物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)內(nèi)容

物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)

1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

(1)函:與不相隸屬機關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復(fù)問題等用'函'。

(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

(4)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級機關(guān)的詢問等用'報告'。

(5)請示:請求上級機關(guān)對某項重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項時用'請示'。

2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;

(3)從物業(yè)管理協(xié)會會刊中收集;

(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;

(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);

(7)可從報刊、雜志等資料中收集。

3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。

b、檔案分類項目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。

c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進行歸類。

(7)檔案材料的卷宗的處理:

a、對無主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;

b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

c、填寫材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號和日期;

(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對檔案材料進行檢查。

4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些

物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結(jié)、報告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財務(wù)憑證、帳冊、報表;財產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營證明、證件等。