編寫物業(yè)管理投標(biāo)書規(guī)范

物業(yè)管理投標(biāo)書的編寫

物業(yè)管理投標(biāo)書是對(duì)投標(biāo)公司前述準(zhǔn)備工作的總結(jié),是投標(biāo)公司的投標(biāo)意圖、報(bào)價(jià)策略與目標(biāo)的集中體現(xiàn),其編制質(zhì)量的優(yōu)劣將直接影響投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的成敗。因此,投標(biāo)公司除了應(yīng)以合理報(bào)價(jià)、先進(jìn)技術(shù)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)為其競(jìng)標(biāo)成功打好基礎(chǔ)外,還應(yīng)學(xué)會(huì)如何包裝自己的投標(biāo)文件,如何在標(biāo)書的編制、裝訂、密封等方面給評(píng)委留下良好的印象,以爭(zhēng)取關(guān)鍵性評(píng)分。

由于不同物業(yè)具有不同性質(zhì),不同招標(biāo)項(xiàng)目具有不同要求,其投標(biāo)書的內(nèi)容要求也相應(yīng)呈現(xiàn)出差異。投標(biāo)公司在實(shí)踐中可根據(jù)具體情況自行發(fā)揮。

一、物業(yè)管理投標(biāo)書的內(nèi)容

(一)物業(yè)管理投標(biāo)書的組成

物業(yè)管理投標(biāo)書,即投標(biāo)人須知中規(guī)定投標(biāo)者必須提交的全部文件,主要包括:

1.投標(biāo)致函

投標(biāo)致函實(shí)際上就是投標(biāo)者的正式報(bào)價(jià)信,其主要內(nèi)容有:

(1)表明投標(biāo)者完全愿意按招標(biāo)文件中的規(guī)定承擔(dān)物業(yè)管理服務(wù)任務(wù),并寫明自己的總報(bào)價(jià)金額;

(2)表明投標(biāo)者接受該物業(yè)整個(gè)合同委托管理期限;

(3)表明本投標(biāo)如被接受,投標(biāo)者愿意按招標(biāo)文件規(guī)定金額提供履約保證金;

(4)說(shuō)明投標(biāo)報(bào)價(jià)的有效期;

(5)表明本投標(biāo)書連同招標(biāo)者的書面接受通知均具有法律約束力;

(6)表明對(duì)招標(biāo)者接受其他投標(biāo)的理解。

2.附件

附件的數(shù)量及內(nèi)容按照招標(biāo)文件的規(guī)定確定。但應(yīng)注意,各種商務(wù)文件、技術(shù)文件等均應(yīng)依據(jù)招標(biāo)文件要求備全,缺少任何必須文件的投標(biāo)將被排除在中標(biāo)人之外。這些文件主要包括:

(1)公司簡(jiǎn)介。概要介紹投標(biāo)公司的資質(zhì)條件、以往業(yè)績(jī)等情況。

(2)公司法人地位及法定代表人證明。包括資格證明文件(營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)代碼以及行業(yè)主管部門頒發(fā)的資質(zhì)等級(jí)證書、授權(quán)書、代理協(xié)議書等)、資信證明文件(保函、已履行的合同及商戶意見(jiàn)書、中介機(jī)構(gòu)出具的財(cái)務(wù)狀況書等)。

(3)公司對(duì)合同意向的承諾。包括對(duì)承包方式、價(jià)款計(jì)算方式、服務(wù)款項(xiàng)收取方式、材料設(shè)備供應(yīng)方式等情況的說(shuō)明。

(4)物業(yè)管理專案小組的配備。簡(jiǎn)要介紹主要負(fù)責(zé)人的職務(wù)、以往業(yè)績(jī)等。

(5)物業(yè)管理組織實(shí)施規(guī)劃等。說(shuō)明對(duì)該物業(yè)管理運(yùn)作中的人員安排、工作規(guī)劃、財(cái)務(wù)管理等內(nèi)容。

(二)物業(yè)管理投標(biāo)書的主要內(nèi)容

物業(yè)管理投標(biāo)書除了按規(guī)定格式要求回答招標(biāo)文件中的問(wèn)題外,最主要的內(nèi)容是介紹物業(yè)管理要點(diǎn)和物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)形式和費(fèi)用。

1.介紹本物業(yè)管理公司的概況和經(jīng)歷

除了介紹本公司的概況外,主要介紹本公司以前管理過(guò)或正在管理物業(yè)的名稱、地址、類型、數(shù)量,要指出類似此次招標(biāo)物業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)和成果,并介紹主要負(fù)責(zé)人的專業(yè)、物業(yè)管理經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)。

2.分析投標(biāo)物業(yè)的管理要點(diǎn)

主要指出此次投標(biāo)物業(yè)的特點(diǎn)和日后管理上的特點(diǎn)、難點(diǎn),可列舉說(shuō)明,還要分析租用戶對(duì)此類物業(yè)及管理上的期望、要求等。以下分別對(duì)不同性質(zhì)物業(yè)管理中的重點(diǎn)、難點(diǎn)做出分析:

(1)住宅小區(qū)

對(duì)于住宅小區(qū)而言,舒適便捷是業(yè)主最起碼的要求,高檔次的優(yōu)質(zhì)服務(wù)則是其更高的享受追求,因此其物業(yè)管理應(yīng)當(dāng)突出的是:

①環(huán)境管理。要求物業(yè)管理能維護(hù)規(guī)劃建設(shè)的嚴(yán)肅性,定期進(jìn)行檢查維修,禁止亂鑿洞、亂開(kāi)門窗的破壞性行為,禁止個(gè)別業(yè)主隨意改動(dòng)房屋結(jié)構(gòu)或亂搭建行為,保證業(yè)主的居住安全。

②衛(wèi)生綠化管理。定時(shí)對(duì)小區(qū)公共場(chǎng)所進(jìn)行清掃保潔,及時(shí)清運(yùn)垃圾,并對(duì)衛(wèi)生用具進(jìn)行清潔消毒;加強(qiáng)小區(qū)綠化養(yǎng)護(hù),派專人管理綠化帶、花草樹木,禁止人為破壞行為。

③治安管理。成立保衛(wèi)處,負(fù)責(zé)小區(qū)內(nèi)的治安巡邏與防范,確保住戶財(cái)產(chǎn)安全。

④市政設(shè)施管理。即市政道路、下水管道、窨井與消防等公共設(shè)施的管理、維修、保養(yǎng)等工作。

⑤便利服務(wù)。為特殊住戶提供各種專業(yè)

有償服務(wù)和特需服務(wù)。

(2)高層住宅

高層住宅相對(duì)于普通住宅小區(qū)而言,其特點(diǎn)是建筑規(guī)模大、機(jī)電設(shè)備多、住戶集中,居住人員的素質(zhì)也相應(yīng)較高。因此,這類物業(yè)管理的重點(diǎn)應(yīng)放在:

①機(jī)電設(shè)備管理。這是大樓的核心部分,如發(fā)電機(jī)、中央空調(diào)、供水、消防、通信系統(tǒng)等,一旦哪一部分發(fā)生問(wèn)題,必將嚴(yán)重影響住戶生活和工作。因此物業(yè)管理部門必須備有一支技術(shù)熟練的專業(yè)人員,做好管理人員的培訓(xùn),健全各項(xiàng)管理制度,保證能及時(shí)排除故障。

②保衛(wèi)治安管理。須設(shè)保安班,24小時(shí)值班守衛(wèi),建立來(lái)訪人員登記制度,公共場(chǎng)所安裝閉路電視監(jiān)視系統(tǒng),保證大樓每個(gè)角落都能處在保安人員控制中。

③衛(wèi)生清潔管理。堅(jiān)持早上清掃樓梯、走廊通道、電梯間等,收倒各樓層垃圾,清洗衛(wèi)生用具,保持大樓清潔衛(wèi)生。

④保養(yǎng)維護(hù)。主要是對(duì)公用設(shè)施、公共場(chǎng)所進(jìn)行定期檢查、維修。

(3)寫字樓

寫字樓作為辦公場(chǎng)所,要求環(huán)境應(yīng)保持寧?kù)o、清潔、安全,其物業(yè)管理重點(diǎn)應(yīng)放在:

①安全保衛(wèi)工作。保證防盜及安全設(shè)施運(yùn)作良好,堅(jiān)持出入登記制度,24小時(shí)值班守衛(wèi)。

②電梯、中央空調(diào)、水電設(shè)施維護(hù)。保證工作時(shí)間上述設(shè)備正常工作,不允許出錯(cuò)。

③清潔衛(wèi)生服務(wù)。這同高層住宅相類似,但要求更高,應(yīng)當(dāng)天天擦洗門窗,清掃走廊,做到無(wú)雜物、無(wú)灰塵,同時(shí)保證上班時(shí)間的開(kāi)水供應(yīng)。

(4)商業(yè)大廈管理

在商業(yè)大廈管理中,公司形象、居民購(gòu)物方便程度是考慮的首要因素,其管理重點(diǎn)在于:

①安全保衛(wèi)工作。通常大型商業(yè)中心客流量較大,容易發(fā)生安全問(wèn)題,故應(yīng)保證24小時(shí)專人值班巡邏,以及便衣保安人員場(chǎng)內(nèi)巡邏。

②消防工作。管理維護(hù)消防設(shè)施,制定嚴(yán)格的消防制度。

③清潔衛(wèi)生工作。有專職人員負(fù)責(zé)場(chǎng)內(nèi)巡回保潔、垃圾清掃,隨時(shí)保持商場(chǎng)環(huán)境衛(wèi)生。

④空調(diào)或供熱設(shè)備管理。設(shè)立專職操作及維護(hù)人員,保證設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

以上是針對(duì)各類型物業(yè)列舉其物業(yè)管理中普遍的重點(diǎn)和難點(diǎn),但在具體編寫投標(biāo)書時(shí),投標(biāo)公司應(yīng)針對(duì)物業(yè)具體性質(zhì)與業(yè)主情況,就最突出的問(wèn)題作詳細(xì)分析。

3.介紹本公司將提供的管理服務(wù)內(nèi)容及功能

(1)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)建設(shè)期間的管理顧問(wèn)服務(wù)內(nèi)容

簡(jiǎn)要介紹物業(yè)管理公司前期介入所應(yīng)考慮的問(wèn)題及其意義,接下來(lái)就各問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)敘述。

①對(duì)投標(biāo)物業(yè)的設(shè)計(jì)圖紙?zhí)峁I(yè)意見(jiàn)。投標(biāo)公司應(yīng)從物業(yè)建成后管理的角度出發(fā),考慮設(shè)計(jì)圖紙是否具有操作的可行性,是否方便用戶,有時(shí)甚至可以就物業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)提出一些有利于日后運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)管理的設(shè)計(jì)預(yù)留建議。

②對(duì)投標(biāo)物業(yè)的設(shè)施提供專業(yè)意見(jiàn)。投標(biāo)公司應(yīng)從使用者角度考慮設(shè)施的配置能否滿足住戶的普遍需要。

③對(duì)投標(biāo)物業(yè)的建筑施工提供專業(yè)意見(jiàn)并進(jìn)行監(jiān)督。包括參與開(kāi)發(fā)商重大修改會(huì)議,向業(yè)主提供設(shè)備保養(yǎng)、維護(hù)等方面的建議。

④提出本投標(biāo)物業(yè)的特別管理建議。主要就先前所分析到的管理難點(diǎn)有針對(duì)性地提出施工方面的建議,以利于日后管理。

(2)物業(yè)竣工驗(yàn)收前的管理顧問(wèn)服務(wù)內(nèi)容

①制訂員工培訓(xùn)計(jì)劃。詳細(xì)說(shuō)明員工培訓(xùn)的課程內(nèi)容,以及經(jīng)培訓(xùn)后員工所應(yīng)具備的素質(zhì)。

②制訂租約條款、管理制度和租用戶手冊(cè)。

③列出財(cái)務(wù)預(yù)算方案。指出日常運(yùn)作費(fèi)用支出,確定日后收費(fèi)基礎(chǔ)。

(3)用戶入住及裝修期間的管理顧問(wèn)服務(wù)內(nèi)容

①住戶入住辦理移交手續(xù)的管理服務(wù)。說(shuō)明物業(yè)管理公司在用戶入住時(shí)應(yīng)向用戶解釋的事項(xiàng),及其應(yīng)當(dāng)承辦的工作。

②住戶裝修工程及物料運(yùn)送的管理服務(wù)。規(guī)定用戶裝修時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題及應(yīng)提交的文件。

③遷入與安全管理服務(wù)。說(shuō)明物業(yè)管理公司應(yīng)當(dāng)采取哪些措施,規(guī)定業(yè)主應(yīng)遵守的規(guī)章制度。

(4)管理運(yùn)作服務(wù)內(nèi)容

①物業(yè)管理人力安排。編制物業(yè)管理組織運(yùn)作圖,說(shuō)明各部門人員職責(zé)及其相互關(guān)系。

②保安服務(wù)。包括為聘任與培訓(xùn)員工、設(shè)立與實(shí)施保安制度等而應(yīng)采取的措施。

③清潔服務(wù)。包括擬定清潔標(biāo)準(zhǔn),分包清潔工作的措施,監(jiān)督清潔工作,以及保證清潔標(biāo)準(zhǔn)的其他措施。

④維修保養(yǎng)服務(wù)。編制維修計(jì)劃,安排技術(shù)工程師監(jiān)督保養(yǎng)工作的實(shí)施。

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sp;⑤財(cái)務(wù)管理服務(wù)。包括制定預(yù)算案,代收管理費(fèi)、處理收支賬目、管理賬戶等。

⑥綠化園藝管理服務(wù)。包括配置園藝工,布置盆栽,節(jié)日的裝飾工作等。

⑦租賃管理服務(wù)。這是針對(duì)承租用戶的管理工作,包括收取租金,提供租約,監(jiān)督租戶遵守規(guī)章等工作。

⑧與租用戶聯(lián)系及管理報(bào)告。主要包括通知、拜訪用戶,了解情況,并定期向業(yè)主大會(huì)報(bào)告管理情況等工作。

⑨其他管理服務(wù)內(nèi)容。補(bǔ)充說(shuō)明由于招標(biāo)物業(yè)的特殊功用或業(yè)主特殊要求而需要的其他特定服務(wù)。

(5)說(shuō)明將提供的服務(wù)形式、費(fèi)用和期限

①管理顧問(wèn)服務(wù)期限:通常自接受委托開(kāi)始至樓宇發(fā)放執(zhí)照為止。

②管理運(yùn)作服務(wù)期限:自樓宇發(fā)放執(zhí)照起,至合同到期為止。

二、物業(yè)管理投標(biāo)書編寫注意事項(xiàng)

(一)物業(yè)管理投標(biāo)書的基本要素

物業(yè)管理投標(biāo)書作為評(píng)標(biāo)的基本依據(jù),必須具備統(tǒng)一的編寫基礎(chǔ),以便于評(píng)標(biāo)工作的順利進(jìn)行。因此,投標(biāo)公司必須對(duì)投標(biāo)書的基本要素有所了解。

1.計(jì)量單位

計(jì)量單位是投標(biāo)書中必不可少的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。因此,統(tǒng)一計(jì)量單位是避免在定標(biāo)和履約中出現(xiàn)混亂的有力手段。投標(biāo)書中必須使用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位,不允許混合使用不同的度量制。

2.貨幣

國(guó)內(nèi)物業(yè)管理投標(biāo)書規(guī)定使用的貨幣應(yīng)為“人民幣”,而國(guó)際投標(biāo)中所使用貨幣則應(yīng)按招標(biāo)文件的規(guī)定執(zhí)行。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

編制投標(biāo)書應(yīng)使用國(guó)家統(tǒng)一頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,如果某些業(yè)主由于特定需要要求提供特殊服務(wù),也應(yīng)按照國(guó)家正式批準(zhǔn)的統(tǒng)一的服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,嚴(yán)格準(zhǔn)確地行事。

若采用國(guó)外的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,應(yīng)將所使用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范譯成中文,并在投標(biāo)書中說(shuō)明。

4.表述方式

投標(biāo)書的文字與圖紙是投標(biāo)者借以表達(dá)其意圖的語(yǔ)言,它必須要能準(zhǔn)確表達(dá)投標(biāo)公司的投標(biāo)方案,因此,簡(jiǎn)潔、明確、文法通暢、條理清楚是投標(biāo)書文字必須滿足的基本要求。編制投標(biāo)書時(shí),切忌拐彎抹角、廢話連篇、用詞模棱兩可,應(yīng)盡量做到言簡(jiǎn)意賅,措辭準(zhǔn)確達(dá)意,最大限度地減少招標(biāo)單位的誤解和可能出現(xiàn)的爭(zhēng)議。

圖紙、表格較之于文字在表達(dá)上更為直接,簡(jiǎn)單明了,但這同樣要求其編寫做到前后一致、風(fēng)格統(tǒng)一、符合招標(biāo)文件的要求。最好能以索引查閱方式將圖紙表格裝訂成冊(cè),并和標(biāo)書中的文字表述保持一致。

5.理論技巧

投標(biāo)書的編寫不僅應(yīng)做到投標(biāo)目標(biāo)明確、方案可行,編寫人員還應(yīng)熟練掌握與投標(biāo)書內(nèi)容相關(guān)的法律、技術(shù)和財(cái)務(wù)知識(shí),并以服務(wù)為出發(fā)點(diǎn),綜合運(yùn)用心理學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等方面的理論和技巧。

6.資料真實(shí)性

投標(biāo)文件應(yīng)對(duì)招標(biāo)文件的要求作出實(shí)質(zhì)響應(yīng),其內(nèi)容應(yīng)符合招標(biāo)文件的所有條款、條件和規(guī)定,且無(wú)重大偏離與保留。投標(biāo)人應(yīng)按招標(biāo)文件的要求提供投標(biāo)文件,并保證所提供全部資料的真實(shí)性,以使其投標(biāo)文件對(duì)應(yīng)招標(biāo)文件的要求。否則,其投標(biāo)將被拒絕。

(二)物業(yè)管理投標(biāo)書編寫中應(yīng)注意的問(wèn)題

1.確保填寫無(wú)遺漏,無(wú)空缺。投標(biāo)文件中的每一空白都需填寫,如有空缺,則被認(rèn)為放棄意見(jiàn);重要數(shù)據(jù)未填寫,可能被作為廢標(biāo)處理。因此投標(biāo)公司在填寫時(shí)務(wù)必小心謹(jǐn)慎。

2.不得任意修改填寫內(nèi)容。投標(biāo)方所遞交的全部文件均應(yīng)由投標(biāo)方法人代表或委托代理人簽字;若填寫中有錯(cuò)誤而不得不修改,則應(yīng)由投標(biāo)方負(fù)責(zé)人在修改處簽字。

3.填寫方式規(guī)范。投標(biāo)書最好用打字方式填寫,或者用墨水筆工整填寫;除投標(biāo)方對(duì)錯(cuò)處作必要修改外,投標(biāo)文件中不允許出現(xiàn)加行、涂抹或改寫痕跡。

4.不得改變標(biāo)書格式。若投標(biāo)公司認(rèn)為原有標(biāo)書格式不能表達(dá)投標(biāo)意圖,可另附補(bǔ)充說(shuō)明,但不得任意修改原標(biāo)書格式。

5.計(jì)算數(shù)字必須準(zhǔn)確無(wú)誤。投標(biāo)公司必須對(duì)單價(jià)、合計(jì)數(shù)、分步合計(jì)、總標(biāo)價(jià)及其大寫數(shù)字進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。

6.報(bào)價(jià)合理。投標(biāo)人應(yīng)對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目提出合理的報(bào)價(jià)。高于市場(chǎng)的報(bào)價(jià)難以被接受,低于成本報(bào)價(jià)將被作為廢標(biāo),或者即使中標(biāo)也無(wú)利可圖。因唱標(biāo)一般只唱正本投標(biāo)文件中的“開(kāi)標(biāo)一覽表”,所以投標(biāo)人應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求填寫“開(kāi)標(biāo)一覽表”、“投標(biāo)價(jià)格表”等。

7.包裝整潔美觀。投標(biāo)文件應(yīng)保證字跡清楚、文本整潔,紙張統(tǒng)一,裝幀美觀大方。

8.報(bào)價(jià)方式規(guī)范。凡是以電報(bào)、電話、傳真等形式進(jìn)行的投標(biāo),招標(biāo)方概不接受。