裝修公司檔案管理?xiàng)l例

裝飾公司檔案管理?xiàng)l例

第一章總則

第1條、為加強(qiáng)公司檔案管理工作,進(jìn)一步發(fā)揮檔案為公司經(jīng)營(yíng)管理直接服務(wù)的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《北京市企業(yè)檔案管理暫行規(guī)則》的要求,結(jié)合公司具體情況,特制定本條例。

第2條、本條例所界定的檔案資料是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)全過(guò)程中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、聲像等資料的總和。

第3條、檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用是公司基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作,公司所有員工對(duì)檔案管理工作均需承擔(dān)義務(wù),任何部門(mén)、企業(yè)(單位)、個(gè)人不得以任何借口、任何方式私自留存原始檔案材料或阻礙檔案收集歸檔工作。

第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)范圍

第4條、公司總經(jīng)理辦公室是公司檔案管理工作的主管部門(mén)、總經(jīng)理辦公室由專人具體負(fù)責(zé)公司系統(tǒng)的檔案管理工作。

第5條、公司總經(jīng)理辦公室直接負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作,同時(shí)負(fù)責(zé)公司系統(tǒng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。公司各部門(mén)及分公司應(yīng)設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。

第6條、公司檔案管理人員的主要職責(zé)是:

1、負(fù)責(zé)公司檔案室的管理工作。

2、制定各類檔案管理辦法、明確歸檔范圍和分類、編號(hào)方案,制定檔案工作計(jì)劃。

3、依據(jù)檔案管理規(guī)定,收集整理各類檔案資料,負(fù)責(zé)立卷、歸檔工作。

4、檔案資料的鑒定、驗(yàn)收和交接。

5、檔案資料的入庫(kù)管理和維護(hù)。

6、檔案的開(kāi)發(fā)利用和信息處理。

7、對(duì)公司各部門(mén)及分公司檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。

8、處理與檔案管理有關(guān)的其它事務(wù)。

第三章檔案管理的要求

第7條、公司檔案室由總經(jīng)理辦公室專人負(fù)責(zé)管理。檔案應(yīng)一律保存在編號(hào)的鐵皮柜內(nèi)。檔案室要保持通風(fēng)、清潔、安裝防盜、防火裝置,確保檔案安全。

第8條、公司各部門(mén)及分公司因工作需要借閱一般性檔案資料應(yīng)填寫(xiě)登記表,由檔案借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。重要檔案資料的借閱須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位人員借閱本公司檔案,須持單位介紹信,并按文件性質(zhì)的批準(zhǔn)權(quán)限辦理借閱手續(xù)。

第9條、凡經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案資料,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,原則上只可在總經(jīng)理辦公室閱讀,復(fù)印檔案必須經(jīng)檔案借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第10條、根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況,公司檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期3種:

1、永久保管:凡是反映公司主要經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)以及基本歷史面貌的,對(duì)公司的建設(shè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料,列為永久保管。

2、長(zhǎng)期保管:凡是反映公司系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司建設(shè)和發(fā)展有利用價(jià)值的檔案資料列為長(zhǎng)期保管,時(shí)限一般為10年。

3、短期保管:凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)有利用價(jià)值的檔案資料,列為短期保管,時(shí)限一般為3年以下。

第四章歸檔工作的程序及要求

第11條、劃定歸檔范圍,目的是保證確有參考價(jià)值的文件資料能齊全完整地立卷保存,既避免遺漏重要文件,以不使案卷重復(fù)龐雜。

第12條、公司總經(jīng)理辦公室檔案室歸檔范圍一般包括公司系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)或管理活動(dòng)中形成、使用并辦理完畢,具有參考價(jià)值的文件資料。主要有:

1、公司各部門(mén)及分公司形成的直接反映本身業(yè)務(wù)工作的重要文件。

2、與各部門(mén)及分公司產(chǎn)生的文件有密切聯(lián)系的上下級(jí)單位的批復(fù)、批準(zhǔn)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件資料。

3、各部門(mén)及分公司開(kāi)展工作需要遵循和查考的上下級(jí)單位的文件資料。

4、具有參考價(jià)值的不相隸屬單位的文件資料。

5、具體歸檔范圍詳見(jiàn)附件。

第13條、立卷應(yīng)根據(jù)文件的形成規(guī)律,如:時(shí)間、組成機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、性質(zhì)、名稱等進(jìn)行分類,以便查找。

第14條、卷內(nèi)文件的排列應(yīng)保持內(nèi)在聯(lián)系,一般應(yīng)把來(lái)文和復(fù)文放在一起,來(lái)文在前,復(fù)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正文在前,附件在后;打印件在前,原稿在后。

第15條、跨年度的文件,一般應(yīng)放在針對(duì)的年度,多年的計(jì)劃、規(guī)劃放在開(kāi)始的一年,多年的總結(jié)放在最后一年,既有計(jì)劃又有總結(jié)放在總結(jié)為主的一年。

第16條、卷內(nèi)文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)排列后,應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)頁(yè)號(hào),以固定排列順序,方便查找。

第17條、編號(hào)的位置應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一,一般左側(cè)裝訂的案卷編在右上角,凡有字跡的紙頁(yè)每頁(yè)正面編一個(gè)號(hào),大張圖表折疊后也編一個(gè)頁(yè)號(hào),卷內(nèi)有印刷小冊(cè)子的只編一個(gè)頁(yè)號(hào),另在備考中注明。

第18條、編號(hào)宜使用鉛筆,以區(qū)別原有文件頁(yè)碼,并便于編排時(shí)修改,必要時(shí)也可使用編號(hào)機(jī)。

第19條、在每卷文件前須填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,用以介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容與組成。卷內(nèi)文件目錄包括:順序號(hào)、作者、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、所在頁(yè)號(hào)、備注等。

第20條、卷內(nèi)文件目錄除一份附在卷內(nèi)文件首頁(yè)之上外,應(yīng)復(fù)印一份填寫(xiě)卷號(hào),按案卷排列順序裝訂成冊(cè),做為查找文件的工具。

第21條、備考表是用來(lái)說(shuō)明卷內(nèi)文件的狀況,應(yīng)注明卷內(nèi)文件實(shí)有頁(yè)數(shù)、立卷日期、立卷人簽名,日后卷內(nèi)文件如有變動(dòng),檔案管理人員應(yīng)及時(shí)注明。

第22條、案卷封皮應(yīng)用統(tǒng)一的厚紙印制,使用毛筆或鋼筆正楷字填寫(xiě),主要包括:組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、立卷日期、保管期限、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。

第23條、歸檔案卷均應(yīng)裝訂,以避免文件散失或損壞,未經(jīng)許可不得隨便拆卷。對(duì)于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙,可采用卷盒、卷袋保管。

第24條、案卷裝訂前,須去掉文件上的金屬釘、針,以防年久腐蝕文件。凡書(shū)寫(xiě)未留裝訂線的應(yīng)補(bǔ)貼加邊,殘破文件應(yīng)當(dāng)修補(bǔ)。裝訂時(shí)使用線繩勒緊結(jié)牢,注意防止倒置、脫漏頁(yè)張。

第25條、案卷經(jīng)過(guò)編目裝訂后,應(yīng)按保管期限分別排列,并注意保持每卷之間的內(nèi)在聯(lián)系,以系統(tǒng)反映本部門(mén)的年度工作。

第26條、將系統(tǒng)排列的案卷按案卷順序號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等編號(hào)登記就形成案卷目錄,該目錄可作為各部門(mén)向總公司檔案室移交案卷的依據(jù)和憑證。

第五章檔案移交辦法

第27條、每年3月底前,為公司各部門(mén)及分公司向公司檔案室移交檔案的截止時(shí)間。各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)按本條例要求完成上年度文件資料的收集、整理、立卷,經(jīng)公司檔案管理人員檢查驗(yàn)收后,移交公司檔案室統(tǒng)一保管。

第28條、分公司應(yīng)歸檔的文件資料由主管部門(mén)統(tǒng)一整理、立卷后隨該部歸檔案卷一并移交公司檔案室。

第29條、公司人事、合同、企業(yè)咨質(zhì)等專項(xiàng)檔案除原件經(jīng)整理、立卷后移交總經(jīng)理辦公室外,因工作需要本部門(mén)可保存一套復(fù)印件以備查詢。

第30條、公司財(cái)務(wù)部設(shè)財(cái)務(wù)分檔案室,公司系統(tǒng)的全部財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)分檔案室負(fù)責(zé)管理。

第31條、公司人力資源部設(shè)人事檔案室,公司系統(tǒng)的部分人事檔案由人事檔案室負(fù)責(zé)管理。

第32條、公司工程部設(shè)工程檔案室,公司系統(tǒng)的全部工程檔案由工程檔案室負(fù)責(zé)管理。

第33條、公司行政部設(shè)企業(yè)資質(zhì)檔案管理室,公司系統(tǒng)的全部資質(zhì)檔案由行政部負(fù)責(zé)管理。

第34條、歸檔的案卷必須編制移交目錄,一式兩份,由交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后履行簽字手續(xù),目錄一份留移交部門(mén)備查,一份由公司檔案室保存。

第六章檔案的銷(xiāo)毀

第35條、總部檔案管理人員要根據(jù)檔案資料的保管期限定期會(huì)同原檔案資料形成部門(mén)的具體承辦人和負(fù)責(zé)人對(duì)過(guò)期檔案資料進(jìn)行鑒定。

第36條、經(jīng)鑒定已確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料要登記造冊(cè),并填寫(xiě)《銷(xiāo)毀文件清單》,經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)

人審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀,并在原案卷備考表中加以注明。

第七章附則

第37條、本條例的解釋權(quán)、修改權(quán)屬公司總經(jīng)理辦公室。

第38條、各分公司可參照本條例結(jié)合實(shí)際情況,制定本單位檔案管理辦法。

附件:《文件資料歸檔范圍及保管期限》

文件資料歸檔范圍及保管期限

一、公文檔案范圍:

1、以公司名義形成的各種正式文件,包括通知、通告、規(guī)定、辦法、規(guī)則、制度、告示、決定、會(huì)議紀(jì)要、處理意見(jiàn)等的原稿及正式稿件。(永久保管)

2、公司日常工作中的對(duì)外行文、信函、電傳件、傳真件、重要電話記錄的原件。(長(zhǎng)期保管)

3、凡外單位發(fā)送公司的重要公文、信函、電傳件、傳真件重要電話記錄的原件。(長(zhǎng)期保管)

4、公司各部門(mén)及分公司報(bào)送公司的請(qǐng)示、報(bào)告及公司批復(fù)的原件。(長(zhǎng)期保管)

5、公司各部門(mén)及分公司形成的各項(xiàng)工作計(jì)劃、規(guī)劃、工作總結(jié)、工作簡(jiǎn)報(bào)及調(diào)查報(bào)告等。(長(zhǎng)期保管)

二、業(yè)務(wù)檔案范圍:

1、公司在開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要的原件、合同正式文本及有關(guān)附件的原件。(永久保管)

2、公司各類重要業(yè)務(wù)電話記錄、業(yè)務(wù)往來(lái)的信函及電傳件、傳真件的原件。(長(zhǎng)期保管)

3、針對(duì)公司系統(tǒng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)形成的文字、數(shù)據(jù)資料、圖表、及政府批文、證照、工程圖紙、概預(yù)算書(shū)的原件。(長(zhǎng)期保管)

4、與各項(xiàng)業(yè)務(wù)有關(guān)的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的原件。(長(zhǎng)期保管)

5、涉及公司系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)法律事務(wù)方面全套文件的原件。(永久保管)

三、人事檔案范圍:

1、公司員工的個(gè)人檔案,包括:招聘員工的資料表、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、員工離職手續(xù)審批表及身份證、學(xué)歷證、專業(yè)證書(shū)的復(fù)印件。(長(zhǎng)期保管)

2、公司員工與公司正式簽訂的《勞動(dòng)合同》的正本。(長(zhǎng)期保管)

3、公司員工辭職、辭退手續(xù)的原件。(短期保管)

4、公司員工任免、獎(jiǎng)勵(lì)或處罰決定的原件。(短期保管)

5、有關(guān)公司人事勞資管理工作各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的原件。(短期保管)

以上人事檔案由人力資源部人事檔案室負(fù)責(zé)保管

6、公司員工個(gè)人工作總結(jié)及高中級(jí)管理人員述職報(bào)告。(總辦短期保管)

四、企業(yè)咨質(zhì)檔案范圍:

1、公司系統(tǒng)所有登記注冊(cè)企業(yè)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本的復(fù)印件。(永久保管)

2、公司系統(tǒng)所有登記注冊(cè)企業(yè)全套審批手續(xù)。(長(zhǎng)期保管)

3、公司系統(tǒng)所有登記注冊(cè)企業(yè)年檢、變更、注銷(xiāo)手續(xù)的原件。(長(zhǎng)期保管)

4、公司系統(tǒng)所有登記注冊(cè)企業(yè)的公司公章、合同章、財(cái)務(wù)章、部門(mén)章、法人章的印模。(永久保管)

五、財(cái)務(wù)檔案范圍:

由財(cái)務(wù)部按國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理辦法制訂財(cái)務(wù)檔案歸檔范圍及保管期限。

六、其它

公司各部門(mén)及分公司認(rèn)為需要移交公司檔案室保管的檔案資料。

行文規(guī)定

上行文

第一條.所有向上行文的公文必須采用正規(guī)形式及格式,并且一律用電腦打印。

第二條.形式分類:

1.報(bào)告:匯報(bào)工作、反映情況,用'報(bào)告';

2.請(qǐng)示:請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題作出指示,給予答復(fù),用'請(qǐng)示';

3.總結(jié):把已經(jīng)做過(guò)的某一時(shí)期的工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)、總分析、總研究的,用'總結(jié)';

4.計(jì)劃:對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的工作作出具體安排的,用'計(jì)劃'。

第三條.向上行文必須寫(xiě)明報(bào)(抄)送對(duì)象、報(bào)送人、行文時(shí)間及標(biāo)題。

第四條.報(bào)告、請(qǐng)示的標(biāo)題要清楚、準(zhǔn)確地概括所要匯報(bào)或請(qǐng)示工作內(nèi)容;總結(jié)、計(jì)劃的標(biāo)題必須指明是哪一時(shí)期或某項(xiàng)工作的總結(jié)或計(jì)劃。

第五條.起草公文要做到情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字簡(jiǎn)煉、條理清楚、層次分明、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅簡(jiǎn)短。

第六條.起草公文的人名、地點(diǎn)、數(shù)字、行文要準(zhǔn)確、時(shí)間要寫(xiě)具體的年月日。

第七條.報(bào)告或請(qǐng)示的第一句話(或第一段)要簡(jiǎn)明、扼要的陳述所要匯報(bào)或請(qǐng)示工作的主題及目的、意義。

第八條.公文的第二部分(一般指第二段),也就是報(bào)告或請(qǐng)示的正題部分,要清楚寫(xiě)明工作包含的各個(gè)事項(xiàng)、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人(承辦人)、費(fèi)用、工作的進(jìn)展情況及如何開(kāi)展工作等要素。

第九條.公文的最后部分要根據(jù)報(bào)送人自己的想法提出下一步的計(jì)劃及建議。