企業(yè)內(nèi)部采購管理?xiàng)l例

采購管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了規(guī)范公司的采購業(yè)務(wù),制定詢價(jià)、議價(jià)流程,降低采購成本,確保公司各項(xiàng)物料供應(yīng),加強(qiáng)公司物料采購的監(jiān)督管理,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱采購包括原輔材料、固定資產(chǎn)、辦公用品等采購及勞務(wù)采購。

第三條 公司的采購部門或采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購,貨比三家,同等材料質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、服務(wù)好者中標(biāo)。

第二章 采購流程

第四條 請購的提出

1、生產(chǎn)研發(fā)部物控員依物料需求狀況、庫存數(shù)量、請購前置期等要求,每月25日前開立下月的所需物料《請購單》,包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設(shè)備修理配件、勞動保護(hù)用品、各種日常耗材等;

2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合部負(fù)責(zé)開立《請購單》;

3、《請購單》應(yīng)注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng),經(jīng)主管審核,并依請購核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn);

4、《請購單》一聯(lián)自存,二聯(lián)送交供應(yīng)鏈(生產(chǎn)物料)、綜合部(辦公用品),三聯(lián)交財(cái)務(wù)部;

5、交期相同的同屬一個(gè)供應(yīng)廠商的物料,請購部門應(yīng)填具在同一份《請購單》內(nèi);

6、緊急請購時(shí),請購部門應(yīng)于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。

第五條 請購核準(zhǔn)權(quán)限

1、生產(chǎn)研發(fā)所需原材料由生產(chǎn)或研發(fā)部經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn);

2、車間需購買的機(jī)修配件、零件,價(jià)值在2000元以下的由車間主任審核后,報(bào)生產(chǎn)部經(jīng)理核準(zhǔn);價(jià)值在2000元以上的車間主任簽字確認(rèn)后由生產(chǎn)部經(jīng)理審核,報(bào)分管副總核準(zhǔn),總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購,由綜合部填報(bào)《請購單》,綜合部經(jīng)理批準(zhǔn);空調(diào)、熱水器、高級家具及單件物品價(jià)值在2000元以上的由綜合部經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)。

第六條 請購的撤消

1、已開具《請購單》需撤銷請購時(shí),由請購部門以書面方式呈原核準(zhǔn)人,并轉(zhuǎn)送供應(yīng)鏈或綜合部,必要時(shí)應(yīng)先口頭通知。

2、采購有關(guān)部門接到通知后,立即停止采購。

3、如遇特殊情況未能及時(shí)停止采購時(shí),采購部門應(yīng)商原請購部門并妥善處理善后事宜。

第七條 采購方式

根據(jù)本公司實(shí)際情況,公司物料采購采用以下三種方式:

1、集中采購 公司通用性大宗物料(鋼材等),以集中采購較為有利,依定時(shí)或定量計(jì)劃進(jìn)行采購;

2、合約采購 公司經(jīng)常使用物料,采購部門應(yīng)事先選擇供應(yīng)商,確定供應(yīng)價(jià)格及交易條件,辦理合約采購,依定時(shí)或定量的方式進(jìn)行采購;

3、一般采購 除1、2以外的零星物料,采用按需采購的方式。

第八條 詢價(jià)、議價(jià)

1、采購部門(供應(yīng)鏈及綜合部)收到經(jīng)核準(zhǔn)的《請購單》后,除集中采購方式外,采購人員應(yīng)選擇至少三家列入公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià);

2、確屬貨源緊張、獨(dú)家代理、專賣品等特殊狀況,不受前款所限;

3、如向特約供應(yīng)商采購時(shí),應(yīng)附其報(bào)價(jià)明細(xì)表,如特約供應(yīng)商有兩家以上,則應(yīng)向其同時(shí)索要報(bào)價(jià)明細(xì)表;

4、選擇詢價(jià)或采購的對象,應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商的順序選擇;

5、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)的物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí),采購人員應(yīng)商請購部門確認(rèn);

6、專業(yè)材料、用品或項(xiàng)目,采購部門應(yīng)會同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià);

7、詢價(jià)后,如有必要,采購部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價(jià);議價(jià)應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。

第九條 議價(jià)原則

有以下情況時(shí),采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商議價(jià):

1、市場價(jià)格下跌或有下跌趨勢時(shí);

2、采購頻率明顯增加時(shí);

3、本次采購數(shù)量大于前次時(shí);

4、本次報(bào)價(jià)偏高時(shí);

5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)的供應(yīng)商提供更低價(jià)格時(shí);

6、其他有利于公司條件時(shí)

第十條 定價(jià)核準(zhǔn)

1、采購人員詢價(jià)、議價(jià)完成后,填寫《采購詢價(jià)、議價(jià)單》(對內(nèi)使用),隨附各供應(yīng)商回傳的《采購詢價(jià)單》(對外使用),必要時(shí)附上書面說明,呈采購部門負(fù)責(zé)人審核;采購部門負(fù)責(zé)人審核時(shí),認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí),退回采購人員重新議價(jià),或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)。

2、單筆采購金額在五千元以下的采購訂單,價(jià)格由采購部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn),確定供應(yīng)商;超過五千元的采購訂單,其價(jià)格提交總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。

3、采用集中采購方式采購的供應(yīng)商確定,必須呈報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)。

第十一條 訂購作業(yè)

1、供應(yīng)商經(jīng)核準(zhǔn)后,采購人員應(yīng)以本公司出具《購銷合同》或供貨商出具《購銷合同》形式與供應(yīng)商訂立合同,訂購物料。

2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形,采購人員應(yīng)于《購銷合同》上明確注明。

3、采購人員應(yīng)控制物料訂購交期,及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。

第十二條 驗(yàn)收與付款

1、依相關(guān)檢驗(yàn)與入庫規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收工作。

2、依合同約定的付款方式,辦理供應(yīng)商付款工作。

第三章 采購質(zhì)量管理

第十三條 采購質(zhì)量文件資料要求

訂購前,應(yīng)提供下列文件資料,或在《購銷合同》、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定:

1、訂購產(chǎn)品規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。

2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。

3、各種檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

4、所需產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠質(zhì)量管理體系認(rèn)證要求。

第十四條 合格供應(yīng)商選擇

除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外,應(yīng)向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件:

1、經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查,列入《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商。

2、提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。

3、以往采購的良好記錄。

第十五條 質(zhì)量保證約定

物料采購,應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)質(zhì)量保證責(zé)任,并在訂購前明確。本公司要求供應(yīng)商承諾下列質(zhì)量保證:

1、供應(yīng)商質(zhì)量管理體系符合本公司指定的質(zhì)量保證系統(tǒng)、如iso9000等。

2、供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。

3、供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其質(zhì)量檢驗(yàn)合格記錄。

4、接受本公司必要的供應(yīng)商調(diào)查。

5、保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中因供應(yīng)商責(zé)任所致?lián)p失的承擔(dān)與賠付。

第十六條 進(jìn)貨驗(yàn)收規(guī)定

供應(yīng)商提供的物料,必須經(jīng)過本公司倉庫、質(zhì)檢、采購等部門人員相關(guān)驗(yàn)收工作,主要包括下列幾項(xiàng):

1、品質(zhì)檢驗(yàn) 質(zhì)檢部按進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn),以確定交貨質(zhì)量符合質(zhì)量要求。

2、處理短損 根據(jù)點(diǎn)收、檢驗(yàn)結(jié)果,對發(fā)生短損的,予以更正數(shù)量,必要時(shí)向供應(yīng)商索賠;

3、退還不合格品 對檢驗(yàn)不合格物料,退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理,由此造成的損失,向供應(yīng)商進(jìn)行索賠;

第十七條 質(zhì)量糾紛處理

采購物料發(fā)生規(guī)格不符、質(zhì)量不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況的處理流程統(tǒng)稱為質(zhì)量糾紛處理。具體規(guī)定如下:

1、處理依據(jù) 以雙方事先約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作為處理依據(jù),并在《購銷合同》上詳細(xì)說明,其中涉及交貨時(shí)間、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等,原則上以本公司的要求為依據(jù)。

2、采購物料退貨與索賠

(1)擬退回采購物料應(yīng)由倉管員清點(diǎn)整理后,通知采購部門(供應(yīng)鏈及綜合部)。

(2)采購部門經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。

(3)現(xiàn)貨供應(yīng)退貨,要求供應(yīng)商更換合格物料。

(4)訂制品退貨,原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。

(5)確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時(shí),可取消訂單,更換供應(yīng)商。

(6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。

(7)雙方事前沒有明確訂購合約時(shí),以實(shí)際造成本公司損失向供應(yīng)商索賠。

3、其它索賠規(guī)定

(1)供應(yīng)商原因造成交貨延遲,以實(shí)際造成本公司損失向供應(yīng)商索賠。

(2)破損短少情形,由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料,若由此造成本公司損失,依實(shí)際發(fā)生情況索賠。

(3)因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良,造成本公司損失,依實(shí)際發(fā)生情況索賠。

(4)其他原因?qū)е卤竟緭p失,依實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。

第四章 采購交期管理

第十八條 采購交期管理是采購的重點(diǎn)之一,確保交期的目的,是在必要的時(shí)間,提供生產(chǎn)所必需的物料,以保障生產(chǎn)且生產(chǎn)成本合理。

第十九條 按供應(yīng)商評價(jià)辦法進(jìn)行考核,將交期的考核列為重要項(xiàng)目之一,以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。

第二十條 對托收到而貨未到,或貨到發(fā)票未到,應(yīng)及時(shí)通知經(jīng)辦人,盡快查實(shí)情況。

第五章 付款方式

第二十一條 付款方式

1、由采購部門根據(jù)《請購單》、《采購詢價(jià)、議價(jià)單》、采購合同、進(jìn)料驗(yàn)收單、《入庫單》,向財(cái)務(wù)部請款。

2、財(cái)務(wù)部依合同規(guī)定的付款方式,與廠商結(jié)款,特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第六章 采購人員工作職責(zé)

第二十二條 對短缺物資,采購員要征求使用單位意見,在使用單位同意后方能采購代用品,否則,出現(xiàn)后果由采購員負(fù)直接責(zé)任。

第二十三條 采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運(yùn)作,對不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購,造成的超儲積壓,損失由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

第二十四條 采購員未能及時(shí)完成采購任務(wù)時(shí),應(yīng)及早報(bào)告采購部經(jīng)理說明原因,提出相應(yīng)意見方案,采購部應(yīng)及時(shí)與請購部門溝通,擬定補(bǔ)救辦法和處理對策,特別重大事項(xiàng),應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。

第二十五條 采購人員必須牢固樹立主人翁思想,盡職盡責(zé),堅(jiān)持原則,秉公辦事,切實(shí)維護(hù)公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。

第二十六條 采購人員必須遵守公司規(guī)章制度,按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購,任何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。

第二十七條 采購人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。

第二十八條 采購人員必須樹立服務(wù)意識,急生產(chǎn)經(jīng)營所急,想生產(chǎn)經(jīng)營所想,任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。

第二十九條 為掌握瞬息萬變的市場商品信息,采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,提高業(yè)務(wù)工作能力,以保證及時(shí)、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。

第三十條 售后服務(wù):對于采購物資,采購部在簽訂購買合同時(shí),要明確服務(wù)約定。

1、采購物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)的,由采購部負(fù)責(zé)聯(lián)系。

2、對于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題,由采購部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。

本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。