某某商業(yè)物業(yè)檔案建立與管理

某商業(yè)物業(yè)檔案建立與管理

科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為m*y商業(yè)物業(yè)公共設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的手段,配備專職檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié),對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格、科學(xué)、集中的管理。

1、檔案資料的分類簡(jiǎn)索

1)開(kāi)發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料

產(chǎn)權(quán)資料

a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

b、用地批準(zhǔn)文件

c、投資許可證

d、規(guī)劃許可證

e、開(kāi)工許可證

f、拆遷安置資料

技術(shù)資料

a、物業(yè)規(guī)劃圖

b、建筑施工圖

c、竣工圖

a)總平面圖

b)單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

c)消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

d、地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

e、工程合同

f、開(kāi)、竣工報(bào)告

g、工程預(yù)決算

h、圖紙會(huì)審記錄

i、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

j、隱蔽工程驗(yàn)收簽證

k、沉降觀察驗(yàn)收簽證

l、竣工驗(yàn)收證明書

m、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

n、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

o、水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書

p、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

q、供水的試壓報(bào)告

r、綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

s、消防系統(tǒng)驗(yàn)收證明

t、房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的有關(guān)資料

u、公共設(shè)施檢查驗(yàn)收證明

v、機(jī)電設(shè)備使用說(shuō)明書

w、用水、用電、用氣指標(biāo)批文

*、水、電、氣表、校驗(yàn)報(bào)告

y、智能系統(tǒng)、通訊、電視等交驗(yàn)證明及相關(guān)資料

物業(yè)資料

a、大廈基本資料

b、分區(qū)資料

2)管理單位自建檔案資料

(1)顧客資料

a、入住業(yè)主資料

a)入住業(yè)主通知書

b)入住業(yè)主協(xié)議書

c)顧客公約

d)其它

b、人員檔案

a)企業(yè)情況登記表

b)身份證

(2)日常管理資料

a、環(huán)境管理記錄

a)日常巡查記錄

b)垃圾清運(yùn)記錄

c)消殺記錄

d)噪音檢測(cè)記錄

b、保安管理記錄

a)日常巡查記錄

b)交接班記錄

c)值班記錄

d)物資搬運(yùn)放行記錄

e)緊急事件處理記錄

f)車輛管理記錄

g)夜間查崗記錄

h)閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶

b、出租檔案

a)入住認(rèn)定書

b)承租人員資料

d、車輛檔案

a)車輛詳細(xì)資料

b)車位使用協(xié)議

c、裝修管理檔案

a)裝修申請(qǐng)表

b)裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書

c)臨時(shí)施工人員登記表

d)施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照

e)消防審批資料

d、維修服務(wù)檔案

a)維修委托單

b)維修服務(wù)回訪記錄

e、收費(fèi)管理檔案

a)月收費(fèi)明細(xì)表及匯總表

b)管理費(fèi)收支公布表

c)管理處與外單位簽訂的各類合同

d)其它

f、設(shè)備管理檔案

a)公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

b)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄

c)設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄

d)智能系統(tǒng)值班記錄

e)設(shè)備設(shè)施巡視檢查記錄

f)水箱清洗記錄

g)二次供水設(shè)施衛(wèi)生合格證

h)水質(zhì)抽樣檢查報(bào)告

i)設(shè)備臺(tái)帳

g、大廈文化檔案

a)各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施記錄

b)圖片及錄像

c)新聞媒介報(bào)導(dǎo)剪集

d)大廈文化活動(dòng)總結(jié)

h、顧客意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

i、顧客訪問(wèn)記錄

j、顧客投訴及處理記錄

k、員工管理檔案

a)員工個(gè)人詳細(xì)資料

b)員工培訓(xùn)考核記錄

c)員工業(yè)績(jī)考核記錄

d)員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄

l、培訓(xùn)檔案

a)培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄

b)培訓(xùn)考核及跟查記錄

c)軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄

m、行政文件

a)政府部門文件

b)函件

c)物業(yè)公司及集團(tuán)公司文件

d)管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

e)管理處榮譽(yù)資料

n、其它

2、檔案、資料的管理辦法

1)檔案、資料建立及管理運(yùn)作流程示意圖

2)檔案資料收、發(fā)管理程序

a、管理處重要資料(如開(kāi)發(fā)商提供的資料)接收必須經(jīng)過(guò)管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。

b、管理處日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收,并分卷歸檔。

3、檔案資料管理要求

1)采用各種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。

2)盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)

化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

3)電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過(guò)期失效文件。

4)原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

5)檔案的鑒定必須由管理處主任或其指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無(wú)權(quán)決定。

6)檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。為工作方便可設(shè)置部門開(kāi)架檔案。