職業(yè)衛(wèi)生檔案管理規(guī)定

第一條根據《中華人民共和國職業(yè)病防治法》、《中國人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《醫(yī)學科學技術檔案管理辦法》、《醫(yī)療事故管理條例》,為加強職業(yè)衛(wèi)生檔案的管理,達到職業(yè)衛(wèi)生檔案完整、準確、系統、安全和有效利用的目的,制定本辦法。

第二條職業(yè)衛(wèi)生檔案,是指職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法、職業(yè)衛(wèi)生技術服務、職業(yè)衛(wèi)生管理以及職業(yè)衛(wèi)生科學研究活動中形成的,能夠準確、完整反映職業(yè)衛(wèi)生工作全過程的文字、資料、圖紙、照片、報表、錄音帶、錄相、影片、計算機數據等文件材料。

第三條職業(yè)衛(wèi)生檔案是職業(yè)病防治過程的真實記錄和反映,也是衛(wèi)生行政執(zhí)法的重要參考依據。

職業(yè)衛(wèi)生行政及監(jiān)督機構、職業(yè)衛(wèi)生技術服務機構、承擔職業(yè)健康監(jiān)護和職業(yè)病診斷的醫(yī)療衛(wèi)生機構、用人單位都應當建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,并指定專(兼)職人員負責。

第四條 職業(yè)衛(wèi)生檔案按照職業(yè)病防治活動主體分為:

(一)職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案;

(二)用人單位職業(yè)衛(wèi)生管理檔案;

(三)職業(yè)衛(wèi)生技術服務檔案;

(四)職業(yè)衛(wèi)生科研檔案。

第五條 各級職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法部門應當建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,包括:

(一)國家有關職業(yè)病防治工作法律、法規(guī)、規(guī)范、標準等;

(二)法人資格及其他證明材料(委托書、單位編碼、財政帳號等);

(三)工作職責、監(jiān)督員執(zhí)法程序、道德準則;

(四)當地政府職業(yè)病防治規(guī)劃;

(五)年度職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督計劃及總結;

(六)轄區(qū)職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督對象分布圖和匯總表;

(七)轄區(qū)職業(yè)病防治工作狀況統計分析;

(八)用人單位職業(yè)病危害申報材料;

(九)衛(wèi)生行政部門對用人單位建設項目職業(yè)病危害控制效果評價、衛(wèi)生審查、衛(wèi)生審核、驗收批件;

(十)職業(yè)性健康體檢報表;

(十一)職業(yè)病報表;

(十二)職業(yè)病事故報表;

(十三)職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作記錄及文書存根;

(十四)監(jiān)督員培訓相關資料(培訓計劃、材料)。

第六條用人單位應當建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,包括:

(一)國家有關職業(yè)病防治工作的法律、法規(guī)、規(guī)范、標準清單及有關文本;

(二)職業(yè)衛(wèi)生管理方針、計劃、目標、職業(yè)衛(wèi)生管理制度;

(三)職業(yè)衛(wèi)生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;

(四)職業(yè)衛(wèi)生管理方案、程序、作業(yè)指導書和其他內部文件;

(五)建設項目職業(yè)病危害管理檔案(提供保存清單,注明保存地點)包括:

1.建設項目計劃任務書及批準文件等;

2.建設項目初步設計書;

3.工程改建、擴建及維修、使用中變更的圖紙及有關材料;

4.全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結;

5.職業(yè)病危害預評價委托書與預評價報告;

6.職業(yè)病危害控制效果評價委托書與效果評價報告;

7.衛(wèi)生行政部門審查意見書;

8.衛(wèi)生行政部門驗收意見書。

(六)建設項目職業(yè)病危害因素申報資料:包括職業(yè)病危害因素(種類、存在崗位、來源、預防策略)清單;

(七)儲存和使用的化學品清單,包括種類、量、使用的部位、儲存的部位、毒性資料、預防策略;

(八)工作場所職業(yè)病危害因素檢測與評價資料,包括職業(yè)病危害因素檢測與評價委托書,職業(yè)病危害因素檢測記錄與評價報告;

(九)用人單位職業(yè)病預防控制措施技術檔案

1.工藝改革技術措施檔案;

2.職業(yè)病防護設施檔案:

(1)職業(yè)病防護設施清單并注明安裝地點

(2)設備的操作規(guī)程、合格證書;

(3)安裝、調試驗收記錄;

(4)使用記錄;

(5)維修記錄,包括維修責任人、維修原因、維修日期、維修人等;

(十)職業(yè)病防護用品檔案,包括工種清單,應配備清單,實配備清單,使用情況等;

(十一)職業(yè)健康監(jiān)護資料:

1.職業(yè)健康監(jiān)護委托書;

2.職業(yè)性健康檢查工種及人員名單;

3.職業(yè)健康檢查結果與分析報告;

4.職業(yè)禁忌證名單及調離情況;

5.個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案;

(十二)職業(yè)衛(wèi)生培訓教育計劃、培訓內容、授課記錄及考核成績;

(十三)職業(yè)病病人檔案;

(十四)各種監(jiān)督文書;

(十五)各種設備、化學品中文說明書;

(十六)職業(yè)病事故應急救援預案及演練有關資料;

(十七)各種匯總資料,包括:

1.職業(yè)衛(wèi)生基本情況、生產工藝、有害因素分布;

2.職業(yè)病危害因素檢測結果匯總資料;

3.職業(yè)健康監(jiān)護匯總資料;

4.職業(yè)病發(fā)病情況匯總資料;

5.職業(yè)病人處理、安置情況匯總資料;

6.培訓情況匯總資料;

7.因病缺勤情況匯總資料;

8.職業(yè)病防護設施匯總資料;

9.勞動者死亡資料;

10.職業(yè)有害因素接觸情況匯總表;

11.職業(yè)病防治工作年度總結。

第七條職業(yè)衛(wèi)生技術服務機構在職業(yè)衛(wèi)生技術服務過程中應當建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,包括:

(一)職業(yè)衛(wèi)生技術服務機構資質證明資料(法人證明材料、資質證明材料等);

(二)國家有關職業(yè)病防治工作法律、法規(guī)、規(guī)范、標準清單及文本等;

(三)質量控制文件;

(四)上級技術單位對技術服務質量考核文件;

(五)作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測與評價技術文件;

(六)建設項目職業(yè)病危害預評價與控制效果評價文件;

(七)職業(yè)病防護設施評價文件;

(八)職業(yè)病防護用品評價文件。

第八條承擔職業(yè)健康監(jiān)護和職業(yè)病診斷的醫(yī)療衛(wèi)生機構在進行職業(yè)健康監(jiān)護和職業(yè)病診斷過程中應當建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,除第五條(一)至(四)規(guī)定內容外,還應當包括:

(一)醫(yī)療執(zhí)業(yè)執(zhí)照;

(二)職業(yè)健康監(jiān)護檔案及健康檢查報告;

(三)職業(yè)病禁忌證調離通知書及調離結果統計表;

(四)職業(yè)病診斷記錄及職業(yè)病診斷證明書;

(五)職業(yè)病鑒定記錄及職業(yè)病鑒定證明書。

第九條 職業(yè)衛(wèi)生技術服務機構、承擔職業(yè)健康監(jiān)護和職業(yè)病診斷的醫(yī)療衛(wèi)生機構、用人單位職業(yè)病防治工作科研時,應當建立職業(yè)病防治工作科技檔案,包括:

(一)科研項目計劃任務書、科技合作協議書、選題報告、科研方案、年度計劃等;

(二)有關科研項目的委托、批準文件,專家的建議、協作合同等;

(三)實驗、調查和考察的原始記錄、統計數據或經過整理的計算數據、配方等;

(四)研究工作報告和階段性工作報告、年終總結報告、最后總結報告、成果鑒定書、科研論文、推廣使用報告、成果獎勵文件、發(fā)明申請書、發(fā)明評議書、發(fā)明證書、發(fā)明獎勵及研究項目的修訂或撤銷等文件;

(五)各種稀有實物、標本、樣品等分別編號登記,在科室指定專人保管;

(六)研究過程中產生的圖表、幻燈片、錄相帶、錄音帶、電影膠片、坐標圖等;

第十條 職業(yè)衛(wèi)生檔案要進行案卷歸檔工作。案卷歸檔前要做好以下事項:

(一)簡明扼要的擬寫案卷標題,包括文件制發(fā)機關、內容、文種三個部分,標題要反映案卷的內容;

(二)根據檔案保管期限的規(guī)定,注明每一案卷的保管期限,職業(yè)衛(wèi)生檔案一般為永久保存;

(三)填寫卷內目錄、備考表及案卷皮、編號,裝訂成卷;

(四)歸檔的案卷要填寫移交目錄,雙方簽字。

第十條 檔案室對各部門移交來的職業(yè)衛(wèi)生檔案,要認真進行質量檢查,及時編號登記,入庫保管。

第十一條 檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記,檔案工作人員調離時,必須辦好交接手續(xù)。

第十二條職業(yè)衛(wèi)生檔案庫房要堅固、安全,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作,并有應急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫要設專人管理,定期檢查清點,如發(fā)現檔案破損、變質時要及時修補復制。

第十三條 對保管的職業(yè)衛(wèi)生檔案要積極提供利用,嚴格執(zhí)行借閱制度。

第十四條 利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應當愛護檔案,職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴禁吸煙,嚴禁對職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。

第十五條 體檢和職業(yè)病例檔案借閱和保密還應當按《病案管理規(guī)定》的有關要求。

涉及用人單位技術秘密的,職業(yè)衛(wèi)生技術服務機構和監(jiān)督管理部門應當保守秘密。

對職業(yè)衛(wèi)生檔案的利用情況要進行登記。