x小區(qū)管理處辦公用品管理規(guī)定

小區(qū)管理處辦公用品管理規(guī)定

為了做好辦公用品的管理工作,使管理處辦公用品的申請(qǐng)及領(lǐng)用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,本著降低管理成本,提高工作效率的原則,特制定本規(guī)定。本規(guī)定中的辦公用品是指工作過程中必需的文具及用品,其價(jià)值小,種類繁多,多為一次性消耗品。

一、辦公用品的申請(qǐng)計(jì)劃:

行政后勤對(duì)辦公用品進(jìn)行日常管理,辦公用品采購一般每月申請(qǐng)一次,每月25號(hào)之前各部門根據(jù)工作情況經(jīng)部門主辦同意后提出申請(qǐng),行政部門根據(jù)使用部門的申請(qǐng)及辦公用品的庫存情況,詳細(xì)填寫《物資申請(qǐng)單》,送經(jīng)理審批。

二、辦公用品采購:

由行政后勤將《物資申請(qǐng)單》報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)后,并嚴(yán)格按照申請(qǐng)表所列要求到公司指定供應(yīng)商處采購,采購辦公用品所取得的票據(jù)必須符合深圳市稅務(wù)部門的有關(guān)規(guī)定。

三、辦公用品驗(yàn)收:

采購人員備齊《物資申請(qǐng)單》、采購票據(jù)、所采購的辦公用品,及時(shí)到行政部門進(jìn)行驗(yàn)收登記,驗(yàn)收合格并在票據(jù)上證明簽字后送財(cái)務(wù)部門做帳務(wù)處理,行政部門按所采購辦公用品分類登記。

四、辦公用品領(lǐng)用:

1、新到崗的管理員在報(bào)到七日后到行政管理員處,可領(lǐng)取32k信箋紙一本、

鉛筆一支。

2、打印紙的領(lǐng)用:

打印紙由資料員到行政管理員處統(tǒng)一領(lǐng)取,各人員日常所需的打印紙由使用人到資料管理員處登記領(lǐng)取,復(fù)印須每次登記,超過30 張由經(jīng)理同意后方可復(fù)印。

3、磁盤的領(lǐng)用:

管理處根據(jù)管理員的職責(zé)發(fā)放磁盤,用于保管備份重要文件,但最多不超過3張,若需超出限量領(lǐng)用,須經(jīng)經(jīng)理同意后方可領(lǐng)取。

5、文件夾的領(lǐng)用:

除資料室按文件的類別不同領(lǐng)用文件夾外,其他崗位若有新類別的文件可到行政管理員處領(lǐng)取,但最多不得超過3個(gè),若同類文件需增領(lǐng)須經(jīng)理同意后方可領(lǐng)取。

6、軟抄本的領(lǐng)用:

只限于管理人員新設(shè)科目時(shí)領(lǐng)用,各班班組長(zhǎng),只限于領(lǐng)用小記事本。

7、信箋紙的領(lǐng)用:

信箋紙的發(fā)放只限于管理人員,除經(jīng)理每月領(lǐng)用16k信箋紙以外,各部門均以每二個(gè)月領(lǐng)用一本32k便箋紙(包括信息員)特殊情況需增領(lǐng),經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后方領(lǐng)取。

8、漿糊、大頭針、回形針、訂書針、圖釘、涂改液、訂書機(jī)只限于前臺(tái)領(lǐng)用,打孔機(jī)只限于前臺(tái)、人事、行政、倉庫管理員領(lǐng)用,其他部門使用以上物品到前臺(tái)索取。

9、職員、工調(diào)離或辭職時(shí),首先需到行政管理員辦理辦公用品交付手續(xù),由行政后勤管理員簽字后方可辦理其它手續(xù)。

10、行政管理員嚴(yán)格按照辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放,不得超額,凡離職人員交回的辦公用品還能使用的,仍可繼續(xù)發(fā)放。

五、領(lǐng)用檢查:

本著節(jié)流原則,行政部門每月25號(hào)對(duì)所領(lǐng)用的辦公用品進(jìn)行監(jiān)督,若發(fā)現(xiàn)有異常領(lǐng)用情況,應(yīng)要求該部門負(fù)責(zé)人作出合理解釋,并向經(jīng)理匯報(bào)。

六、計(jì)劃外的零星采購:

特別活動(dòng)或特殊工作需要購買辦公用品的,必須提前1天申請(qǐng)。