設備安全技術檔案管理制度

特種設備安全技術檔案管理工作為設備管理提供資料，技術信息和考核的依據(jù)，是管好設備和基礎工作，必須認真做好。

1、有專人負責特種設備安全技術檔案管理工作。

2、特種設備要有安全技術檔案，并應逐臺分別建檔（一機一檔），安全技術檔案應當包括以下內容：

（1）特種設備的設計文件、產(chǎn)品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；

（2）特種設備使用證、注冊注冊登記表

（3）特種設備的定期檢驗報告和定期自行檢查的記錄；

（4）特種設備的日常使用狀況記錄；

（5）特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄；

（6）設備重大維修修、改造的有關技術文件；

（7）特種設備運行故障和事故記錄。

3、安全技術檔案必須齊、整潔、規(guī)格化，及時整理填寫。

4、公司檔案保管員負責保管和供應公司圖紙、技術資料。

5、設備遷移或報廢，其檔案均隨設備調撥，設備報廢后，首先向質監(jiān)部門辦理注銷手續(xù)，然后檔案由公司檔案保管員封存。

第11篇 物業(yè)設施設備檔案管理制度

物業(yè)設施設備檔案管理制度

1目的對設施設備技術資料進行控制,確保設施設備的可追溯性。

2適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內設施設備技術資料的管理和控制。

3職責

3.1工程技術部辦公室負責對技術資料建檔并進行管理和控制。

3. .2工程技術部文員負責技術資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。

3. .3各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設施設備的資料管理。

4操作步驟

4.1技術資料的收集

4.1.1新購設備技術資料的收集

4.1.1.1 新購設備進行開箱驗收時,工程技術部文員負責收集設備隨帶的技術資料。

4.1.1.2 設備技術資料的原件應交工程技術部辦公室歸檔保存。

如使用部門需要技術資料,工程技術部檔案員可對其進行復印,并將復印件提供給使用部門。

4.1.1.3 復印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。

4.1.2新管理小區(qū)技術資料的收集公司新接管小區(qū)的技術資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。

接管驗收完畢后,接管驗收小組負責將技術資料(包括各種圖紙、設備資料等)交工程技術部歸檔保管。

小區(qū)可保留備份件或復印件。

4.1.3其他技術資料的收集

4.1.3.1 工程技術部文員平時應注意收集國家、地方或有關部門發(fā)布的與設備有關的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。

4.1.3.2 工程技術部文員平時應注意收集有關設備及設備廠家的最新技術資料。

4.2技術資料的存檔

4.2.1 技術資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術部經(jīng)理審批。

4.2.2 工程技術部文員負責對技術資料進行編號。

4.2.3 工程技術部文員應建立“技術資料登記表”,記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數(shù)及復印件保存部門等。

4.3技術資料的使用

4.3.1 技術資料如有分發(fā)需要,應由工程技術部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。

由文員進行復印,核對無誤后并進行分發(fā),同時填制“技術資料發(fā)放表”。

4.3.2 公司員工需要查閱相關的設備技術資料,必須出示部門負責人的批條,并經(jīng)工程技術部經(jīng)理同意。

4.4技術資料的作廢

4.4.1符合作廢條件的技術資料應予以處理以下情況技術資料要進行作廢處理:a)該技術資料與國家、地方、有關部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴重抵觸,或被其明令禁止;

b)已被淘汰的設備的技術資料;

c)因本身存在較大錯誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術資料。

4.4.2技術資料作廢須由文員上報工程技術部經(jīng)理批準。

4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術資料由工程技術部辦公室按“技術資料發(fā)放表”限期三日收回。

4.4.4 所有作廢的技術資料必須加蓋“作廢”章,同時填寫“作廢技術資料處理記錄表”,并由工程技術部經(jīng)理批準后定期統(tǒng)一銷毀。

4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術部經(jīng)理批準后,加蓋“保留”章后方可保留。

5記錄技術資料發(fā)放表。

第12篇 大型精密儀器設備技術檔案管理制度

大型精密儀器設備價格昂貴，操作復雜，維修、檢修難度大，所以作好日常技術檔案管理工作，對發(fā)揮大型精密儀器設備的作用至關重要。參照《鄭州大學精密貴重儀器設備管理辦法》制定本管理制度。本管理制度主要包括三部分。

一、儀器設備建檔范圍：

凡使用方向是教學或科研的大型精密儀器設備（包括國家科委統(tǒng)一管理的23 種），單價超過人民幣10 萬元(含10 萬元)的儀器設備，均要建立健全技術檔案。

二、歸檔內容：

1.購置前的資料：

① 編制采購計劃的調查資料，包括同類產(chǎn)品的說明書，價格表等；

② 選型的可行性論證報告及論證意見；

③ 批準文件；

2.訂貨后資料：

① 訂貨合同，包括訂購清單及合同條款；

② 廠家提供的安裝圖紙資料；

③ 到貨通知；

④ 提貨單副本；

⑤ 保險憑證；

⑥ 發(fā)票副本；

3.驗收中的資料：

① 裝箱單與合同訂購數(shù)的復核記錄；

② 產(chǎn)品出廠合格證及校驗單；

③ 說明書、線路圖及技術資料；

④ 安裝、調試及驗收中的記錄、報告及總結；

⑤ 商檢局的商檢證明及索賠報告。

4.使用中的資料：

① 規(guī)章制度，包括操作規(guī)程，使用管理制度，維護保養(yǎng)辦法，事故自理辦法等；

② 工作日記，包括使用及維修等記錄；

③ 修理記錄，包括事故報告，故障報告，故障分析，修理計劃，更換零件記錄及驗收報告，事故處理意見等；

④ 校驗及計量記錄。

5.考核、評價及評比記錄：

① 每學期承擔的教學實驗任務、包括本科生、研究生的實驗課，實驗項目及論文題目的名稱，實驗學時數(shù)及實驗學生人數(shù)等；

② 年承擔的科研任務包括科研項目，論文題目、得獎項目的名稱及數(shù)量等；

③ 科技服務任務包括測試樣品數(shù)及科技服務收益；

④ 培訓任務，包括培訓批數(shù)，每批培訓人數(shù)，起迄日期及收益；

⑤ 年使用機時，根據(jù)工作日志，按月、按季、按年分別統(tǒng)計實驗教學、科研及對外服務所使用機時，并計算年使用率。

三、 檔案的管理

大型精密儀器設備的技術檔案，要有專人（或兼職）負責技術檔案的日常管理工作。為了維護技術檔案的系統(tǒng)性、完整性，各實驗室每年必須將有價值的資料及時上報歸檔。經(jīng)檢查，對有遺漏或缺少的，責成補齊。實驗教學中心每年要進行不定期抽查。新購置的大型精密儀器設備要及時建立檔案。凡需借閱技術檔案的單位和個人，均要辦理必要的手續(xù)，使用者要妥善保管不得損壞和遺失，用后及時歸還。