某物業(yè)轄區(qū)顧客財產控制管理規(guī)定

物業(yè)轄區(qū)顧客財產控制管理規(guī)定

1.0目的

使顧客財產的價值得到充分發(fā)揮和有效控制,更好地為顧客服務,實現(xiàn)顧客滿意。

2.0適用范圍

轄區(qū)內顧客共有的所有財產和屬顧客個人所有(包括單位集體所有,以下同)而由管理處代管的財產。

3.0職責

由管理處負責顧客財產的控制和管理。

4.0定義:

顧客財產:轄區(qū)內屬顧客共有的財產和屬顧客個人所有而由物業(yè)公司代管的財產。

5.0顧客財產的識別

5.1顧客財產包括但不限于以下內容:

5.1.1轄區(qū)內房屋本體及公共設施、設備(包括房屋本體、公共廣場、綠地、道路、小品、公共娛樂設施、車棚、化糞池、污水井、上下水管道、宣傳設施、機電設備等);

5.1.2轄區(qū)內的出租用房、未售房屋和車庫;

5.1.3轄區(qū)內停放的車輛(包括機動車輛和非機動車輛);

5.1.4顧客所有的鑰匙(包括顧客個人和顧客共有);

5.1.5顧客的檔案資料(包括顧客個人檔案資料和顧客共用檔案資料);

6.0程序

6.1轄區(qū)內房屋本體及公共設施的控制和管理見《房屋本體及公共設施管理工作手冊》:

6.2轄區(qū)內的出租用房和未售房屋控制和管理見《房屋管理規(guī)定》;

6.3轄區(qū)內車輛的管理見《安全管理規(guī)定》;

6.4顧客的鑰匙管理見《房屋管理規(guī)定》;

6.5顧客檔案資料的控制和管理;

6.5.1顧客人個檔案及資料的管理;

6.5.1.1顧客個人檔案及資料包括但不限于以下內容:

a)《住戶基本情況登記表》

b)《分戶驗收單》

c)《裝修協(xié)議書》

d)《業(yè)主公約》

e)《訪問顧客記錄表》

f)《處理違章記錄》

g) 空房看管記錄

6.5.1.2日常管理

a)個人檔案資料以每戶為單位,每戶一冊單放在檔案袋內,并在檔案袋的封皮上注明業(yè)主姓名、編號(包括棟號、單元號及房號)、籍貫、檔案資料目錄,按順序排放在檔案柜中,以便隨時查閱,發(fā)現(xiàn)丟失及時補充;

b)每半年對所有檔案資料檢查一遍,填寫《檔案資料檢查表》,管理部每半年抽查一次,監(jiān)督執(zhí)行情況。

6.5.1.3資料更改管理

若發(fā)現(xiàn)資料與事實不符,應立即更改,更改應把原有內容用線劃掉,但應保留原記錄的清晰度,不得涂改,若需業(yè)主親自更改的應請業(yè)主簽名(例如協(xié)議書),若無法更改或更改幅度較大,業(yè)主應重新簽定并在《檔案資料檢查表》上做記錄且保存原資料;

6.5.2顧客共有資料的管理;

6.5.2.1顧客共有資料包括但不限于

a)轄區(qū)規(guī)劃設計圖

b)平面竣工圖

c)供水管網(wǎng)圖

d)供電線路圖

e)天燃氣管網(wǎng)圖

f)暖氣管網(wǎng)圖

g)污雨水管網(wǎng)圖

6.5.2.2管理處應把資料分類并妥善保存,以便隨時查閱;

7.0相關文件及記錄

a)《房屋本體及公共設施工作手冊》

b)《房屋管理規(guī)定》

c)《安全管理規(guī)定》

d)《住戶基本情況登記表》 qr-c

e)《分戶驗收單》qr-c

f)《裝修協(xié)議書》

g)《業(yè)主公約》

h)《處理違章記錄》qr-c

i)《訪問顧客記錄表》qr-c

j)《檔案資料檢查表》qr-c