物業(yè)管家服務中心文書管理規(guī)定

山莊管家服務中心文書管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。

2.0適用范圍

適用于zz山莊管家服務中心的文書管理工作。

3.0職責

3.1管家服務中心經理助理負責本中心文件的擬制和審核。

3.2管家服務中心經理負責所有管家服務中心文件的復核并報公司領導審批,負責對客服務文件的審批。

4.0程序要點

4.1公文格式

4.1.1公文種類。根據物業(yè)管理服務特點,引入以下公文類別:

上行文:請示、報告、計劃、總結;

下行文:批復、決定、通知、通報;

平行文:函、會議紀要。

4.1.2文件標題

a)發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當,以清晰、美觀為原則;

b)標題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。

4.1.3發(fā)文字號。簡稱文號,包括機關代字、年號和順序號三項內容:

a)根據發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號;

b)管家服務中心文號作以下統(tǒng)一規(guī)定

如:zz發(fā)[2006]009號,是指zz山莊管家服務中心2006年發(fā)的管家服務中心第9個文件。

c)文號統(tǒng)一使用5號字體,放在文件標題下一行的居中位置;

d)管家服務中心文號由管家服務中心經理助理統(tǒng)一編號。

4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度

a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必須在文件左上角位置注明'秘密'或'絕密'字樣;

c)急件必須在文件的左上角位置注明'急件'字樣。

4.1.5主送機關。是用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關:

a)應放在文號下方,正文之上,專行頂格,用冒號':'結尾;

b)主送機關不止一個時,要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列,中間應頓號'、'隔開;

c)一般情況下,選擇小四號宋體字。

4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據,講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:

a)正文文字一律從左至右橫排;

b)要合理地劃分段落、正確使用標點符號,每段開始空兩個中文字符空格;

c)正文字體與主送機關保持一致。

4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:

a)如果該文件有附件的,應在正文之下、機關落款的左上側,專行空兩格注明'附件:×××'字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結束;文件無附件的,無須注明;

b)要寫明附件的全稱;

c)附件字體與正文相同。

4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經理的名義發(fā)出的,要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名:

a)落款一般放在正文(或附件標記)的右下角,相當于書信中具名的位置;

b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,應在其上面加注一行'此頁無正文'字樣;

c)落款字體與正文相同。

4.1.9日期

a)一般應寫發(fā)文日期;

b)會議通過的文件寫會議通過的日期;

c)重要的文件應寫簽發(fā)的日期;

d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10蓋章。是發(fā)文機關對文件負責的標志,是文件合法生效和的標志,一般情況下文件都應加蓋印章:

a)蓋章應在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經手登記;

b)印章應蓋在落款和年月日中間,即'騎年蓋月'位置。

4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關、印刷機關、印刷份數(shù)等內容:

a)公文文尾與文件日期中間應有間隔,一般需用一條直線分割以示區(qū)別;

b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;

c)抄送機關是協(xié)助或配合主送機關執(zhí)行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關,再寫抄送機關;

d)印刷時間指開印的時間,印刷機關和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭搖相呼應;

e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右位置。

4.2發(fā)文辦理。包括交擬、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作:

4.2.1交擬和擬議

a)經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員;

b)擬稿人員接受任務后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構思:

--深入領會意圖,掌握其精神實質;

--注意提煉觀點,選擇材料;

--安排文稿的結構、搭好文件的骨架;

--如果對原交擬意圖不清或需要有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自作主。

4.2.2撰寫與審核。 (正規(guī)文件須打印,擬稿人進行校對):

a)擬稿人在擬議的基礎上,按照擬議的設計撰寫文稿,撰寫時應注意;

--不與國家法律、法規(guī)相違背;

--把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;

--堅持觀點與材料相統(tǒng)一。

b)交擬人對擬稿人的文件進行審核:

--審查文稿內容,看其主旨是否符合交擬愿意,是否違法;

--所提的任務、措施或方法是否切實可行;

--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當;

--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當;

--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術語是否正確;

--發(fā)文符合標準的,管家服務中心發(fā)文由管家服務中心主任在《公文處理單》上簽署審批意見后發(fā)文。

4.2.3簽發(fā):

管家服務中心發(fā)文:管家服務中心經理對簽發(fā)的文件負有完全責任,應本著負責精神,仔細閱讀文稿,實事求是地擬寫批語;同意簽發(fā)的,注意'同意發(fā)文'字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還相關部門或擬稿人重新撰寫。

4.2.4蓋章和發(fā)放:

a)蓋章部門管理人員(一般為行政人事部經理/管家服務中心經理)依據總經理簽準的意見加印:

--總經理未簽準的公文一律不能蓋章;

--蓋章的份數(shù)嚴格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;

--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);

--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準確、安全:

--發(fā)文登記:由管家服務中心經理助理將要發(fā)放的文件進行登記后,依據發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;

--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發(fā)放文件,并落實收到情況;

--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表中》;

--次年2月底將當年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;

--重要文件接收方需簽收。

4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。

4.3.1收拆。指文書的收進和拆封:

a)管家服務中心經理助理為收拆工作的主要負責人;

b)凡封套上寫明由管家服務中心收啟的由管家服務中心經理助理拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應注意:

--檢查信封內文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;

--取凈封內的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經理拆封。

4.3.2登記:

a)凡重要、保密、有指導意義、要求承辦、需要辦復、有保存和查考價值、使用期限長的公文,都要登記;

b)以下文件無須進行登記:

--各種無機密性的出版物;

--一般性的簡報、資料;

--告知性的廣告;

--事務性的便函等。

c)文書管理人員(一般為管家服務中心檔案資料管理員)將文件登記在《收文登記表》內,內容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機關、發(fā)文標題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時應注意:

--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;此編號應與《收文登記表》上的總流水號相同;

--需要辦復的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關人員或部門辦理;

--字跡要清晰整潔;

--及時登記,不錯登、漏登、積壓。

4.3.3擬辦與批辦:

a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領導或業(yè)務部門經理審核裁決;

--擬辦工作一般由管家服務中心經理助理或部門主管辦理;如果來文內容專業(yè)性很強,也可以直接由相關部門經理擬辦;

--擬辦時要仔細閱讀來文,同時要掌握本機關各部門的職責范圍、業(yè)務分工和工作情況;

--擬辦意見要準確恰當,明確具體,切實可行,簡明扼要。

b)批辦是管家服務中心經理針對擬辦意見作出的批示意見:

--屬管家服務中心文件的,由管家服務中心經理批辦;

--批辦意見應當比擬辦意見更明確、具體、肯定;

--對擬辦意見中內容不全面、不妥當?shù)牡胤?應加以補充和修改;

--要求幾個部門合辦的,應指明由哪個部門牽頭主辦;

--需要傳閱的,應當寫出傳閱的對象和范圍;

--需要傳達貫徹的,應寫出由誰傳達和傳達范圍;

--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應有所裁決。

4.3.4承辦和傳閱:

a)承辦是有關部門根據批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實際行動落實收文內容,如召開會議、電話聯(lián)系、當面洽談、現(xiàn)場調查等;

--承辦時應認真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關領導審核指示后再著手辦理;

--屬本部門獨立承辦的,要及時認真辦理,不能推諉、拖拉;

--由本部門牽頭主辦的,應準備好有關文件和辦理意見,主動與有關部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報送有關領導審批;

--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的'處理結果'欄內,并簽署姓名及日期。

b)傳閱工作一般由公司行政人事部或管家服務中心經理助理辦理:

--安排傳閱應先主后次,對主要領導、主管經理應優(yōu)先安排閱讀;

--傳閱范圍要適當,不能隨意擴大或縮小;

--各閱讀人收退文件均應直接與行政人事部或管家服務中心經理助理聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;

--閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

4.3.5催辦包括對內催辦和對外催辦兩種情況:

a)催辦可以當面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;

b)催辦時應注意催辦的時機和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。

4.3.6歸檔:

文件辦理完畢后,由行政人事部文員或管家服務中心經理助理將文件報檔案室按《檔案管理規(guī)定》辦理歸檔工作。

5.0相關支持文件

5.1印章管理規(guī)定

5.2檔案管理規(guī)定

6.0質量記錄

6.1qp-01-08-f001 公文處理單

6.2qp-01-08-f002 文件發(fā)放登記表