z花園管理處例會管理規(guī)定

花園管理處例會管理規(guī)定

1.0目的

1.1本指導(dǎo)書規(guī)范了管理處例會和工作計劃、工作總結(jié)管理工作,加強管理處信息的溝通和傳達(dá)。

2.0適用范圍

2.1本指導(dǎo)書適用于管理處內(nèi)的例會和工作計劃、工作總結(jié)的管理。

3.0職責(zé)

3.1辦公室負(fù)責(zé)匯總各部門編寫的月度、年度工作總結(jié)計劃。

3.2辦公室負(fù)責(zé)匯總編寫公司半年度及年度工作總結(jié),并做好會議紀(jì)要的整理。

3.2辦公室負(fù)責(zé)協(xié)助檢查各部門的計劃執(zhí)行情況。

4.0工作內(nèi)容

4.1管理處例會

4.1.1管理處例會每周召開一次,召開時間為每星期五的下午,遇節(jié)假日提前或順延,也可根據(jù)管理處工作實際情況臨時調(diào)整。

4.1.2管理處例會參加人員

4.1.2.1公司經(jīng)理、管理處經(jīng)理、副經(jīng)理、經(jīng)理助理。

4.1.2.2各部門主管。

4.1.2.3工程部領(lǐng)班、服務(wù)中心領(lǐng)班、保安副隊長。

4.1.2.4其它臨時邀請人員。

4.1.3公司例會注意事項

4.1.3.1準(zhǔn)時到會,缺席作好請假工作。

4.1.3.2各部門負(fù)責(zé)人作好發(fā)言準(zhǔn)備并帶記錄本作好記錄。

4.1.3.3各部門負(fù)責(zé)人對會議中安排的工作和交待的任務(wù)及時向本部門人員傳達(dá);對執(zhí)行情況下次會議要作匯報。

4.2部門會議

4.2.1會議周期

4.2.1.1辦公室、服務(wù)中心、工程組、保安隊每周1次,并做好會議記錄。

4.2.1.2各物業(yè)管理處每月召開1次質(zhì)量分析研究會議,并做好會議記錄。

4.3臨時會議

4.3.1有下列情況之一均應(yīng)召開臨時會議

4.3.1.1出現(xiàn)重大質(zhì)量事故、安全事故。

4.3.1.2出現(xiàn)重大投訴或出現(xiàn)嚴(yán)重影響公司形象的事件。

4.3.1.3上級部門臨時布置緊急通知。

4.3.1.4公司經(jīng)理認(rèn)為需要召開臨時會議。

4.3.2召開臨時會議注意事項

4.3.2.1凡通知需參加會議人員應(yīng)立刻放下工作,參加召開臨時會議,并做好會議記錄。

4.3.2.2會議后由辦公室人員負(fù)責(zé)整理會議記錄并打印,由經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)放到有關(guān)部門和有關(guān)人員。

4.3.2.3根據(jù)具體情況決定是否作好保密工作。

4.4總結(jié)和動員大會

4.4.1總結(jié)大會

4.4.1.1總結(jié)大會每年召開一次,要求所有員工參加(值班員除外)

4.4.2動員大會

4.4.2.1動員大會每年年初召開一次,要求所有員工參加(值班員除外)

5.0引用文件和相關(guān)表格

5.1《會議簽到表》

5.2《會議記錄表》