g園物業(yè)檔案資料管理規(guī)定

佳園物業(yè)管理有限公司

檔案資料管理規(guī)定

根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進(jìn)一步提高管理處文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

1. 管理處文檔管理員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

2.保密級文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。

3.文件資料存檔時要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識清楚,查找方便,并注明保存期限。

4.定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。

5.管理處購置的重要設(shè)備到貨時,會同有關(guān)部門,檢查驗收說明等材料,并及時歸檔。

6.管理處各項活動拍攝的照片、聲像材料,必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交資料室保存。

7.政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時存檔,保證資料的完整性。

8.管理處內(nèi)部發(fā)文須由資料員對格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號,并在電腦內(nèi)保存后,交部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時發(fā)文原件由資料室存檔。

9.文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由資料員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。