職業(yè)學(xué)院會(huì)議管理規(guī)定

職業(yè)學(xué)院會(huì)議管理規(guī)定

為加強(qiáng)學(xué)院各級(jí)會(huì)議和會(huì)議室的管理，規(guī)范學(xué)院會(huì)議制度，提高學(xué)院各項(xiàng)工作效率，特制定本會(huì)議管理規(guī)定。

一、會(huì)議類別

（一）學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)

1．學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)是學(xué)院最高級(jí)別的議事會(huì)議，由學(xué)院院長(zhǎng)根據(jù)實(shí)際情況確定召開；

2．參加人員為全體院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院督導(dǎo)組督導(dǎo)、學(xué)院辦公室主任和會(huì)議認(rèn)為應(yīng)該參加的相關(guān)人員；

3．學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)由學(xué)院（黨委）辦公室統(tǒng)一通知；

4．學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議議程制定、會(huì)議紀(jì)要撰寫由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)。

（二）學(xué)院行政例會(huì)

1．學(xué)院行政例會(huì)是學(xué)院例行辦公例會(huì)，原則上確定于每周一上午8:30召開；

2．參加人員為全體院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院督導(dǎo)組督導(dǎo)、全體中層干部；

3．學(xué)院行政例會(huì)由學(xué)院（黨委）辦公室統(tǒng)一通知；

4．學(xué)院行政例會(huì)會(huì)議記錄由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)。

（三）學(xué)院全院教職工大會(huì)

1．學(xué)院全院教職工大會(huì)是原則上確定于每月召開一次；

2．學(xué)院全院教職工大會(huì)參加人員為學(xué)院全體教職工；

3．學(xué)院全院教職工大會(huì)由學(xué)院（黨委）辦公室統(tǒng)一通知；

4．學(xué)院全院教職工大會(huì)會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程、會(huì)議記錄等由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)。

（四）部門協(xié)調(diào)會(huì)議

1．部門協(xié)調(diào)會(huì)議是由學(xué)院分管院領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起召開的跨部門協(xié)調(diào)、協(xié)作專題會(huì)議，須征求院長(zhǎng)的意見方可召開；

2．部門協(xié)調(diào)會(huì)議的參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議記錄等相關(guān)工作由分管院領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門確定和負(fù)責(zé)；

3．部門協(xié)調(diào)會(huì)議，如需使用學(xué)院會(huì)議室必須提前2天向?qū)W院（黨委）辦公室提出申請(qǐng)；

4．部門協(xié)調(diào)會(huì)議會(huì)議通知由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)。

（五）各部門例會(huì)

1．部門例會(huì)是由各部門負(fù)責(zé)人定期召開的工作例會(huì)，例會(huì)時(shí)間由各部門根據(jù)部門工作特點(diǎn)合理安排，以不影響日常工作的正常進(jìn)行為原則；

2．參加人員為分管院領(lǐng)導(dǎo)、各部門全體人員；

3．部門例會(huì)由各部門自行安排，如需使用學(xué)院會(huì)議室必須提前2天向?qū)W院（黨委）辦公室提出申請(qǐng)；

4．部門例會(huì)會(huì)議通知和會(huì)議記錄由各部門指定專人負(fù)責(zé)。

（六）其他會(huì)議

1．學(xué)院、各部門認(rèn)為有必要召開的各項(xiàng)會(huì)議，如：專題學(xué)習(xí)會(huì)、獎(jiǎng)學(xué)金表彰大會(huì)、重大活動(dòng)等。

2．院級(jí)會(huì)議由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員、制定會(huì)議議程、做好會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議記錄等相關(guān)工作；

3．部門召集或承辦召開的涉及學(xué)院相關(guān)部門的會(huì)議，視同部門協(xié)調(diào)會(huì)議處理；

4．各系各部門自行組織的會(huì)議或校企合作洽談等會(huì)議，視同部門例會(huì)處理。

二、會(huì)議室申請(qǐng)與管理

（一）學(xué)院會(huì)議室（行政樓502、413、五教A118、A219）由學(xué)院（黨委）辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用。五教A118會(huì)議室原則上作為全院教職工大會(huì)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作會(huì)場(chǎng)，一般不外借使用，各系各部門大型活動(dòng)可使用五教A219。

（二）院級(jí)重要會(huì)議（黨政聯(lián)席會(huì)等）和辦公室牽頭承辦召開的各類會(huì)議，由辦公室負(fù)責(zé)做好各項(xiàng)會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后整理事宜。

（三）部門承辦會(huì)議或分管院領(lǐng)導(dǎo)組織的會(huì)議，須由承辦部門或分管院領(lǐng)導(dǎo)指定人員，在會(huì)議前兩個(gè)工作日到學(xué)院（黨委）辦公室聯(lián)系，辦理會(huì)議室使用預(yù)約手續(xù)。申請(qǐng)時(shí)請(qǐng)?jiān)趯W(xué)院辦公室網(wǎng)站下載填寫“會(huì)議室申請(qǐng)用表”，交學(xué)院（黨委）辦公室登記簽字備案后使用。

（四）學(xué)院（黨委）辦公室按照“系、部、處級(jí)會(huì)議服從院級(jí)會(huì)議，先定先使用”的原則統(tǒng)一安排，并做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，保證會(huì)議準(zhǔn)時(shí)召開。

（五）使用會(huì)議室時(shí)，未經(jīng)學(xué)院（黨委）辦公室同意，不得改變會(huì)議室設(shè)備、家具的位置，不得將會(huì)議室物品攜出室外，不得擅自動(dòng)用室內(nèi)音響、功放、DVD、投影等設(shè)備，如需使用應(yīng)在預(yù)約時(shí)一并申請(qǐng)，由學(xué)院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)中心派專人開啟調(diào)試后，方可使用。

（六）會(huì)議室為會(huì)議和接待來(lái)賓常規(guī)備有飲用開水，內(nèi)部會(huì)議一律不配茶葉、純凈水和紙杯；如承辦部門需要茶葉、純凈水和紙杯，須在預(yù)約使用會(huì)議室時(shí)一并告知；有其他需要?jiǎng)t自行準(zhǔn)備。部門會(huì)議請(qǐng)自行做好會(huì)務(wù)服務(wù)工作。在會(huì)議室懸掛、張貼標(biāo)語(yǔ)條幅，需在學(xué)院（黨委）辦公室專人指導(dǎo)下開展，并在用后由承辦部門及時(shí)清除并保管，以保持墻面整潔。

（七）會(huì)議期間請(qǐng)自覺(jué)保持室內(nèi)清潔，會(huì)議室照明、空調(diào)、設(shè)備的使用由主辦部門負(fù)責(zé)，使用時(shí)要愛(ài)護(hù)各種設(shè)施，如有損壞，按學(xué)院規(guī)定賠償。會(huì)后應(yīng)及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，關(guān)好門窗、空調(diào)、飲水機(jī)等設(shè)備。

（八）會(huì)議主辦部門應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，做好會(huì)場(chǎng)布置及準(zhǔn)備工作。

（九）會(huì)議所需的筆記本電腦等設(shè)備由會(huì)議主辦部門準(zhǔn)備。

（十）凡使用會(huì)議室的主辦部門負(fù)責(zé)人即為會(huì)議期間的防火負(fù)責(zé)人。若出現(xiàn)安全問(wèn)題及其他隱患，學(xué)院將追究使用部門的責(zé)任。

三、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)解釋。