中國銀行會計檔案管理規(guī)定

中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定【1】

第一條 本規(guī)定所指會計檔案是記錄和反映人民銀行各項業(yè)務活動的會計史料,包括業(yè)務會計、基建會計、經(jīng)費會計的檔案資料,分為會計憑證、會計賬簿、會計報告和其他會計資料四類。

第二條 人民銀行各級機構應建立健全會計檔案的歸檔、保管、交接、查閱和銷毀制度,妥善保管會計檔案,防止會計檔案毀損、散失、泄密。

第三條 會計檔案可采用紙、磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質保存,原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的紙質資料應保存原件。采用非紙介質存儲會計檔案的,應滿足查閱、打印的要求。

第四條 會計檔案應按形成時間和保管期限等不同屬性分類索引。

第五條 各部門形成的會計檔案應由專人及時整理立卷,并及時登記會計檔案保管登記簿。

(一) 會計檔案保管登記簿應注明會計檔案名稱、冊數(shù)、起訖時間、檔案編號、保管期限、經(jīng)辦人員以及移交時間等內容;

(二) 檔案立卷應整齊美觀、方便查閱,采用裝盒或裝袋的方式保管;

(三) 各種非紙介質檔案立卷時應標注存儲內容、所屬時間、順序號碼等事項。

第六條 會計檔案保管地點應具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件,并建立健全會計檔案庫管理制度,保證會計檔案完整無缺。

第七條 會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類,定期分為三年、五年、十五年三檔。

(一) 會計檔案保管期限從形成會計檔案的次年度算起,如有必要可以延長,但不能縮短;

(二) 會計檔案保管期限應按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行,附表中未列示的,可以比照類似檔案的保管期限辦理;

(三) 同一會計檔案以不同介質保存時,保管期限應該一致;

(四) 同一介質上有不同保管期限會計檔案的,應按最長期限保管;

(五) 會計應用系統(tǒng)及其開發(fā)和修改的文檔資料應視同會計檔案管理,保管期限為系統(tǒng)停止使用或升級換版后15年。

第八條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由業(yè)務部門或事后

監(jiān)督部門保管一年,期滿后移交本行綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管。本行綜合檔案管理部門不具備保管條件的,可由業(yè)務部門或事后監(jiān)督部門建立分庫房,并指定專人保管。

第九條 移交會計檔案,應由移交方編制移交清冊,列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起訖時間、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。移交清冊一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。

交接雙方應嚴密交接手續(xù),按照移交清冊所列內容逐項交接,雙方負責人監(jiān)交。完畢后,雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應在移交清冊上簽章確認。

第十條 會計檔案在不同部門之間傳遞時,應注意安全、保密,嚴防丟失毀損。

第十一條 會計檔案管理人員工作變動或因故離崗,應辦理交接手續(xù)。 第十二條 保管部門應定期檢查會計檔案,并及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其他技術處理。

(一) 復制、修復紙介質會計檔案原則上應保持原卷冊的封裝,復制后的會計檔案應與原件一同保管;

(二) 磁盤保存的會計檔案應半年檢查并復制一次,磁帶保管的會計檔案應一年檢查并復制一次,光盤、縮微膠片保存的的檔案每兩年檢查并復制一次;

(三) 會計檔案復制后的保管期限仍從首次形成檔案的次年度算起。

第十三條 人民銀行應嚴格會計檔案查閱管理,查閱會計檔案必須按規(guī)定辦理查閱審批手續(xù),認真填寫《會計檔案查閱登記簿》。查閱人應愛護檔案,用畢及時歸還,防止丟失和泄密。

(一) 內部查閱會計檔案,應由查閱人提出申請,并經(jīng)業(yè)務核算部門和會計檔案保管部門負責人批準;

(二) 法律、法規(guī)授權的單位查閱會計檔案時,應持有效證件和文件,經(jīng)單位負責人或其授權人、業(yè)務核算部門、會計檔案保管部門負責人批準后,在專人陪同下查閱;

(三) 查閱人可以閱覽、復制和摘錄會計檔案,但嚴禁涂改、污損、拆封、抽換和將會計檔案借出本行;

(四) 會計檔案保管部門應對查閱情況進行記錄,并由查閱人簽字確認。 第十四條 將原始會計資料的信息內容以數(shù)碼形式轉存在磁性材料或光盤等載體上保存的會計檔案,應滿足以下管理要求:

(一) 與原始會計資料信息完全一致;

(二) 通過網(wǎng)絡傳輸時,應采取保密、認證等安全措施;

(三) 通過網(wǎng)絡查閱時,應有授權審批、登記制度。

第十五條 保管期限屆滿的會計檔案,按下列程序銷毀:

(一)會計檔案保管部門會同業(yè)務部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,核對銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起訖時間和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容;

(二)本行行長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

(三)各地市級中心支行、縣級支行銷毀會計檔案應經(jīng)上級行批準,分行、營業(yè)管理部、省會(首府)城市中心支行、副省級城市中心支行銷毀會計檔案經(jīng)本行行長批準;

(四)銷毀會計檔案,應由本行業(yè)務部門、會計檔案保管部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷。銷毀會計檔案前,監(jiān)銷人應按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對;銷毀后,應在銷毀清冊上簽章確認并存檔備查。

第十六條 保管期限屆滿但涉及未結清的債權債務、對處理歷史遺留問題有重要參考價值等未了事項的原始會計資料不得銷毀,應單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第十七條 機構分立、合并和業(yè)務移交時,會計檔案的保管、查閱應遵循下列要求:

(一) 機構分立,原機構存續(xù)的,會計檔案由原機構保管;原機構解散的,會計檔案應由上級行指定其中一方保管。其他方可查閱復制與其相關的會計檔案;

(二)機構合并,會計檔案由合并后的機構保管;

(三)機構撤銷,會計檔案由其上級行代管;

(四)因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應由原單位保管,承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。

銀行會計檔案管理辦法【2】

第一條 為規(guī)范銀行會計檔案管理,維護銀行會計檔案的安全完整,根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行頒布的《銀行會計基本規(guī)范指導意見》,制定本辦法。

第二條 中國人民銀行、政策性銀行、國有獨資商業(yè)銀行、股份制商業(yè)銀行、城市商業(yè)銀行、農(nóng)村商業(yè)銀行和城鄉(xiāng)信用社(以下統(tǒng)稱銀行)實施會計檔案管理適用本辦法。

第三條 銀行會計檔案是銀行各項業(yè)務活動的會計記錄和重要史料,是金融檔案的重要組成部分。

銀行會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其他會計資料。

第四條 銀行應建立會計檔案的歸檔、保管、查閱和銷毀制度,做到會計檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱,防止會計檔案毀損、散失、泄密。

銀行應改善保管設施,采用先進技術,實現(xiàn)會計檔案管理現(xiàn)代化。

第五條 銀行會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質保存。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料,應保存紙質檔案。

第六條 銀行會計檔案應按內容和形成時間分類索引,以便查閱。采用非紙介質存儲會計檔案的,應能滿足閱讀及打印要求。

第七條 銀行會計檔案保管地點應具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件,磁介質檔案保管應具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會計檔案應異地分別存放。

第八條 銀行會計檔案的保管期分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年度算起,如有必要可以延長,但不能縮短。

同一介質上有不同保管期限會計檔案的,應按最長期限保管。同一會計檔案采用不同介質保存的,至少應有一種介質的會計檔案滿足保管期限的要求。

第九條 會計電子化系統(tǒng)開發(fā)和修改的文檔資料應作為會計檔案管理,保管期限為該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后5年。

第十條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了后可暫由會計部門保管1年,期滿后由會計部門移交本單位檔案管理部門統(tǒng)一保管。未設立檔案管理部門的,由會計部門指定專人保管。

出納人員不得兼管會計檔案。

第十一條 銀行應定期檢查會計檔案,及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其他技術處理。

第十二條 銀行應嚴格會計檔案調閱管理,防止會計檔案丟失和泄密。

內部查閱會計檔案,應由調閱人提出申請,并經(jīng)會計部門和檔案管理部門負責人批準。采用網(wǎng)絡形式查閱的,應嚴格有關控制制度。法律、法規(guī)授權的部門查閱會計檔案時,應持有效證件和文件,經(jīng)銀行機構負責人或其授權人批準,在銀行專人陪同下查閱。

查閱人可以抄錄、照相、復印或復制,但不得將會計檔案拆封和借出。銀行會計檔案保管部門應對查閱情況進行記錄,并由查閱人簽字確認。

第十三條 保管期限界滿的會計檔案,按下列程序銷毀:

(一)由檔案管理部門會同會計部門編制會計檔案銷毀清冊;

(二)本行行長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

(三)除銀行另有規(guī)定外,分支機構銷毀會計檔案應經(jīng)上級行批準;

(四)應由本行會計部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽章確認。

銀行銷毀會計檔案,應將檔案信息與其保存介質一同銷毀。

第十四條 保管期限界滿但涉及未結清債權債務關系或其他未了事項的原始會計資料,銀行不得銷毀,應單獨保管到未了事項完結為止。

第十五條 銀行機構分立,原機構存續(xù)的,會計檔案由原機構保管;原機構解散的,會計檔案應經(jīng)分立各方協(xié)商后由其中一方代管,或移交檔案館代管。

銀行機構合并,會計檔案應由合并后的銀行機構保管。銀行分支機構關閉,會計檔案由其上級行代管。銀行機構撤銷或破產(chǎn)清算,會計檔案應移交有關檔案館代管。

法律、法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。

第十六條 銀行交接會計檔案應編制移交清冊,辦理交接手續(xù),由雙方負責人監(jiān)交并簽章確認。

第十七條 銀行有違反本規(guī)定行為的,按照《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》的相關規(guī)定追究有關人員責任。

第十八條 本規(guī)定自2003年1月1日起施行。各銀行可結合本行具體情況制定實施辦法,報中國人民銀行備案。