酒店財務(wù)計劃控制和分析管理工具

財務(wù)管理工具是指財務(wù)管理中所采用的各種技術(shù)和方法的總稱。按照財務(wù)管理的過程,財務(wù)管理工具包括財務(wù)計劃、財務(wù)控制和財務(wù)分析。其中,財務(wù)計劃又以財務(wù)預(yù)測為基礎(chǔ)。

一、財務(wù)預(yù)測

財務(wù)預(yù)測是根據(jù)財務(wù)活動的歷史資料,考慮現(xiàn)實的要求和條件,對酒店未來的財務(wù)活動和財務(wù)成果作出科學(xué)的預(yù)計和測算。財務(wù)預(yù)測環(huán)節(jié)的作用在于,測算各項經(jīng)營方案的經(jīng)濟效益,為決策提供可靠的依據(jù);預(yù)計財務(wù)收支的發(fā)展變化情況,以確定經(jīng)營目標(biāo);測定各項定額和標(biāo)準(zhǔn),為編制計劃、分解計劃指標(biāo)服務(wù)。財務(wù)預(yù)測環(huán)節(jié)是在前一個財務(wù)管理循環(huán)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,運用已取得的規(guī)律性的認(rèn)識指導(dǎo)未來。它既是兩個管理循環(huán)的連接點,又是財務(wù)計劃環(huán)節(jié)的必要前提。財務(wù)預(yù)測環(huán)節(jié)包括以下工作內(nèi)容。

(一)明確預(yù)測對象和目的

預(yù)測的對象和目的不同,對資料的搜集、方法的選擇、預(yù)測結(jié)果的表現(xiàn)方式等有不同的要求。為了達(dá)到預(yù)期的效果,必須根據(jù)管理決策的需要,明確預(yù)測的具體對象和目的,如降低成本、增加利潤等來規(guī)定預(yù)測的范圍。

(二)搜集和整理資料

根據(jù)預(yù)測的對象和目的,要廣泛搜集有關(guān)的資料,包括酒店內(nèi)部和外部的資料、財務(wù)會計資料、計劃與統(tǒng)計資料、本年和以前年度資料等。對資料要檢查其可靠性、完整性和典型性,排除偶然性因素的干擾;還應(yīng)對各項指標(biāo)進(jìn)行歸類、匯總、調(diào)整等加工處理,使資料符合預(yù)測的需要。

(三)確定預(yù)測方法,利用預(yù)測模型進(jìn)行測算

對經(jīng)過加工整理的資料進(jìn)行系統(tǒng)的分析研究,找出各種指標(biāo)的影響因素及其相互關(guān)系;選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)學(xué)模型表達(dá)這種關(guān)系;對資金、成本、利潤的發(fā)展趨勢和水平作出定量的描述,取得初步的預(yù)測結(jié)果。

(四)確定最優(yōu)值,提出最佳方案

對已提出的多種方案,進(jìn)行科學(xué)的經(jīng)濟技術(shù)論證,作出有理有據(jù)的分析結(jié)論,確定預(yù)測的最優(yōu)值,提出最佳方案,以便酒店領(lǐng)導(dǎo)作出決策。

二、財務(wù)計劃

財務(wù)計劃是財務(wù)預(yù)測所確定的經(jīng)營目標(biāo)的系統(tǒng)化和具體化,又是控制財務(wù)收支活動、分析經(jīng)營成果的依據(jù)。財務(wù)計劃工作的本身就是運用科學(xué)的技術(shù)手段和數(shù)學(xué)方法,對目標(biāo)進(jìn)行綜合平衡,制定主要計劃指標(biāo),擬訂增產(chǎn)節(jié)約措施,協(xié)調(diào)各項計劃指標(biāo)。它是落實酒店奮斗目標(biāo)和保證措施的必要環(huán)節(jié)。

酒店編制的財務(wù)計劃主要包括:籌資計劃、固定資產(chǎn)增減和折舊汁劃、流動資產(chǎn)及其周轉(zhuǎn)計劃、成本費用計劃、利潤及利潤分配計劃、對外投資計劃等。每項計劃均由許多財務(wù)指標(biāo)構(gòu)成,財務(wù)計劃指標(biāo)是計劃期各項財務(wù)活動的奮斗目標(biāo),為了實現(xiàn)這些目標(biāo),財務(wù)計劃還必須列出保證計劃完成的主要經(jīng)營管理措施。

編制財務(wù)計劃要做好以下工作。

(一)分析主客觀原因,全面安排計劃指標(biāo)

審視當(dāng)年的經(jīng)營情況,分析整個經(jīng)營條件和目前的競爭形勢等與所確定的經(jīng)營目標(biāo)有關(guān)的各種因素,按照酒店總體經(jīng)濟效益的原則,制定出主要的計劃指標(biāo)。

(二)協(xié)調(diào)人力、物力、財力,落實增產(chǎn)節(jié)約措施

要合理安排人力、物力、財力,使之與經(jīng)營目標(biāo)的要求相適應(yīng);在財力平衡方面,要組織資金運用同資金來源的平衡、財務(wù)支出同財務(wù)收入的平衡等。還要努力挖掘酒店內(nèi)部潛力,從提高經(jīng)濟效益出發(fā),對酒店各部門經(jīng)營活動提出要求,制定出各部門的增產(chǎn)節(jié)約措施,制定和修訂各項定額,以保證計劃指標(biāo)的落實。

(三)編制計劃表格,協(xié)調(diào)各項計劃指標(biāo)

以經(jīng)營目標(biāo)為核心,以平均先進(jìn)定額為基礎(chǔ),計算酒店計劃期內(nèi)資金占用、成本、費用、利潤等各項計劃指標(biāo),編制出財務(wù)計劃表,并檢查、核對各項有關(guān)計劃指標(biāo)是否密切銜接、協(xié)調(diào)平衡。

三、財務(wù)控制

為了保證財務(wù)計劃的實現(xiàn),必須對日常進(jìn)行的各項財務(wù)活動進(jìn)行有效的控制。財務(wù)控制是指在進(jìn)行經(jīng)營活動的過程中,以計劃任務(wù)和各項定額為依據(jù),對資金的收入、支出、占用、耗費進(jìn)行日常的計算和審核,以實現(xiàn)計劃指標(biāo),提高經(jīng)濟效益。組織和控制酒店日常的財務(wù)活動,是實現(xiàn)財務(wù)目標(biāo)的中心環(huán)節(jié),主要應(yīng)做好以下幾項工作。

(一)制定標(biāo)準(zhǔn)

按照責(zé)權(quán)利相結(jié)合的原則,將計劃任務(wù)以標(biāo)準(zhǔn)或指標(biāo)的形式分解落實到部門、班組以至個人,即通常所說的指標(biāo)分解。財務(wù)指標(biāo)如資金指標(biāo)、成本費用指標(biāo)和利潤指標(biāo)等,是酒店在某一時期經(jīng)營活動的綜合反映,這些指標(biāo)完成的如何,同酒店各部門、各環(huán)節(jié)的經(jīng)營服務(wù)活動有著密切的聯(lián)系。為了充分調(diào)動酒店各級、各部門完成財務(wù)指標(biāo)的積極性,就要將財務(wù)指標(biāo)進(jìn)行分解,落實給有關(guān)部門、班組以至個人,并規(guī)定相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限,納入他們各自的經(jīng)濟責(zé)任制,定期考核。酒店財務(wù)指標(biāo)的分解和落實可以從兩方面來進(jìn)行。一是由各職能部門分口管理其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的指標(biāo),如客房部負(fù)責(zé)管理賓客用品消耗定額等指標(biāo),餐飲部負(fù)責(zé)管理食品、酒水成本率等指標(biāo),人事部門負(fù)責(zé)管理工資總額等指標(biāo),工程部負(fù)責(zé)管理水、電、煤(煤氣)等消耗定額指標(biāo),采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)管理采購資金限額等指標(biāo),營銷部和前廳部負(fù)責(zé)管理出租率、客房營業(yè)收入等指標(biāo),財務(wù)部門則對資金、成本費用、利潤等指標(biāo)進(jìn)行綜合管理。二是由各部門分級管理其經(jīng)營范圍內(nèi)的指標(biāo),落實到班組、個人。如餐飲部將食品成本率指標(biāo)下達(dá)給總廚師長,總廚師長分解后再落實到中餐廚房廚師長、西餐廚房廚師長等。通過計劃指標(biāo)的分解,可以把計劃任務(wù)變成各部門和個人控制得住、實現(xiàn)得了的數(shù)量要求,在酒店內(nèi)形成一個“個人保班組、班組保部門、部門保全店”的經(jīng)濟指標(biāo)體系,使計劃指標(biāo)的實現(xiàn)有堅實的群眾基礎(chǔ)。

(二)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

對資金的收付,成本、費用的支出,物資的占用等,要運用各種手段進(jìn)行事先的監(jiān)督和控制。凡是符合標(biāo)準(zhǔn)的,就予以支持,并給以機動權(quán)限;凡是不符合標(biāo)準(zhǔn)的,則加以限制,并研究如何處理。

( 三)確定差異

按照“干什么,管什么,就算什么”的原則,詳細(xì)記錄指標(biāo)執(zhí)行情況,將實際同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對比,確定差異的程度和性質(zhì)。要經(jīng)常預(yù)計財務(wù)指標(biāo)的完成情況,考察可能出現(xiàn)的變動趨勢,及時發(fā)出信號,揭露經(jīng)營過程中發(fā)生的矛盾。

(四)消除差異

深入分析差異形成的原因,確定造成差異的責(zé)任歸屬,采取切實有效的措施,調(diào)整實際過程(或調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)),消除差異,以便順利實現(xiàn)計劃指標(biāo)。

(五)考核獎懲

考核各項財務(wù)指標(biāo)的執(zhí)行結(jié)果,把財務(wù)指標(biāo)的考核納入各級崗位責(zé)任制,運用激勵機制,實行獎優(yōu)罰劣。

四、財務(wù)分析

財務(wù)分析是以核算資料為主要依據(jù),對酒店財務(wù)活動的過程和結(jié)果進(jìn)行調(diào)查研究,評價計劃完成情況,分析影響計劃執(zhí)行的因素,挖掘酒店內(nèi)部的潛力,提出改進(jìn)措施。借助于財務(wù)分析,可以掌握各項財務(wù)計劃和財務(wù)指標(biāo)的完成情況,檢查黨的方針、政策和國家財經(jīng)制度、法令的執(zhí)行情況,并有利于改善財務(wù)預(yù)測、財務(wù)計劃的工作,還可以總結(jié)經(jīng)驗,研究和掌握財務(wù)活動的規(guī)律性,不斷改進(jìn)財務(wù)工作。進(jìn)行財務(wù)分析一般包括以下程序。

(一)進(jìn)行對比,作出評價

對比分析是揭露矛盾、發(fā)現(xiàn)問題的基本方法。先進(jìn)與落后、節(jié)約與浪費、成績與缺點,只有通過對比分析才能辨別出來。財務(wù)分析要在充分占有資料的基礎(chǔ)上,通過數(shù)量指標(biāo)的對比來評價業(yè)績,發(fā)現(xiàn)問題,找出差距,明確責(zé)任。

(二)因素分析,抓住關(guān)鍵

進(jìn)行對比分析可以找出差距,揭露矛盾,但為了說明產(chǎn)生問題的原因,還需要進(jìn)行因素分析。影響酒店財務(wù)活動的因素有許多,進(jìn)行因素分析就是要查明影響財務(wù)指標(biāo)完成的各項因素,并從各種因素的相互作用中找出影響財務(wù)指標(biāo)完成的主要因素,以便分清責(zé)任、抓住關(guān)鍵。

(三)落實措施,改進(jìn)工作

要在掌握大量資料的基礎(chǔ)上,去偽存真,去粗取精,由此及彼,由表及里,找出各種財務(wù)活動同其他經(jīng)濟活動之間的本質(zhì)聯(lián)系,然后提出改進(jìn)措施。提出的措施,應(yīng)當(dāng)明確具體、切實可行。實現(xiàn)措施,應(yīng)當(dāng)確定負(fù)責(zé)人員,規(guī)定實現(xiàn)的期限。措施一經(jīng)確定,就要組織各方面的力量認(rèn)真貫徹執(zhí)行。要通過改進(jìn)措施的落實完善經(jīng)營管理工作,推動財務(wù)管理發(fā)展到更高水平的循環(huán)。