工廠質(zhì)量體系文件資料管理工作程序

工廠質(zhì)量體系文件資料管理程序

1.0目的

1.1為對與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制,確保各有關(guān)場所使用文件的有效版本,特制定本程序。

2.0適用范圍

本程序適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料(包括軟件)的控制。

3.0引用文件及術(shù)語

3.1wsc-sz/《質(zhì)量手冊》

3.2iso/ts16949:2002(e)質(zhì)量管理體系

3.3gb/t19000―2000idtiso9000:2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》

3.4tl9000release4.0質(zhì)量管理體系

4.0職責(zé)

4.1質(zhì)量部為質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件和外來文件(包括顧客提供的文件)控制的責(zé)任部門。

4.2各有關(guān)部門為各自專用文件及資料控制的責(zé)任部門。

5.0工作程序

5.1文件和資料的分類及編號

1)文件和資料主要分為如下幾類:

a.質(zhì)量手冊

b.質(zhì)量體系程序文件

c.管理文件

d.作業(yè)文件及其它資料

e.顧客提供的產(chǎn)品及技術(shù)文件

f.各類標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)

2)所有文件分受控分發(fā)和非受控分發(fā)。受控分發(fā)視具體情況需加蓋紅色“issueto”“onetimeonly”或者“forsupplier”印章,非受控分發(fā)一定要有“noncontrolled”字樣。

3)文件的編寫

a.質(zhì)量手冊由質(zhì)量部和人力資源及行政部組織編寫。

b.質(zhì)量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責(zé)任部門組織編寫。

一個程序文件基本上就是一個控制文件,它是用來規(guī)定“質(zhì)量手冊”描述的質(zhì)量程序的必要功能的實際操作,一個程序文件可以起草用來填充任何相關(guān)的需要,同時必須用特別提供的文件格式。

c.管理文件由人力資源及行政部負(fù)責(zé)編寫.

d.一個程序文件由任何對執(zhí)行質(zhì)量程序有責(zé)任的授權(quán)人或組織起草,這個人或組織應(yīng)該是:

a.有權(quán)力或能力改變操作

b.對結(jié)果負(fù)解釋權(quán)和責(zé)任

c.對主題具有透徹的理解。

一個程序文件對它的執(zhí)行者必須是可理解的、全面的、準(zhǔn)確而詳細(xì)的,對它的目的所產(chǎn)生的結(jié)果是充分的,負(fù)責(zé)執(zhí)行該程序文件的操作者可以在預(yù)期的情況下正確完成他們的工作。

4)下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業(yè)文件):

一個封面包含:

a.格式上的唯一識別碼。如:wsc.sz.*―yy、wsc.sz.*****.yy等。

b.頒布日期和版本號。

c.程序文件的標(biāo)題-----描述該文件的內(nèi)容。

d.起草者,審核者和批準(zhǔn)者的簽名。

e.從封面開始,包括附錄在內(nèi)每頁必須標(biāo)注“版本號”、“第*頁共y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁:“版本變更記錄”

5.3文件的審批

1)質(zhì)量手冊由質(zhì)量管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2)質(zhì)量體系程序文件由責(zé)任部門負(fù)責(zé)編寫,職能部門經(jīng)理/指定人員審核并由管理者代表/部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

3)管理文件由人力資源及行政部編寫,部門經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn).

5.4文件登記、發(fā)放、借閱

1)文件中心在公共盤上建立有效文件的清單,對所有質(zhì)量體系文件進(jìn)行控制管理。所有質(zhì)量體系文件批準(zhǔn)后,由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“original”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“received”接受章。更新有效文件的清單,并作相應(yīng)的標(biāo)識。同時更新文件中心的軟拷貝件(如有)。作業(yè)文件和其它相關(guān)的圖紙等按文件作者或責(zé)任工程師的要求,建立《文件分發(fā)記錄單》,進(jìn)行硬拷貝發(fā)放,發(fā)放時須在首頁上加蓋紅色“issueto”章。

2)單頁或多頁子文件發(fā)放程序同一般文件。

3)當(dāng)因文件和資料被丟失、嚴(yán)重破損或其他情況(如提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等)而需申請領(lǐng)用時,由申請者向dcc提出,經(jīng)同意后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件和資料,需收回相應(yīng)的舊文件和資料;丟失或破損而補發(fā)的文件應(yīng)讓文件丟失或破損部門的部門經(jīng)理在《文件分發(fā)記錄單》上簽名,并在備注欄中注明該文件己丟失或破損;文件中心作好相應(yīng)的發(fā)放記錄。

4)提供給顧客和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的文件和資料,不加蓋受控印章,不做更改(換)控制。5)提供給供應(yīng)商的文件和資料,文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“forsupplier”印章發(fā)放給采購管理部,采購管理部接收后應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字確認(rèn)更新版本已收,并同時對舊版本進(jìn)行收回作廢簽名承諾,然后負(fù)責(zé)將新版本轉(zhuǎn)交給供應(yīng)商,同時收回舊版本作廢。sqe根據(jù)一定的頻率定期去稽核供應(yīng)商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

6)按生產(chǎn)訂單分發(fā)的圖紙屬一次性使用,文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“onetimeonly”印章,并在分發(fā)記錄單上登記,接收人簽收。分發(fā)件在一次性使用后自動失效,由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)銷毀。

7)對于工程部設(shè)計開發(fā)中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用draft印章進(jìn)行簡單的控制:

a.登記:工程部在新產(chǎn)品樣品設(shè)計和制造階段編制的圖紙(drawing)、工藝路線表(routing)和經(jīng)顧客批準(zhǔn)的供應(yīng)商清單(avllist),由設(shè)計開發(fā)中心登記。僅保存電子版的文件。

b.發(fā)放:制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產(chǎn)品制造令(mo)發(fā)放到設(shè)計開發(fā)中心的制造小組,無須建立文件發(fā)放記錄。采購件圖紙和avllist發(fā)放到采購部和質(zhì)量部,需建立文件發(fā)放記錄。

c.更改:當(dāng)草稿版的技術(shù)文件由于設(shè)計的原因或客戶的更改要求進(jìn)行升版時,工程部負(fù)責(zé)按發(fā)放記錄收回舊版文件,發(fā)放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應(yīng)商作廢,然后收回。

d.文件收回:當(dāng)新產(chǎn)品準(zhǔn)備進(jìn)入小批量生產(chǎn)時,工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和avllist更新升級為正式版。同時會通過agile輸入系統(tǒng)。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發(fā)放給質(zhì)量部和供應(yīng)鏈部的和avllist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應(yīng)商并收回,然后發(fā)放正式

版采購件圖紙。

5.5文件的更改

1)文件需要更改時,應(yīng)由文件原設(shè)計或編制部門(人)直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

2)文件更改的審核、批準(zhǔn)一般情況下應(yīng)由原審批部門及人員進(jìn)行,當(dāng)發(fā)生機(jī)構(gòu)調(diào)整或原審批人不在職時應(yīng)由替代職能部門及人員審批。

3)文件升級以后,原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發(fā)記錄單》逐本收回,作廢文件和資料的原稿應(yīng)加蓋藍(lán)色“obsolete”印章,保存在文件中心,不作銷毀,在有效的文件清單中加以標(biāo)識。其它拷貝由文件中心收集后統(tǒng)一碎化銷毀。按新《文件分發(fā)記錄單》發(fā)放新硬拷貝件。需廢止的文件,由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。

4)一般情況下文件更改由原編制或設(shè)計部門進(jìn)行,更改非本部門設(shè)計或編制的文件,必須有原設(shè)計或編制部門的書面授權(quán),并提供有關(guān)的背景資料。

5)文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知,說明一個文件已經(jīng)作廢,不再有新版本取代,須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件,作廢文件保存一年。

6)所有程序文件,作業(yè)指導(dǎo)書保存三年。

5.7顧客提供的文件的控制

1)顧客提供的文件,包括軟件,由文件中心負(fù)責(zé)登記,建立相應(yīng)的文件清單,按受控文件方式管理。有關(guān)這些文件的更新,由項目經(jīng)理控制。當(dāng)這些文件需要更新時,項目經(jīng)理或負(fù)責(zé)此項目的的工程師把新版文件送至dcc(包括軟件)。若客戶僅提供了軟拷貝件,項目工程師根據(jù)需要打印出硬拷貝件送文件中心人員,文件中心人員加蓋紅色'received'接受章,然后按項目工程師的要求發(fā)放硬拷貝件,舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產(chǎn),在沒有得到顧客的書面授權(quán)時,絕對不可擴(kuò)散和傳播。

2)質(zhì)量部負(fù)責(zé)對發(fā)放到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

3)總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部執(zhí)行的有關(guān)國家的法律、法規(guī)性文件的有效性。

4)顧客文件長期保持在文件中心。

5.8各類標(biāo)準(zhǔn)建立相應(yīng)清單,由使用者直接向文件中心借閱。

5.9主要文件和資料的編號法則

1)質(zhì)量手冊的編號說明

wsc-sz/qem-**

手冊的版本號

手冊英文縮寫

深圳z公司英文名稱簡稱

圖表1

2)質(zhì)量體系程序文件的編號說明

wsc.sz.*-yy

程序文件序號(從01開始的流水號)

質(zhì)量手冊中對應(yīng)要素序號

深圳(英文縮寫)

深圳z公司

*注:其中“*”是質(zhì)量手冊中對應(yīng)的要素序號,對于管理程序中和質(zhì)量管理程序有關(guān)的,按質(zhì)量手冊中的序號分配,無法并入質(zhì)量手冊的要素序號的文件,統(tǒng)一分配“4”。

3)管理/作業(yè)文件的編號說明

wsc.sz.*****.yy

管理/作業(yè)文件序號(從01開始的流水號)

管理/作業(yè)文件分類名稱(英文縮寫)

深圳(英文縮寫)

深圳z公司

4)產(chǎn)品文件的編號說明

由于產(chǎn)品文件的歷史的多樣性,繼續(xù)使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產(chǎn)品代碼相對應(yīng)。機(jī)柜產(chǎn)品稱作pi,電子組裝產(chǎn)品稱作mpi。

5)質(zhì)量記錄的編號說明

form*.*y-zissuea

版本號(從1開始的流水號)

序列號(從1開始的流水號)

從a開始的流水號

質(zhì)量手冊中對應(yīng)要素序號

6.0文件中心使用的樣章

“分發(fā)”章

內(nèi)部文件'原件'章

外部文件“收到”章

“非受控”章

“給供應(yīng)商”章

'作廢'章

'一次性使用'章

7.0文件控制流程圖(見下頁)

8.0執(zhí)行本程序形成以下記錄:

8.1《文件借閱記錄單》

8.2《文件分發(fā)記錄單》

8.3《作廢文件通知》

附加說明

本程序由質(zhì)量部提出