分公司商品管理規(guī)定范例

分公司商品管理規(guī)定

分公司存貨管理,應(yīng)確保分公司存貨資產(chǎn)的安全、完整、準確,及時、真實地反映存貨資產(chǎn)的結(jié)存和利用狀況,提高存貨使用效率,促進存貨保值、增值。

分公司負責(zé)人對分公司倉庫、門店等分公司存貨的安全、完整負總責(zé)。

一、分公司倉庫的管理:

(一)、商品入庫管理

1、分公司根據(jù)庫存及銷售狀況,制定《采購訂單》向總公司審請發(fā)貨;

2、分公司發(fā)貨申請經(jīng)總公司營銷中心、財務(wù)中心批準后,物流中心倉庫發(fā)貨至各分公司;

3、總公司發(fā)貨后,及時通知分公司,分公司倉庫人員做好入庫前期工作,安排商品擺放的地方;

4、商品從總公司運至分公司倉庫時,收貨員必須嚴格認真檢查商品外包裝是否完好,若出現(xiàn)破損、是原裝短少等情況,收貨人有權(quán)拒絕收貨,并及時上報分公司營銷部門,營銷部門應(yīng)及時與貨運公司交涉;若因收貨員未及時對商品進行檢查,出現(xiàn)的破損,原裝短少,所造成的經(jīng)濟損失由該收貨員承擔(dān);

5、收貨員依照相關(guān)訂單、隨貨同行聯(lián),對進貨商品品名、等級、數(shù)量、規(guī)格、金額、單價進行核實,核實正確后方可入庫保管;若單據(jù)與商品實物不相符,應(yīng)及時上報相關(guān)部門;若進貨商品未經(jīng)核對入庫,造成的賬、實不相符,由該收貨人承擔(dān)因此造成的損失;

6、入庫商品明細必須由收貨員和倉庫管理員核對簽字認可,做到帳、實相符。商品驗收無誤后,倉庫管理員依據(jù)驗收單及時記賬,按商品的各項分類(如服裝、鞋類、配件等)詳細記錄商品的名稱、年份、季節(jié)、性別、品名、數(shù)量、規(guī)格(按尺碼)、入庫時間、單證號碼、驗收情況、存貨單位等,做到帳、實相符。若不按照該制度執(zhí)行驗收造成的經(jīng)濟損失由倉庫管理員承擔(dān)。

(二)、商品出庫管理

1、分公司營銷部門根據(jù)經(jīng)審批的門店、客戶(加盟商)的要貨申請開具送貨清單(出庫單)、調(diào)撥單或者退貨單;

2、倉庫收到以上單據(jù)后,對出庫商品必須認真清點核對準確、無誤,方可簽字認可出庫,否則造成的經(jīng)濟損失,由當(dāng)事人承擔(dān);

3、出庫手續(xù)要完備,以分清實物負責(zé)人和承運者的責(zé)任,在商品出庫時雙方應(yīng)認真清點核對出庫商品的品名、數(shù)量、規(guī)格等以及外包裝完好情況,辦清交接手續(xù),因手續(xù)不完備造成損失由倉庫管理人員負責(zé);

4、商品出庫后倉庫管理員在當(dāng)日根據(jù)正式出庫憑證銷賬并清點貨品結(jié)余數(shù),做到賬貨相符。

(三)、庫存的管理

1、商品堆碼要科學(xué)、標準、符合安全第一、進出方便、節(jié)約倉容的原則。倉庫的要合理規(guī)劃,干道,支道要畫線,垛位標志要明顯,要編順序號;

2、合理安排貨位,商品分類存放。商品入庫驗收后,要根據(jù)商品的性能、特點和保管要求,安排適宜的存儲場所,做到分區(qū)、分庫、分類存放和管理;

3、在同一倉間存放的商品,必須性能不抵觸,養(yǎng)護措施一致,滅火方法相同。嚴禁互相抵觸、污染、串色的商品、養(yǎng)護措施和滅火方法不同的商品存放在一起。倉庫不能存放危險品、毒品和放射性商品;

4、倉庫建立庫存數(shù)量帳,每日根據(jù)出入庫憑單及時登記核算,月終結(jié)帳和盤點完畢后與財會部門對帳;

5、經(jīng)常檢查商品,存放時間長、已損壞的商品要及時上報相關(guān)部門進行處理;

6、商品進庫及出庫時間必須遵循先進先出的原則,否則造成過期等經(jīng)濟損失,必須由倉庫管理員承擔(dān);

7、倉庫中存放的商品還應(yīng)注意做好各種防患工作,確保物資的安全保管。預(yù)防內(nèi)容包括:防火、防盜、防潮、防銹、防腐、防霉、防鼠、防蟲、防塵、防爆、防漏電,否則造成的經(jīng)濟損失必須由責(zé)任人承擔(dān);

8、經(jīng)常進行盤點,做到日清月結(jié),按規(guī)定時間編報庫存日報和庫存月報;

每月必須對庫存物資進行全面盤點一次,并填報庫存盤點表。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損或變質(zhì),必須查明原因,分清責(zé)任,寫出書面報告,提出處理建議,呈報上級和有關(guān)部門,未經(jīng)批準不得擅自調(diào)帳;

積極配合財會部門做好全面盤點和抽點工作,定期與財會部門對帳,保證帳表、帳帳、帳實相符;

9、實做好安全保衛(wèi)工作,嚴禁閑人進入庫區(qū)。建立和健全出入庫登記制度,對因工作需要出入庫人員、車輛按規(guī)定進行盤查和登記。夜間定時巡邏,提高警惕;

10、確實做好防火安全工作,庫區(qū)內(nèi)嚴禁吸煙、攜入易燃易爆物品和明火作業(yè)。對庫區(qū)的電燈、電線、電閘、消防器具、設(shè)施要經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)故障及時維修排除,不得擅自挪動或挪用消防器具。

二、直營店存貨管理:

1、各直營店應(yīng)根據(jù)驗收單、入庫單、調(diào)撥單、日銷售報表編制商品進銷存報表;

2、各直營店應(yīng)做好商品的驗收、銷售出庫、盤點工作,每周一編制上周商品的進銷存報表(若有存在殘次、滯銷,應(yīng)單獨注明或另行造表報送),經(jīng)直營店負責(zé)人審核后報送給分公司財務(wù)及相關(guān)部門,每月對庫存商品進行全面盤點,由分公司派人監(jiān)督;

3、各直營店應(yīng)根據(jù)日/周/月報表所呈現(xiàn)的銷售走勢、配合新品上市及促銷活動需要、商品銷售周期、店鋪容量(倉位及sku容量)、商品缺碼情況、商品到店的配送周期以及節(jié)假日高峰期銷售量預(yù)測、商品庫存情況等因素及時填寫補貨申請,經(jīng)直營店負責(zé)人審核后報給營銷部門或區(qū)域負責(zé)人審批,轉(zhuǎn)給物流部門備貨或調(diào)撥。營銷部門根據(jù)各直營店的銷售、庫存情況,并征求各相關(guān)直營店負責(zé)人意見后調(diào)撥,并需填寫商品調(diào)撥單(一式四聯(lián):調(diào)出聯(lián)、調(diào)入聯(lián)、商品部聯(lián)、財務(wù)聯(lián)),轉(zhuǎn)發(fā)給各相關(guān)調(diào)撥店,據(jù)以調(diào)撥商品;

4、各營業(yè)終端(包括直營店和加盟店)發(fā)現(xiàn)殘次品,應(yīng)根據(jù)公司殘次認定標準,填寫退殘申請表,上報給營銷部門主管審核。營銷部門主管將審核完畢的'退殘申請表'歸集到物流部門。物流部門派物流人員到店柜收回殘次品,回收時要將殘品及'退殘申請表'內(nèi)容進行核對,并確認入庫,如有異議,反饋給營銷部門主管或確認不符合退殘標準的,退回原店柜;

物流人員收回各店柜退回的殘次品后,整理、匯總、填寫'退殘申請表'經(jīng)部門主管審核后轉(zhuǎn)發(fā)營銷部門;

營銷部門填寫'退貨單',向總公司申請退貨,并根據(jù)總公司審批意見,要求物流部將殘次品轉(zhuǎn)發(fā)給總公司倉庫。若總公司拒絕接收,營銷部門負責(zé)與總公司磋商。若磋商未果,營銷部門將殘次商品匯總,并上報給總公司營銷負責(zé)人簽發(fā)處理意見,而后按照負責(zé)人意見執(zhí)行;

5、各直營店發(fā)現(xiàn)損品(損品指即銷售會影響公司品牌形象所不接受且無銷售價值的待報廢商品,具體包括:(1)由于店柜人員保管不當(dāng)而致?lián)p的商品;(2)顧客在購買后三個月內(nèi)退回的符合其它退貨條款,但超過總公司規(guī)定'質(zhì)保期限'的殘品;(3)不符合'退殘標準'但應(yīng)'商場管理要求'予以顧客退貨的殘品,須附有商場出示的證明),應(yīng)查明原因,分清情況,認定責(zé)任,并填寫商品報廢申請單,經(jīng)直營店負責(zé)人審核后,上

報給分公司營銷部門審核,上報給分公司負責(zé)人審批,審批后,將商品申請單轉(zhuǎn)給營銷部門,按照分公司負責(zé)人的審批意見處理;

6、各加盟店根據(jù)雙發(fā)簽署的合同規(guī)定,根據(jù)銷售情況,在規(guī)定的期限內(nèi)需要換貨或退貨的,應(yīng)事先填寫換貨、退貨申請,轉(zhuǎn)發(fā)給分公司營銷部門審核,由營銷部門轉(zhuǎn)交分公司負責(zé)人審批,然后由營銷部門根據(jù)審批意見轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部門執(zhí)行;

7、其他涉及商品發(fā)送、調(diào)換、退回、報廢等事項,一律由向相關(guān)部門填寫申請,后上報給分公司負責(zé)人審批。

三、盤點管理:

(一)、各部門職責(zé):

1、總公司營銷部門:可以對各分公司行使貨品管理的權(quán)利,指導(dǎo)分公司制定盤點時間、內(nèi)容、盤點工作安排,對盤點工作盈虧的調(diào)整、審核工作,進行盤點獎懲;

2、總公司財務(wù):可以對分公司貨品盤點抽查,對盤點盈虧進行檢查,定期或不定期對各項存貨進行稽核、盤點;

3、分公司倉庫、門店:負責(zé)所管理的倉庫、門店盤點實際操作,以及查找差異原因。對所管理的存貨數(shù)量、安全、完整負責(zé);

4、分公司物流部門:對分公司貨品執(zhí)行調(diào)配管理,指導(dǎo)、督促、協(xié)助倉庫、各門店完成存貨管理;

5、分公司財務(wù)部門:負責(zé)分公司貨品盤點抽查,對盤點盈虧進行檢查,定期或不定期對各項存貨進行稽核、盤點;

(二)、盤點時間:

1、常規(guī)例行存貨盤點:每月26日-31日,各分公司對倉庫、門店進行盤點;

2、分公司抽查盤點:根據(jù)各分公司實際情況,由分公司物流相關(guān)部門、財務(wù)部門安排;

3、總公司抽查盤點:總公司根據(jù)各地實際業(yè)務(wù)狀況,安排對各分公司進行一至四次盤點;

4、各分公司有特殊情況,不能按規(guī)定時間進行盤點的,必須每月22號向總公司提出申請,經(jīng)批準后方可變更時間;

(三)、盤點方法及要求:

1、盤點方式:包括動態(tài)盤點(即不停業(yè))和靜態(tài)盤點(即停業(yè))相結(jié)合;全面盤點和抽樣盤點相結(jié)合;自盤與復(fù)盤相結(jié)合;

2、盤點方法:分公司可根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)狀況,自行安排動態(tài)盤點或靜態(tài)盤點;每月進行的常規(guī)盤點,各單位必須實行全面盤點;分公司物流部門、財務(wù)部門可根據(jù)實際狀況自行安排全面盤點或抽樣盤點;

3、盤點要求:

(1)、盤點過程中,根據(jù)盤點方法,明確盤點范圍,要徹底、不重復(fù)、不遺漏的進行盤點;

(2)、盤點的目的要及時、準確反映庫存實際狀況,保持實物與賬面一致;

(3)、發(fā)現(xiàn)問題及時注明,有質(zhì)量問題、退貨、使用過的、損壞的等異常情況,均要注明在盤點表中;

(4)、每次盤點完,參加盤點的人員均要簽名確認,以示負責(zé),本單負責(zé)人也要簽名確認;

(四)、處罰規(guī)定:

1、查找盤點差異原因,分清責(zé)任,對丟失物品進行賠償;

2、由于串號、串碼造成的差異,且未造成實際損失的,可以不進行賠償,但要記錄到相關(guān)責(zé)任人的績效考核;

3、各分公司有權(quán)獨立對盤點結(jié)果進行處罰、處理,處理結(jié)果上報總公司;