公司文檔資料管理規(guī)定

公司文檔資料的管理規(guī)定

1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規(guī)范,確保安全;

2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件,如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序為:擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

4、對內(nèi)發(fā)文應有統(tǒng)一的結構與編號,要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

5、公司的收文程序為:收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

6、公司收文由辦公室負責,依據(jù)事件大小、緊急程序進行歸類,報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理,重要文件轉辦公室存檔;

7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次,撰稿人應依據(jù)機密程度確定報送范圍,秘密文件的報(發(fā))送由專人進行,確保發(fā)送未超出報送范圍;

8、機密文件應確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務,造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當事人的責任;

9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;

10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗,方便調閱;

11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準后方可銷毀;

12、移交檔案應按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。