x小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定

小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定

管理處收發(fā)文件、資料實(shí)行集中收集、統(tǒng)一管理,由資料室進(jìn)行科學(xué)的分類整理,確保文件、資料、檔案的完整、安全,便于查找、借閱,特制定以下規(guī)定:

1、資料室除資料管理員以外,其他人士未經(jīng)允許不得入內(nèi);

2、資料室鑰匙由資料管理員、控制中心各持一套,行政后勤主辦持資料室門鑰匙一把,其他人員不得持有資料室鑰匙;

3、資料室內(nèi)存放的物品須放置在合理的位置,資料室管理員須定期對文件、資料、物品進(jìn)行整理,保持室內(nèi)環(huán)境干凈、整潔;

4、任何人不得在室內(nèi)吸煙、亂丟紙屑,吃東西等;

5、資料管理員下班后要將所有文件柜及資料室門上鎖,避免文件、資料及物品遺失;

6、文件、資料本著便于查找、借閱的原則,分類擺放,標(biāo)識(shí)清晰、明顯;

7、任何人員到資料室借閱文件,須由資料室管理員負(fù)責(zé)查找提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。

8、資料員負(fù)責(zé)催促借閱人及時(shí)歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時(shí)間等,歸還的文件、資料要及時(shí)歸檔;

9、屬保密級(jí)文件要妥善保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。

10、文件、資料要定期歸檔,對過期文件、資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,按批準(zhǔn)意見進(jìn)行報(bào)廢、銷毀等處理;

11、對破損、裝訂不牢固的文件、資料要及時(shí)修補(bǔ),并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整;

12、使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)時(shí),注意節(jié)約成本,杜絕浪費(fèi)行為,并自覺做好登記。