某學(xué)院重大活動重要工作檔案收集管理規(guī)定

學(xué)院重大活動、重要工作檔案收集管理規(guī)定

重大活動、重要工作檔案是學(xué)校發(fā)展軌跡的重要原始記錄,是學(xué)校檔案資源的重要組成部分。為確保學(xué)校重大活動、重要工作檔案的完整、安全以及有效利用,根據(jù)《湖北省重大活動檔案管理試行辦法》、《**學(xué)院檔案管理辦法》等規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實際,特制定**學(xué)院重大活動、重要工作檔案收集管理規(guī)定。

一、定義

本規(guī)定所稱重大活動、重要工作檔案,是指學(xué)校在從事重大教學(xué)、科研以及管理活動過程中直接形成的具有保存價值的紙質(zhì)、電子、聲像以及標(biāo)志性實物等不同形式的信息載體。

二、收集范圍

1.重要領(lǐng)導(dǎo)和國內(nèi)外知名人士在學(xué)校的公務(wù)活動;

2.重要創(chuàng)建、考核、評估、申辦等活動;

3.與省、市政府、社會團體等的重要合作活動;

4.各類重大黨政、學(xué)術(shù)會議以及重大慶典、紀(jì)念活動;

5.舉辦或承辦的重大國內(nèi)外競賽、會展活動;

6.學(xué)校重大項目開工、奠基、落成(竣工)典禮、揭牌儀式等;

7.重大國家級、省市級教學(xué)、科研課題和獲獎項目;

8.重大突發(fā)事件處置活動;

9.其他具有較大社會影響的活動。

三、收集要求

1.責(zé)任人:

學(xué)校重大活動、重要工作中形成的檔案材料由主辦部門負(fù)責(zé)收集、整理、移交歸檔。主辦部門應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交工作納入重大活動、重要工作實施方案中統(tǒng)一制訂,明確檔案收集的責(zé)任部門和人員。檔案館負(fù)責(zé)指導(dǎo)、敦促收集立卷、接受整理、編目保管并提供利用。

2.信息傳送:

在重大活動、重要工作的籌備階段,檔案館應(yīng)主動了解相關(guān)信息,并積極指導(dǎo)收集立卷,有關(guān)職能部門也應(yīng)及時向檔案館通告信息,保證學(xué)校重大活動、重要工作建檔完整歸檔及時。

3.時間:

重大活動、重要工作檔案須在活動結(jié)束后一月內(nèi)由主辦部門及時向檔案館移交。承辦部門為兩個及以上的,由主要承辦部門負(fù)責(zé)立卷歸檔,其他承辦部門應(yīng)積極配合,及時收集整理本部門在工作中形成的檔案材料,并在活動結(jié)束后20日內(nèi)向主要承辦部門匯交。

四、利用

檔案館對于學(xué)校重大活動、重要工作檔案應(yīng)積極編研以提供利用。對于所有權(quán)屬于個人的重大活動檔案,學(xué)校鼓勵檔案所有者向檔案館捐贈或者寄存,并由檔案館向捐贈者頒發(fā)收藏證。捐贈者、寄存者對其檔案材料享有優(yōu)先利用權(quán),并可以對其檔案中有保密性的部分提出限制利用的意見,檔案館應(yīng)維護其合法權(quán)益。

五、重大活動、重要工作檔案的內(nèi)容以及利用,將作為檔案工作考核的內(nèi)容。

本規(guī)定自發(fā)布之日起試行,由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。