公司行政報表編制管理規(guī)定

1.目的

為促進公司行政管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),加強行政費用的統(tǒng)計工作,特寫此報表管理制度。

2.適用范圍

本辦法適用于集團行政報表的編制管理工作。

3.行政報表目錄、報送時間、收件人

序號 報表類型 報表名稱 報表時間 收件人 抄送人

1 臨時性報表 《工傷(意外)事故報告書》 及時

2 《消防事故報告書》 3

《林木事故報告書》 4

《財產(chǎn)出險通知書》 5

《交通事故報告書》 6

《大事記》 7

月報 《行政費用匯總表》 每月15日

8 《行政費用月度分攤表》 每月15日

9 《車輛費用月報表》 每月10日

10 《宿舍狀況表》 每月10日

11 《通訊錄》 每月5日

12 季報 《消防事故統(tǒng)計表》 每季度5日前

14 《林木事故統(tǒng)計表》

15 《工傷(意外)事故統(tǒng)計表》

16 《財產(chǎn)保險事故統(tǒng)計表》

17 《車輛交通事故統(tǒng)計表》

18 《印章使用登記表》

19 《機動車輛統(tǒng)計表》

20 《租賃物業(yè)統(tǒng)計表》

21 《自購物業(yè)統(tǒng)計表》

4.報送方式

4.1 各子公司需在報表規(guī)定的時間內(nèi),將當(dāng)月行政報表以電子文檔形式通過e-mail報送到集團人力資源及行政部行政主任處,并抄送相關(guān)人員。

4.2 集團人力資源及行政部行政主任需及時將各子公司、集團總部的行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總后,于規(guī)定內(nèi)將該表上報香港總部人力資源及行政部審核。

5.報表編制說明

5.1 行政報表體系納入年度考核,由集團人力資源及行政部負責(zé)對各公司人力資源及行政部行政報表編寫責(zé)任人實施考核。

5.2 為保證行政報表統(tǒng)計資料的連續(xù)性、準(zhǔn)確性和時效性,請各子公司安排專人做好行政報表的編寫統(tǒng)計工作。嚴格按照填報標(biāo)準(zhǔn)和要求及時準(zhǔn)確地做好統(tǒng)計、匯總,并按時限上報。

5.3 各子公司可根據(jù)本公司實際情況,選擇以上報表填寫,例如有的公司沒有車輛或購買林地的,可以不用填寫相關(guān)表單。

5.4 如果本月(季)報表與上月(季)報表數(shù)據(jù)一致沒有變化時,必須將報表時間與填報日期更新后上報。

5.5 臨時性報表是指子公司有事故(事件)發(fā)生后填寫的報表,臨時性報表必須是在事故發(fā)生后2日內(nèi)填

寫相關(guān)表單報告集團人力資源及行政部相關(guān)人員。例如子公司員工發(fā)生工傷事故或意外事故,填寫《工傷(意外)事故報告書》,獲得相關(guān)榮譽時,填寫《大事記》。

5.6 月(季)度報表的統(tǒng)計必須準(zhǔn)時完成,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤,如果因為特殊情況不能準(zhǔn)時填報,須提前向集團人力資源及行政部行政主任說明原因。

5.7《租賃物業(yè)統(tǒng)計表》、《自購物業(yè)統(tǒng)計表》統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)包括辦公室、宿舍、廠房、倉庫等一切建筑物及土地。

5.8 行政費用分攤方法,各部門申請的文具、辦公耗材、紙張及印刷用品等計入申請部門費用;公司產(chǎn)生的公共行政費用(如房屋租金、水電費、管理費、維修費、電話費、飲用水、財產(chǎn)保險等)按當(dāng)月各部門人數(shù)進行分攤到每個人;車輛費用按各部門實際使用分攤,維修、保養(yǎng)、保險、稅費按當(dāng)月各部門人數(shù)進行分攤到每個人。

5.9 集團人力資源及行政部因工作需要,可以臨時增加報表數(shù)量或修改報表格式內(nèi)容。

5.10 按照公司財務(wù)管理制度或固定資產(chǎn)管理制度列入固定資產(chǎn)的設(shè)備和工具等費用,不需要列入行政費用內(nèi)。

5.11 各子公司如在報表填寫過程中,對報表格式等內(nèi)容不清楚時,應(yīng)向集團人力資源及行政部行政主任咨詢后再填報,不得擅自更改報表內(nèi)容和格式。

6.報表管理

6.1 行政報表文檔以書面文件或電子文件兩種方式給予存檔保存,并按時間順序排列。

6.2 為使行政數(shù)據(jù)可追溯性,行政報表保存時間為二年。

7.本辦法由集團人力資源及行政部制定和解釋。