第1篇 文檔管理備案制度

文檔管理備案制度

為適應(yīng)學(xué)校規(guī)模化，正規(guī)化發(fā)展的需要，保證政令通暢，提高學(xué)校管理水平，

確保我校檔案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，對(duì)學(xué)校的文書、檔案管理特做如下規(guī)定：

1、歸檔單位：

學(xué)校設(shè)立檔案室，管理、存放學(xué)校機(jī)要檔案，歸行政部領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)專管人員負(fù)責(zé)。

2、歸檔范圍：

1)上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、學(xué)校的紅頭文件、通知、會(huì)議記錄、協(xié)議、意見書、可行性報(bào)告、合作合同、購(gòu)銷合同、合作合同、獲獎(jiǎng)證書、主要會(huì)議記錄等經(jīng)營(yíng)性文件。

2)學(xué)校員工檔案、教師檔案、學(xué)員檔案、業(yè)務(wù)關(guān)系檔案。

3)學(xué)校教研成果、優(yōu)秀教案、教材等經(jīng)營(yíng)過程中的各種總結(jié)性材料。

4)學(xué)校宣傳的傳單、報(bào)紙、雜志、廣告、剪報(bào)等有關(guān)學(xué)校的報(bào)道（報(bào)紙、音像）

5)其他的有本校繕印的公文（含正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件、被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由行政部統(tǒng)一管理。

3、收、交檔案、歸檔案：

1)學(xué)校全體員工應(yīng)具有存檔、歸檔意識(shí)，積極配合學(xué)校檔案室做好機(jī)要檔案管理工作。

2)學(xué)校經(jīng)營(yíng)性文件要及時(shí)歸檔，各分校、部門簽收的外來文件要在兩個(gè)工作日內(nèi)送檔案室歸檔。

3)各分校部門工作中形成的文書，包括文件、會(huì)議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交有關(guān)人員核對(duì)整理后，于年底交于行政部歸檔，各單位，經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。

4)學(xué)校員工、教師應(yīng)在簽定用工合同兩個(gè)工作日內(nèi)由人事部收齊人事資料、身份證、學(xué)歷證復(fù)印件送至專管員歸檔，如有續(xù)簽及變更合同的，應(yīng)由檔案室提前兩個(gè)月通知及時(shí)辦理，舊合同繼續(xù)保留，任何分校沒有簽發(fā)、存放權(quán)。

5)凡有外聯(lián)業(yè)務(wù)的部門、個(gè)人，應(yīng)每周二下班前將新增的詳細(xì)信息及時(shí)送交檔案室補(bǔ)充進(jìn)業(yè)務(wù)檔案。

6)全校所有部門、分校區(qū)的總結(jié)性材料完成后應(yīng)由該部門或分校區(qū)負(fù)責(zé)人拷貝收集后每周一下班前及時(shí)交檔案室歸檔。

7)學(xué)校宣傳中的傳單、剪報(bào)及音像品由宣傳部在匯總后于每周二下班前及時(shí)歸檔。

8)學(xué)校經(jīng)營(yíng)過程中的重大活動(dòng)應(yīng)由主辦人在活動(dòng)結(jié)束后五日內(nèi)整理歸檔，應(yīng)包括：預(yù)算、實(shí)際費(fèi)用、舉辦時(shí)間、場(chǎng)地、動(dòng)用人員、有關(guān)報(bào)道錄像錄音等。

9)一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸檔。

10)檔案管理部門接受后應(yīng)簽收，分類登記歸檔，對(duì)上級(jí)來文要附上“文件處理箋”。

11)學(xué)校工作人員外出學(xué)習(xí)，考察、調(diào)研、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向校方辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)行政部簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

12)凡外出帶回的文件，應(yīng)交由檔案室統(tǒng)一管理，個(gè)人不得存放。

13)本校召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)行政部簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給以報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。

4、傳遞、借用、保管：

1)凡外來文件、信函除注明親啟私信外，一律交由行政部拆封，登記接收時(shí)要檢查信口。對(duì)開口文件，信件應(yīng)查明原因，密件開口要拒絕簽收。

2)凡外來文件，由行政部按來文性質(zhì)及內(nèi)容及時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，并交送有關(guān)承辦部門處理。外來一般文件、通知無需批示，登記編號(hào)后直接轉(zhuǎn)有關(guān)單位。

3)對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)審閱批辦后的文件，一律退回行政部分轉(zhuǎn)有關(guān)部門，承辦人應(yīng)在“公文處理箋”注明辦理情況，簽字后退回檔案室。

4)校內(nèi)文件傳遞時(shí)要辦理簽收手續(xù)：填寫《文件發(fā)放登記表》。

5)公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存），工作結(jié)束后及時(shí)交檔案室歸檔。

6)文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)并按照收文檢查歸檔，以防遺漏。

5、立卷歸檔和保密：

1)凡在本規(guī)定范圍內(nèi)的文件均由檔案室立卷保存。

2)立卷要分類編目、齊全，調(diào)閱借走檔案時(shí)須持本部門主管簽字，并由行政副校長(zhǎng)簽字后方可借閱，專管人員應(yīng)認(rèn)真做好登記，并注明歸還日期，借閱人要注意保密，借閱人不得轉(zhuǎn)借他人。

3)因工作需要復(fù)印的文件，須由校長(zhǎng)簽字后放方可復(fù)印，并認(rèn)真登記。

4)檔案保存要做到“七防”即：防火、防塵、防蛀、防潮，防霉、防光、防盜、嚴(yán)格管理定期清查。

5)沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文以及其他需要銷毀的檔案，應(yīng)嚴(yán)格登記造冊(cè)，由行政副校長(zhǎng)和校長(zhǎng)審批簽字后方可銷毀，并由監(jiān)毀人，銷毀人在登記本上簽字。

6)文件保密等級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤，并加密碼。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

6、相關(guān)責(zé)任人及責(zé)任：

1)相關(guān)人員為：所有檔案的成文、填報(bào)者、接收者、傳送者、借閱者、銷毀者、行政部副校長(zhǎng)、校長(zhǎng)。

2)所有相關(guān)人員要保證檔案真實(shí)完整，保密安全并及時(shí)補(bǔ)充完善的責(zé)任。不得以任何理由拒交、謊交、拖延、推委、失職，否則按學(xué)校員工獎(jiǎng)懲條例進(jìn)行處罰。

3)所有分校和部門的文件管理人員要了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

4)認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸檔，每年年底前應(yīng)將歸檔的文件材料歸檔完畢，并向校方做好交接簽收手續(xù)。

5)案卷質(zhì)量總的要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

6)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

7、歸檔程序：

各分校（部門）文件管理員

行政部人員

檔案收集

檔案整理鑒定

行政部檔案管理人員

登記檔案目錄

檔案裝訂盒保存

8、文件的借閱：

文件借閱是行政部門日常性工作之一，要按規(guī)定的借閱制度辦理。文件借閱工作中，對(duì)業(yè)務(wù)性的文件，凡因工作需要的均可借閱。對(duì)機(jī)密性文件，不在閱讀范圍的人不能借閱。對(duì)機(jī)密文件借閱者要經(jīng)校長(zhǎng)簽字。

1)借閱程序：

借閱人員

寫借閱審批表

相關(guān)人員簽字

借閱

2)借閱時(shí)間：

原則上借閱文件只能在檔案室閱看，如特殊需要借離檔案室的需在48小時(shí)內(nèi)歸還，逾期不還者檔案室有權(quán)通過其主管校長(zhǎng)強(qiáng)行收回并給予每次50元的負(fù)激勵(lì)。如需長(zhǎng)時(shí)間借用，只能借用備份件，需經(jīng)校長(zhǎng)簽字后方可借出，借出人對(duì)所借檔案材料負(fù)有保管、保密責(zé)任。

9、部門保管：

對(duì)于各分校（部門）保管的檔案僅限于學(xué)校所發(fā)行政制度、文件、當(dāng)月學(xué)生檔案及其它學(xué)校經(jīng)營(yíng)性材料。各分校（部門）主管要指定專人管理，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，不得私自借閱，嚴(yán)禁亂丟亂放，嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所和家中，并保持分校（部門）檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)及時(shí)通知行政部，按本條款特別事項(xiàng)的程序辦理。

10、特別事項(xiàng)：

檔案借出人或分校（部門）檔案管理人員如因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，所保管的檔案、文件性材料應(yīng)先交回檔案室，或在檔案管理員的證明下向接管人員辦理材料交接手續(xù)，由新接管人員辦理相應(yīng)的簽收或借用手續(xù)。任何人不得擅自帶走或銷毀。

學(xué)校檔案管理員如因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)提前一個(gè)月通知校長(zhǎng)，由校長(zhǎng)監(jiān)督向接管人員按上述程序做好清點(diǎn)、交接工作。

11、銷毀文件程序：

行政部人員

清點(diǎn)注銷

填寫文件銷毀登記表

主管領(lǐng)導(dǎo)簽批

銷毀人、監(jiān)銷人

簽字備案

文件銷毀

第2篇 物業(yè)質(zhì)量記錄及文檔管理程序文件

物業(yè)程序文件:質(zhì)量記錄及文檔管理程序

1.目的

為質(zhì)量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責(zé)

部門/崗位工作職責(zé)

辦公室負(fù)責(zé)收集、轉(zhuǎn)發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。

監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理

品質(zhì)管理部監(jiān)督公司各部門質(zhì)量記錄的控制。

收集質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn),對(duì)其有效性負(fù)責(zé)。

保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。

相關(guān)部門收集、轉(zhuǎn)發(fā)及評(píng)估新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)對(duì)公司目前業(yè)務(wù)或管理工作的影響,根據(jù)需要修改或出臺(tái)相關(guān)文件。

管理處、部門負(fù)責(zé)人具體指導(dǎo)本管理處、部門質(zhì)量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質(zhì)量記錄、文檔資料 4.定義

質(zhì)量記錄:體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。

5.方法和過程控制

5.1現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄的管理

5.1.1做好清晰的標(biāo)識(shí),確保現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄無污損或破損等。

5.1.2班長(zhǎng)以上管理人員應(yīng)檢查現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對(duì)已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場(chǎng)已填寫完畢的質(zhì)量記錄送交文件管理員。

5.1.3每次體系文件全面修改后,品質(zhì)管理部對(duì)各管理處、部門質(zhì)量記錄的有效性進(jìn)行全面檢查。局部更改時(shí),可與內(nèi)部質(zhì)量審核同時(shí)進(jìn)行。

5.2文件資料歸檔及管理要求

5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進(jìn)行,最遲于第五個(gè)工作日前完成歸檔工作。

5.2.2歸檔時(shí)按照不同業(yè)務(wù)類別、表格類別(名稱)對(duì)已收集的質(zhì)量記錄及文件資料進(jìn)行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標(biāo)識(shí)文檔編號(hào)、文檔名稱、產(chǎn)生時(shí)間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內(nèi)附卷內(nèi)文件目錄,并在《文件資料存儲(chǔ)清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據(jù)實(shí)際情況增加附表。

文檔編號(hào)文檔名稱產(chǎn)生時(shí)間段保存期限存檔人存檔日期報(bào)廢日期

5.2.3如資料是傳真件應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。

5.2.4歸檔資料應(yīng)盡量在統(tǒng)一地點(diǎn)保存。工程部設(shè)備管理生成的質(zhì)量記錄,除通用的培訓(xùn)(會(huì)議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長(zhǎng)期存放在工程部資料柜內(nèi)。還可根據(jù)具體情況,制作兩聯(lián)的質(zhì)量記錄表格,一份交管理處留存。

5.2.5安防、綠化工程質(zhì)量記錄及檔案,在工程驗(yàn)收完畢后一次性按工程項(xiàng)目單獨(dú)歸檔,存放于管理處資料室。

5.2.6歸檔資料應(yīng)注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)、收回。體系文件不得隔夜外借。

5.2.7文件管理員調(diào)(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù)。

5.2.8《體系文件下發(fā)明細(xì)》、《質(zhì)量記錄表格一覽表》由品質(zhì)管理部填寫,《標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫,經(jīng)現(xiàn)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后公布。

5.2.9各管理處/部門按照《質(zhì)量記錄表格一覽表》的保存期限對(duì)已歸檔的質(zhì)量記錄進(jìn)行報(bào)廢處理,報(bào)廢前應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄報(bào)廢申請(qǐng)單》并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)廢處理。如超過保存期限,但有保存價(jià)值后期需備查記錄,可加蓋'作廢保留'章繼續(xù)保留。

5.3文檔資料編碼規(guī)則

5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級(jí)目錄必須執(zhí)行,一般以一、二級(jí)目錄為文檔標(biāo)題。

5.3.2日常管理文檔編號(hào)方法為:'部門漢語拼音簡(jiǎn)稱+**',如:城市花園為'ch01、ch02'。

5.4重要資料管理

5.4.1工程資料

5.4.1.1工程檔案包括:

a.由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工、驗(yàn)收資料

b.設(shè)施設(shè)備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術(shù)資料;

c.物業(yè)質(zhì)量證明文件和物業(yè)使用說明文件;

d.房屋本體和設(shè)備的改造變更資料

e.其它必要資料

5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料,各管理處應(yīng)指定專業(yè)技術(shù)人員核對(duì)、接收,并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。

5.4.1.3如資料不全,應(yīng)及時(shí)向發(fā)展商索取,確保各類資料齊全。

5.4.1.4各類設(shè)備、配套設(shè)施供應(yīng)商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表,以方便維修保養(yǎng)時(shí)查閱。

5.4.2顧客資料

5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個(gè)性資料。

5.4.2.2管理處控制中心應(yīng)有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個(gè)性化情況,并根據(jù)情況定期更新資料內(nèi)容。

5.4.2.3顧客檔案為機(jī)密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對(duì)顧客資料負(fù)有保密責(zé)任,未經(jīng)顧客或經(jīng)理允許不得對(duì)任何人透露。除文件管理員和管理處負(fù)責(zé)人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。作廢顧客資料應(yīng)仔細(xì)粉碎或銷毀。

5.4.2.4如政府部門、司法機(jī)關(guān)因公需查詢,在對(duì)方出示單位介紹信和工作證并經(jīng)核對(duì)無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時(shí)間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容,與被查資料一并保存。

5.4.3物業(yè)資料

5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項(xiàng)目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設(shè)施資料等。

5.4.3.2各管理處負(fù)責(zé)在房屋交付后三個(gè)月內(nèi)收集整理物業(yè)資料,并培訓(xùn)到相關(guān)人員。

5.4.4標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)管理

辦公室各職能部門各使用部門

5.5電子文檔管理

5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報(bào)批的文件,存檔時(shí)郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。

5.5.2管理處電子文檔應(yīng)統(tǒng)一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級(jí)目錄必須與示范目錄相符,三級(jí)及以下目錄管理處可根據(jù)需要自行調(diào)整。

5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》相關(guān)條款操作,管理軟件內(nèi)容須每月備份,每年初須

對(duì)上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲(chǔ)清單》上登記。

5.5.4重要、機(jī)密的電子文檔須設(shè)置密碼后報(bào)管理處/部門經(jīng)理備案。當(dāng)事人如有離(調(diào))職需完善交接手續(xù)。

6.支持性文件

tjzzwy6.3-z01-02 《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》

7.質(zhì)量記錄表格

tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲(chǔ)清單》

tjzzwy 4.2.4-z01-f1《標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)一覽表》

tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《質(zhì)量記錄表格一覽表》

tjzzwy 4.2.4-z01-f3《質(zhì)量記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》