服裝公司訂單評審及管理工作程序

1.目的

為使顧客在質(zhì)量、價格、交貨期等方面的要求得到識別和滿足,公司對顧客要求予以評審,確保有能力履行合同要求。

2.適用范圍

適用于顧客訂單的受理、評審、變更及管理。

3.職責

3.1業(yè)務部負責

3.1.1受理訂單,與顧客接洽。

3.1.2組織訂單評審及變更評審,對品名、規(guī)格、價格、付款方式進行評審。

3.1.3簽訂服裝訂貨合同。

3.1.4合同(訂單)資料整理、歸檔、移交。

3.2工廠部負責

3.2.1數(shù)量、交貨期、工藝、質(zhì)量要求的評審。

3.2.2合同及訂單變更通知單中的相關要求的執(zhí)行。

3.3 總經(jīng)辦文控員負責合同(訂單)資料按期接收。

4.工作程序

4.1訂單受理

4.1.1業(yè)務部針對顧客發(fā)出的服裝招標、訂購信息,依據(jù)公司的接單條件來衡量能否滿足對方的要求,如滿足即可同顧客接洽。

4.1.2服裝加工類訂單,由業(yè)務部相關業(yè)務員將顧客要求,如品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期,記錄于'訂單受理記錄表',并要求顧客提供明確的工藝要求。

4.1.3自主設計的項目,由設計部門依據(jù)目標顧客預期要求進行設計,繪制款式圖樣,確定布、輔料及工藝技術要求,參照《樣衣制作控制程序》制作樣衣,交顧客確認。

4.2訂單評審

4.2.1價格、付款方式評審。業(yè)務部相關人員依據(jù)服裝的款式及工藝要求,按《服裝報價標準》制作'報價單',由業(yè)務主管或業(yè)務經(jīng)理審核確定后,報價給客戶。

4.2.2品名、規(guī)格評審。業(yè)務部依據(jù)《生產(chǎn)能力一覽表》審核。

4.2.3工藝、質(zhì)量要求評審。工廠部、工藝科、質(zhì)檢科依據(jù)《服裝產(chǎn)品

標準》審核。

4.2.4數(shù)量、交貨期評審。工廠部總調(diào)度依據(jù)設備生產(chǎn)能力及生產(chǎn)計劃情況審核。

4.2.5各部門應將評審結(jié)果記錄于'訂貨受理記錄表'相應欄目。

4.2.6如有不能滿足顧客要求的項目,由業(yè)務部與顧客協(xié)商,達成協(xié)議。

4.2.7評審通過或協(xié)議達成后,業(yè)務部按《合同管理制度》與顧客簽訂訂貨合同。

4.3訂單變更

若顧客對已簽訂的合同內(nèi)容提出變更,業(yè)務部應組織相關部門對其進行評審,并將'變更要求'和'評審意見'記錄于'訂貨受理記錄表';評審通過后,業(yè)務部確定'變更內(nèi)容',填寫'訂單變更通知單'通知相關部門執(zhí)行變更。

4.4變更評審

4.4.1款式或規(guī)格尺寸變更,由工廠部技術科作出評審意見。

4.4.2數(shù)量、交貨期變更,由工廠部總調(diào)度作出評審意見。

4.4.3價格、付款方式變更,由業(yè)務部與顧客協(xié)商,并呈報業(yè)務經(jīng)理審定。

4.4.4工藝、質(zhì)量要求變更,由工廠部、質(zhì)檢科作出評審意見。

4.4.5業(yè)務部依據(jù)各部門的評審意見與顧客協(xié)商,擬定'變更內(nèi)容'交

業(yè)務經(jīng)理或總經(jīng)理批準。

4.4.6業(yè)務部依據(jù)'變更內(nèi)容'估算公司的損失,與顧客協(xié)商合理的賠償。

4.5合同確定后,各部門應按合同要求執(zhí)行,如遇難以克服的困難,應通告業(yè)務部,由業(yè)務部與顧客協(xié)商解決。

4.6合同(訂單)資料管理

4.6.1簽訂或確認后的有效合同(訂單),業(yè)務部需按客戶類別、合同(訂單)號排序歸檔。

4.6.2合同(訂單)的正本統(tǒng)一保存在資料室,訂單變更的資料視為訂單保管。

4.6.3合同(訂單)為機密資料,未經(jīng)過業(yè)務主管同意,不得帶出業(yè)務部。

4.6.4合同期滿且結(jié)案后的次年年底,業(yè)務部應將合同資料整理成冊,移交總經(jīng)辦資料室保存。

1.相關文件

5.1《合同管理制度》

5.2《樣衣制作控制程序》

5.3《服裝報價標準》

5.4《生產(chǎn)能力一覽表》

5.5《服裝產(chǎn)品標準》

5.6《質(zhì)量記錄控制程序》

2.記錄

6.1 訂單受理記錄表

6.2 合同(訂單)

6.3 訂單變更通知單

6.4 聯(lián)絡記錄單