第1篇 x酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序
酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序
接待來(lái)訪及電話工作程序
(1)酒店內(nèi)部來(lái)人接待:認(rèn)真聽(tīng)取來(lái)訪者訴說(shuō)求見(jiàn)解決的事由,根據(jù)事情類(lèi)別及具體內(nèi)容重要性,分別安排來(lái)訪者見(jiàn)部門(mén)經(jīng)理或其他主管。在有關(guān)主管接見(jiàn)來(lái)訪者后,由人資員負(fù)責(zé)有關(guān)工作落實(shí)安排。
(2)酒店外部人員來(lái)訪接待:當(dāng)酒店外部人員來(lái)訪時(shí),人資員應(yīng)熱情接待,請(qǐng)座沏茶并問(wèn)清來(lái)訪者單位、姓名及要求等情況根據(jù)來(lái)訪者要求安排有關(guān)主管接見(jiàn)。如遇來(lái)訪者要求會(huì)見(jiàn)的部門(mén)主管外出時(shí),應(yīng)讓來(lái)訪者填寫(xiě)留言或記錄來(lái)訪者要求備用。當(dāng)部門(mén)主管接見(jiàn)后,人資員送客并簽會(huì)客單,如需跟辦有關(guān)工作,人資員應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示部門(mén)主管。
(3)電話記錄:人資員應(yīng)按酒店規(guī)定的電話應(yīng)答禮儀接酒店內(nèi)外的電話。當(dāng)來(lái)電者所訪主管不在并要留言時(shí),人資員應(yīng)認(rèn)真做好電話記錄:寫(xiě)明來(lái)電日期、時(shí)間、來(lái)電者姓名、單位,留言內(nèi)容。記錄要簡(jiǎn)單明了,字跡清楚,聽(tīng)寫(xiě)完畢應(yīng)向來(lái)電者復(fù)述內(nèi)容獲取認(rèn)可。若要求回電,應(yīng)記清回電號(hào)碼及分機(jī)。
部門(mén)向上行文工作程序
(2)行政文員記錄部門(mén)主管的要求,擬寫(xiě)請(qǐng)示的要點(diǎn);
(3)按規(guī)范行文:寫(xiě)明編文號(hào)、標(biāo)題(作者、事由、文種)、臺(tái)頭(行文單位名稱(chēng))、內(nèi)容(請(qǐng)示事項(xiàng))、落款(行文單位名稱(chēng)和發(fā)文時(shí)間);
(4)部門(mén)經(jīng)理簽字(或有關(guān)部門(mén)主管會(huì)簽);
(5)行政文員打印、校對(duì);
(6)部門(mén)主管審閱后簽字;
(7)行政文員按酒店行文路線上報(bào)或郵寄外發(fā);
(8)將原件的復(fù)印件一份存入部門(mén)檔案。
部門(mén)檔案立卷工作程序及借閱檔案保密規(guī)定
(1)部門(mén)檔案立卷:按歸檔類(lèi)范圍(目錄)積累與收集材料,加以整理與鑒別并確立保存期(短期、長(zhǎng)期或永久)。將整理后的資料分類(lèi)、編目、登記,按規(guī)范要求裝訂成冊(cè),最后立卷上架存檔保管。
(2)借閱檔案保密規(guī)定:由于人資質(zhì)檢部的各類(lèi)檔案涉及面廣,尤其是人事方面內(nèi)容必須注意保密。凡向人資質(zhì)檢部借閱檔案,必須經(jīng)由部門(mén)經(jīng)理親自批準(zhǔn),就地查閱,凡需借出檔案或復(fù)印有關(guān)內(nèi)部資料的,應(yīng)先由借閱單位或部門(mén)主管出具有效證明件,由人資質(zhì)檢部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù),借出檔案在規(guī)定歸還日期內(nèi),由人資員負(fù)責(zé)催還。
(3)對(duì)于人資質(zhì)檢部有關(guān)質(zhì)檢報(bào)告、處罰決定等相關(guān)材料,未經(jīng)部門(mén)主管同意不得外傳。
部門(mén)內(nèi)部文件資料傳閱流程
(1)凡由酒店行政領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件,行政文員按文件上規(guī)定的傳閱對(duì)象,一式多份復(fù)印后分發(fā)各主管閱讀保存;
(2)凡酒店內(nèi)部文件傳閱后需歸還的,由行政文員按文件下發(fā)對(duì)象輪流分送部門(mén)內(nèi)各有關(guān)人員閱讀后簽字備案。
(3)部門(mén)內(nèi)部文件及參考資料的傳閱,由行政文員專(zhuān)門(mén)打印部門(mén)內(nèi)部文件傳閱單,印上部門(mén)所有人員姓名,及傳閱文件資料名稱(chēng)傳閱日期,將文件及資料上傳閱單,按傳閱單姓名順序,下發(fā)各人員輪流傳閱后簽名。
部門(mén)內(nèi)部溝通、計(jì)劃與匯報(bào)程序
(1)人資質(zhì)檢部?jī)?nèi)部情況溝通:一般以每日晨會(huì)、每周例會(huì)上口頭報(bào)告形式進(jìn)行溝通,如有條件可由人資員編印書(shū)面信息簡(jiǎn)報(bào),報(bào)道部門(mén)工作進(jìn)展情況,也可分發(fā)其他部門(mén)或行政辦公室傳閱。
(2)部門(mén)工作計(jì)劃以月度、季度和年度為界限,由人資質(zhì)檢部主管撰寫(xiě)成文,經(jīng)由行政文員匯總打印成部門(mén)工作計(jì)劃。部門(mén)工作計(jì)劃打印后分發(fā)各主管備案使用。(3)部門(mén)工作匯報(bào)也按月度、季度、年度分期進(jìn)行,各分部門(mén)主管月末、季末前分別上交工作報(bào)告,由行政文員收集其他相關(guān)資料,匯總撰寫(xiě)部門(mén)工作匯報(bào),請(qǐng)示部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后,打印分發(fā)各有關(guān)部門(mén)。部門(mén)年度工作匯報(bào)經(jīng)會(huì)議討論通過(guò),行政文員記錄整理后,經(jīng)由部門(mén)經(jīng)理審批后打印成文。
第2篇 酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序
酒店人資質(zhì)檢部行政管理工作程序接待來(lái)訪及電話工作程序
(1) 酒店內(nèi)部來(lái)人接待:認(rèn)真聽(tīng)取來(lái)訪者訴說(shuō)求見(jiàn)解決的事由,根據(jù)事情類(lèi)別及具體內(nèi)容重要性,分別安排來(lái)訪者見(jiàn)部門(mén)經(jīng)理或其他主管。在有關(guān)主管接見(jiàn)來(lái)訪者后,由人資員負(fù)責(zé)有關(guān)工作落實(shí)安排。
(2) 酒店外部人員來(lái)訪接待:當(dāng)酒店外部人員來(lái)訪時(shí),人資員應(yīng)熱情接待,請(qǐng)座沏茶并問(wèn)清來(lái)訪者單位、姓名及要求等情況根據(jù)來(lái)訪者要求安排有關(guān)主管接見(jiàn)。如遇來(lái)訪者要求會(huì)見(jiàn)的部門(mén)主管外出時(shí),應(yīng)讓來(lái)訪者填寫(xiě)留言或記錄來(lái)訪者要求備用。當(dāng)部門(mén)主管接見(jiàn)后,人資員送客并簽會(huì)客單,如需跟辦有關(guān)工作,人資員應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示部門(mén)主管。
⑶ 電話記錄:人資員應(yīng)按酒店規(guī)定的電話應(yīng)答禮儀接酒店內(nèi)外的電話。當(dāng)來(lái)電者所訪主管不在并要留言時(shí),人資員應(yīng)認(rèn)真做好電話記錄:寫(xiě)明來(lái)電日期、時(shí)間、來(lái)電者姓名、單位,留言內(nèi)容。記錄要簡(jiǎn)單明了,字跡清楚,聽(tīng)寫(xiě)完畢應(yīng)向來(lái)電者復(fù)述內(nèi)容獲取認(rèn)可。若要求回電,應(yīng)記清回電號(hào)碼及分機(jī)。部門(mén)向上行文工作程序
(2) 行政文員記錄部門(mén)主管的要求,擬寫(xiě)請(qǐng)示的要點(diǎn);
⑶ 按規(guī)范行文:寫(xiě)明編文號(hào)、標(biāo)題(作者、事由、文種)、臺(tái)頭(行文單位名稱(chēng))、內(nèi)容(請(qǐng)示事項(xiàng))、落款(行文單位名稱(chēng)和發(fā)文時(shí)間);
(4) 部門(mén)經(jīng)理簽字(或有關(guān)部門(mén)主管會(huì)簽);
(5) 行政文員打印、校對(duì);
(6) 部門(mén)主管審閱后簽字;
(7) 行政文員按酒店行文路線上報(bào)或郵寄外發(fā);
(8) 將原件的復(fù)印件一份存入部門(mén)檔案。部門(mén)檔案立卷工作程序及借閱檔案保密規(guī)定
(1) 部門(mén)檔案立卷:按歸檔類(lèi)范圍(目錄)積累與收集材料,加以整理與鑒別并確立保存期(短期、長(zhǎng)期或永久)。將整理后的資料分類(lèi)、編目、登記,按規(guī)范要求裝訂成冊(cè),最后立卷上架存檔保管。
(2) 借閱檔案保密規(guī)定:由于人資質(zhì)檢部的各類(lèi)檔案涉及面廣,尤其是人事方面內(nèi)容必須注意保密。凡向人資質(zhì)檢部借閱檔案,必須經(jīng)由部門(mén)經(jīng)理親自批準(zhǔn),就地查閱,凡需借出檔案或復(fù)印有關(guān)內(nèi)部資料的,應(yīng)先由借閱單位或部門(mén)主管出具有效證明件,由人資質(zhì)檢部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù),借出檔案在規(guī)定歸還日期內(nèi),由人資員負(fù)責(zé)催還。
⑶ 對(duì)于人資質(zhì)檢部有關(guān)質(zhì)檢報(bào)告、處罰決定等相關(guān)材料,未經(jīng)部門(mén)主管同意不得外傳。部門(mén)內(nèi)部文件資料傳閱流程
(1) 凡由酒店行政領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件,行政文員按文件上規(guī)定的傳閱對(duì)象,一式多份復(fù)印后分發(fā)各主管閱讀保存;
(2) 凡酒店內(nèi)部文件傳閱后需歸還的,由行政文員按文件下發(fā)對(duì)象輪流分送部門(mén)內(nèi)各有關(guān)人員閱讀后簽字備案。
⑶ 部門(mén)內(nèi)部文件及參考資料的傳閱,由行政文員專(zhuān)門(mén)打印部門(mén)內(nèi)部文件傳閱單,印上部門(mén)所有人員姓名,及傳閱文件資料名稱(chēng)傳閱日期,將文件及資料上傳閱單,按傳閱單姓名順序,下發(fā)各人員輪流傳閱后簽名。部門(mén)內(nèi)部溝通、計(jì)劃與匯報(bào)程序
(1) 人資質(zhì)檢部?jī)?nèi)部情況溝通:一般以每日晨會(huì)、每周例會(huì)上口頭報(bào)告形式進(jìn)行溝通,如有條件可由人資員編印書(shū)面信息簡(jiǎn)報(bào),報(bào)道部門(mén)工作進(jìn)展情況,也可分發(fā)其他部門(mén)或行政辦公室傳閱。
(2) 部門(mén)工作計(jì)劃以月度、季度和年度為界限,由人資質(zhì)檢部主管撰寫(xiě)成文,經(jīng)由行政文員匯總打印成部門(mén)工作計(jì)劃。部門(mén)工作計(jì)劃打印后分發(fā)各主管備案使用。
⑶ 部門(mén)工作匯報(bào)也按月度、季度、年度分期進(jìn)行,各分部門(mén)主管月末、季末前分別上交工作報(bào)告,由行政文員收集其他相關(guān)資料,匯總撰寫(xiě)部門(mén)工作匯報(bào),請(qǐng)示部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后,打印分發(fā)各有關(guān)部門(mén)。部門(mén)年度工作匯報(bào)經(jīng)會(huì)議討論通過(guò),行政文員記錄整理后,經(jīng)由部門(mén)經(jīng)理審批后打印成文。
