物業(yè)印章及證照管理規(guī)定

物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書:印章及證照管理規(guī)定

1目的

本規(guī)定就公司內(nèi)使用的印章的制發(fā)、改正與廢止、管理及證照的正常、合理使用做出規(guī)定。

2適用范圍

適用于公司各部門、各管理處印章及證照的管理。

3定義

本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件或與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上,因需以公司名稱或有關(guān)業(yè)務(wù)部門(含管理處)等名義使用的印章。

4職責(zé)

4.1辦公室負(fù)責(zé)公司印章的刻制,并對公司印章的使用管理進行監(jiān)督。

4.2各部門、各管理處負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)用印章的保存與管理。

4.3

部門/崗位工作職責(zé)

辦公室主任負(fù)責(zé)各類公司級公章和證照的保管和使用,并對最終結(jié)果負(fù)責(zé)。

管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本管理處各類印章和證照的保管或授權(quán)其他人保管,并對最終結(jié)果負(fù)責(zé)。

5方法及過程控制

5.1制定、改刻、廢止:

5.1.1公司印章的制作,改刻、與廢止的議案由印章使用部門/管理處提出,并經(jīng)辦公室主任同意。

5.1.2辦公室在議案中提出新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限說明。

5.1.3印章的印模以印鑒簿形式由辦公室保管。

5.1.4公司印章的刻制由辦公室負(fù)責(zé),印章刻制完成后,填寫《印章種類及管理》表,并由使用部門簽字后領(lǐng)用,同時,如有需要更換或廢止的印章應(yīng)由各部門印章管理人迅速將舊印章交還辦公室。

5.1.5公司印章在受到散失、損毀、被盜的情況時,各部門管理人員應(yīng)迅速向辦公室遞交說明原因的報告書。同時辦公室應(yīng)上報常務(wù)副總經(jīng)理知悉,并按5.1.1至5.1.4條款要求重新申請制作。

5.2 公司印章使用方法:

公司公章使用必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并填寫《各類租售合同/協(xié)議蓋章申請單》、《(項目)各部門、物業(yè)系統(tǒng)蓋章申請單》。公章外借及經(jīng)營類使用公章必須經(jīng)主管總經(jīng)理助理批準(zhǔn)并填寫《印章外借申請單》。

5.2.1管理處、部門業(yè)務(wù)印章的使用及外借,由管理處經(jīng)理及部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并記錄。

5.2.2公司印章的使用原則,由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用印申請單上是否有主管總經(jīng)理助理批復(fù)意見。

5.2.3公司印章的用印原則:

公司、部門名章分別用于以各自名義行文時。

5.2.5用印方法:

a公司印章應(yīng)蓋在文件正面;

b公司印章的蓋章處除有另行規(guī)定或文件形式無固定要求的之外,一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側(cè)。

c蓋印文件必要時應(yīng)蓋騎縫印。

5.3各類證照的管理

5.3.1各類證照包括各類營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證(包括國稅、地稅)、收費許可證、收費價目表、統(tǒng)計登記證、衛(wèi)生許可證、機動車停車場許可證、企業(yè)代碼證、無線電臺執(zhí)照及有關(guān)榮譽證明等(無證書的獎牌需有照片存檔)。

5.3.2各管理處應(yīng)指定專人對各類證照進行管理,并登記在《證照登記表》上。

5.3.3如因工作需要使用各類證照,使用人需填寫《證照領(lǐng)(借)用申請表》,經(jīng)主管總經(jīng)理助理同意后,方可使用。

5.3.4辦公室要確保公司各類證照的有效性,各管理處負(fù)責(zé)人須確保本部門各類證照的有效性,并指定專人辦理各類證照年審等相關(guān)手續(xù)或委托公司辦公室代為辦理。

5.3.5各部門在取得各類證照時,須報送復(fù)印件一份至辦公室,由辦公室登記備案(無證書的獎牌需有照片存檔)。

6. 支持性文件

無

7. 質(zhì)量記錄表格

tjzzwy6.3-z01-01-f1《印章種類及管理》

tjzzwy6.3-z01-01-f2《各類租售合同/協(xié)議蓋章申請單》

tjzzwy6.3-z01-01-f3《(項目)各部門、物業(yè)系統(tǒng)蓋章申請單》

tjzzwy6.3-z01-01-f4《印章外借申請單》

tjzzwy6.3-z01-01-f5《證照領(lǐng)(借)申請表》