第1篇 物業(yè)入伙管理工作程序

物業(yè)入伙管理程序

1.目的

本程序明確了對物業(yè)的入伙管理實施控制的職責、方法和安排,以確保業(yè)主(客戶)準確而有秩序的入伙。

2.適用范圍

適用于公司所承接管理的新物業(yè)項目入伙手續(xù)。

3.相關文件

3.1質量手冊之4.7、4.8、4.9、4.10。

3.2iso9002標準之4.7、4.8、4.9、4.10。

3.3物業(yè)的驗收程序

3.4業(yè)主(客戶)維修安裝服務

3.5物業(yè)提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制

4.職責

4.1物管部負責入伙管理中的主要事務。

4.2財務室負責向業(yè)主收取各種規(guī)定的費用。

4.3工程部負責入伙管理中必要的維修服務。

4.4保安部負責入伙管理中監(jiān)督檢查安全事務。

5.實施程序

5.1入伙準備工作

5.1.1物管部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:

a.入伙時間

b.入伙手續(xù)

c.入伙過程中使用的文件和表格

5.1.2入伙工作計劃程序應由物業(yè)總經理批準。

5.1.3物管部應提前一個月向業(yè)主(客戶)發(fā)出《入伙通知書》。

詳細說明:

a.需業(yè)主(客戶)準備的證明材料;

b.需業(yè)主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續(xù)的程序。

5.1.4辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場應張貼入伙公告和明確的指示示標識,并指定專人負責業(yè)主(客戶)辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導,便于業(yè)主(客戶)辦理各項手續(xù)。

5.2 入伙審查登記

5.2.1物管部應建立入伙登記表。物管部對業(yè)主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》。在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發(fā)放資料。應包括:

a.《用戶手冊》

b.《裝修須知》

c.《裝修審批表》

d.《驗收交接表》

e.《住戶公約》

5.2.2上述發(fā)放的資料應在《入伙登記冊》中的業(yè)主簽收,或由物管部人員注明。

5.2.3在提供給業(yè)主(客戶)的《入住登記冊》中應明確由業(yè)主(客戶)填寫并提交的資料。一般包括:

a.身份證或工作證復印件;

b.購/租房合同的正本及復印件;

d.已簽署的《住戶公約》。

5.2.4物管部對業(yè)主(客戶)提交的資料進行審核驗證。驗證內容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.住戶公約是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同及《業(yè)主(客戶)登記表》是否一致。

5.2.5審查通過后,物管部人員收取購/租房合同復印件、《業(yè)主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份,在《入伙通知中》注明簽收。

5.3預交費用

5.3.1物管部應按《深圳經濟物區(qū)住宅區(qū)物業(yè)管理條例》或市工商行政部審核價,通知業(yè)主(客戶)去財務室交納相關的預交費用。

5.3.2財務室根據(jù)《預交費標準》向業(yè)主(客戶)收取各項費 用,并開立相應票據(jù)給業(yè)主(客戶)。費用項目包括:裝修管理費、裝修保證金等。

5.3.3財務室應通知物管部已交納預交費用業(yè)主(客戶)的姓名或單位,并由物管部在入伙登記冊中注明。

5.4 發(fā)放鑰匙及房屋驗收

5.4.1上述手續(xù)完成后,物管部人員查驗入伙登記表及各項收費票據(jù)后向業(yè)主(客戶)發(fā)放鑰匙,并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記,同時應和業(yè)主(客戶)驗收房屋內設施。

5.4.2物管部人員與業(yè)主(客戶)一起驗收其名下的物業(yè),登記水、電、氣表底數(shù),雙方在《物業(yè)入伙交接記錄》上簽字確認。

5.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由物管部人員通知相關部門整改。整改合格后,由業(yè)主(客戶)驗收認可后,再發(fā)放鑰匙。

5.5 入伙后的裝修管理

5.5.1物管部在提供給業(yè)主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求。具體內容參考程序文件qp-4.5《裝修管理》。

6.相關記錄

6.1物業(yè)入伙交接記錄

6.2入伙登記冊

6.3業(yè)主入伙費用收費標準

第2篇 住宅物業(yè)入伙管理控制工作程序

物業(yè)程序文件

--住宅物業(yè)入伙管理控制程序

1.0目的

2.0適用范圍

適用于物業(yè)服務中心所轄住宅類物業(yè)的入伙管理。

3.0職責

3.1

3.2

4.0工作程序

4.1

4.2入伙管理控制程序

4.2入伙辦理程序

4.2.1新業(yè)主入伙手續(xù)的辦理:可參照《業(yè)主收樓流程圖》執(zhí)行,包含的幾個步驟4.2.1.1-4.2.1.4,根據(jù)實際情況需求,由物業(yè)服務中心總監(jiān)/經理做出適當步驟調整,內容不變。

4.2.1.1核對業(yè)主身份、資料

a、客服部前臺接待人員核收由發(fā)展商蓋章、簽名的《交樓通知書》或《提前交樓通知書》;

b、核對業(yè)主身份證及復印件,確定業(yè)主身份,若屬委托代辦收樓手續(xù)的須核實業(yè)主委托證明、委托人身份證明及受委托人身份證明并將復印件保留存檔;

c、核對業(yè)主與發(fā)展商簽訂的《商品房買賣合同》復印件、《物業(yè)維修基金》回執(zhí)原件,及發(fā)展商出具的《繳款通知書》等辦理相關手續(xù)。

4.2.1.2入伙費用繳交

a、接待人員指引業(yè)主到收費處繳交收樓的一切費用,財務人員按收費項目及標準,詳見相關項目《業(yè)主收樓費用一覽表》,收取并開具收費票據(jù)交給業(yè)主,并在《收樓手續(xù)單》相關欄簽名;

b、業(yè)主交齊一切費用后,財務部工作人員協(xié)助/引導業(yè)主簽署《委托銀行繳費協(xié)議書》,并將代開設的銀行繳費存折發(fā)放給業(yè)主;

4.2.1.3文件簽署、物品發(fā)放

a、簽約人員引導業(yè)主與交樓人員簽署相關文件,填寫《收樓手續(xù)單》《住戶資料登記表》《前期物業(yè)服務合同》《業(yè)主規(guī)約》《消防安全承諾書》《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》,并發(fā)放《前期物業(yè)服務合同》《業(yè)主規(guī)約》《前期物業(yè)服務合同》《房屋質量保證書》《房屋質量說明書》《消防安全承諾書》及單元鑰匙、禮品;

b、引導業(yè)主填寫《證件辦理申請表》辦理相關證件。

4.2.1.4現(xiàn)場驗樓

a、通知現(xiàn)場驗樓人員帶領業(yè)主到現(xiàn)場進行單元驗收,驗收項目包括:天花、地面、電氣系統(tǒng)、智能化系統(tǒng)、給水系統(tǒng)、排水系統(tǒng)、門、窗、五金配件、電器、花園護欄、綠化等項目,并抄該單元的水、電讀數(shù),雙方確認后簽署《樓宇情況驗收檢查表》;

b、如需留匙,現(xiàn)場驗樓人員指引業(yè)主到鑰匙發(fā)放處辦理手續(xù),并簽署《鑰匙托管聲明》。

4.2.1.5遺留工程跟進處理:按《遺留工程處理流程圖》執(zhí)行。

4.2.1.6業(yè)主檔案整理、歸檔:按《業(yè)主檔案管理控制程序》執(zhí)行。

4.2.1.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執(zhí)行。

4.2.2二手業(yè)主入伙手續(xù)的辦理:可參照《二手業(yè)主收樓流程圖》執(zhí)行

4.2.2.1核對業(yè)主身份、資料

a、客服部前臺接待人員核收二手業(yè)主入伙所需資料:二手業(yè)主與原業(yè)主簽訂的《商品房買賣合同》或房產證、有效身份證原件、指定銀行存折;

b、客服助理對二手業(yè)主的以上文件進行查驗、復印,將上述原件退還二手業(yè)主,并將復印件留底建檔;

4.2.2.2費用結算

a、客戶助理通知工程組工作人員確認舊業(yè)主的水、電表計數(shù);

b、由財務人員核算原業(yè)主所欠的應繳費用,并與原業(yè)主結清之前所欠一切費用;

c、客戶助理告知二手業(yè)主小區(qū)的各項收費標準、收費時間及托收方法。

4.2.2.3文件簽署:指引業(yè)主簽署《業(yè)主規(guī)約》《住戶資料登記表》《前期物業(yè)服務合同》(如有需要)《委托收款協(xié)議》《前期物業(yè)服務合同》等,并要求業(yè)主在《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》簽字。

4.2.2.4文件發(fā)放:向二手業(yè)主發(fā)放《業(yè)主規(guī)約》《服務手冊》《前期物業(yè)服務合同》等資料。

4.2.2.5證件辦理

a、回收原業(yè)主之前在客服組前臺所辦理的各類證件;

b、引導二手業(yè)主填寫《證件辦理申請表》,并辦理相關證件,做好相關解答。

4.2.2.6業(yè)主檔案資料更新

a、手續(xù)辦理完畢后,立即通知禮賓部做好相應工作;

b、將二手業(yè)主資料歸入業(yè)主檔案中,原業(yè)主資料保存;

c、業(yè)主檔案整理、歸檔,按《業(yè)主檔案管理控制程序》執(zhí)行。

4.2.2.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執(zhí)行。

4.3收樓工作總結:每次集中收樓后,由客服部提交書面《收樓工作總結/報告》,并對收樓過程中存在的問題提出糾正/預防措施。

5.0支持性文件

5.1《業(yè)主規(guī)約》

5.2《服務手冊》

5.3《前期物業(yè)服務合同》

5.4《商品房買賣合同》

5.5《房屋質量保證書》

5.6《房屋質量說明書》

5.7《物業(yè)接管驗收控制程序》

5.8《業(yè)主收樓流程圖》

5.9《二手業(yè)主收樓流程圖》

5.10《裝修管理控制程序》

5.11《裝修辦理流程圖》

5.12《遺留工程處理流程圖》

5.13《業(yè)主檔案管理控制程序》

5.14《業(yè)主收樓費用一覽表》

5.15《業(yè)主收樓資料一覽表》

6.0質量記錄

6.1《委托銀行繳費協(xié)議書》由銀行提供

6.2《委托收款協(xié)議》由銀行提供

6.3《交樓通知書》或《提前交樓通知書》營銷中心提供

6.4《維修基金交付證明》由業(yè)主自行辦理

6.5《收樓手續(xù)單》售后服務中心提供

6.6《繳款通知書》售后服務中心提供

6.7《業(yè)主收樓指引》

6.8《住戶資料登記表》

6.9《消防安全承諾書》

6.10《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》

6.11《樓宇情況驗收檢查表》

6.12《鑰匙托管聲明》

6.13《證件辦理申請表》

6.14《收樓工作總結/報告》無固定格定

編制: 審核: 批準: